試論機構改革后檔案工作宏觀管理的初步思考

江春香

摘要：伴隨事業單位分類改革和新一輪黨政機構改革的推進，事業單位檔案管理工作為適應機構改革的進程也應作出相應的變化，如何制定適用于新時期機構改革發展變化的檔案管理方法，其必要性顯而易見。本文就事業單位分類改革和新一輪黨政機構改革大環境下，機構檔案管理工作如何更好地開展進行討論。

Abstract： With the classification and reform of public institutions and the reform of the new round of party and government institutions， the archives management of institutions should be adapted to the process of institutional reform， and it is necessary to formulate an archives management method applicable to the development and changes of institutional reform in the new era. In the context of the reform of the classification of public institutions and the reform of the new round of party and government institutions， this paper discusses how the organization archives management work can be better carried out.

關鍵詞：機構改革;檔案工作;宏觀管理

Key words： institutional reform;archives work;macro management

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1006-4311（2019）30-0071-02

0 ?引言

我國檔案管理工作已經發展了很長一段時間了，在多年的檔案管理工作進程中，實踐總結了大量的、有益于服務機構改革的檔案管理工作豐富經驗，但隨著我國機構改革進程的大步推進，之前的檔案管理方法也就在一定程度上存在局限性，這制約了我國機構體制改革進一步的優化。新時期檔案管理工作應如何開展呢？

1 ?建立信息化的檔案管理系統

網絡信息化在我們的日常生活中有著方方面面的影響，信息化的利用既豐富了我們的生活也便利了我們的工作。同樣我們機構的改革推進離不開信息化網絡，服務于機構運轉的檔案管理工作，也要順應潮流全面進行升級。這樣既符合新時代機構改革精簡、便捷的要求又順應了網絡技術革新大潮的手段更新。檔案管理工作在工程實施進展中發揮著重要作用，它所提供的可參考、可查閱等功能，大大提高了工作效率與工作質量。在機構檔案管理信息化的過程中，大多機關部門在思想上不夠重視檔案管理工作，很少會專門將檔案工作納入總體工作部署，我們應始終恪守國家對檔案管理工作信息化的各方面標準規章，又不拘泥于條條框框，結合自身進程的特點，制定符合實際情況的執行標準，合理地管理本單位檔案資料。傳統的紙質檔案具有較多難以避免的缺陷，例如：隨著時間的延伸，檔案材料會越積越多，對空間的需求會越來越大，部分檔案也會因為長期裸露在空氣中慢慢老舊、更具有怕水怕火等等問題。事業單位檔案工作實現信息化管理，正好是填補老舊檔案管理方式的種種不足。不僅如此檔案管理實現信息化的優勢還有，將老檔案數字化儲存在云端的保險，更加方便、科學、系統。通過實行這樣的檔案管理模式就可以對原有的檔案管理模式進行一個深刻的優化，為如火如荼的機構改革，提供了強有力的技術支持，完善合規管理體系，構建應有的檔案建設格局，形成責權明確、流程清晰、監督有力、運行高效的合規管理工作機制是檔案工作的必由之路，但是，現在我國檔案信息化僅是處于一個懵懂的起步階段，這首先就要高層領導的重視度，還要儲備這方面人才。檔案管理堅持引用信息化技術，不斷完善檔案管理系統，改進提升檔案管理工作模式的一條必經之路。

2 ?提升管理人員素質規范交接制度

2.1 提高檔案管理人員專業素質

信息化檔案管理需要一大批較為專業的人員，而目前儲備方面存在極大的不足，大多數機構現有的檔案管理人員，技術能力不能很好地適用于我國機構改革的發展。因此，檔案管理人員專業化的問題已經迫在眉睫。這個問題的根本解決途徑就是，對各機構檔案管理人員從思想上、從知識結構上、從技術水平這三方面進行全面提升。提升的途徑是進行培訓指導，明確保管責任。在進行檔案交接工作時，要及時做好臺賬，將資料名稱、數量、單位、年度等信息詳細記錄，并由交接雙方各自留存由移交人、接交人簽字的憑證。規范移交程序不僅方便檔案管理，同時也是對相關人員的一種保護。培訓指導第一步加強機構檔案管理人員思想的轉變，促使其認識到自身檔案知識體系的不足，并真正認識到新技術的重要性;第二步是對檔案管理人員的知識結構培訓，不斷提高其個人素養，才能更好的開展檔案管理工作;第三步是強化檔案管理人員信息技術能力，使其掌握可以滿足于機構改革不斷發展所需要的技能。

2.2 檔案內容與互聯網+相結合

目前，越來越多的領域在跟互聯網進行著融合，我們正進入由互聯網這個信息能源+各個傳統行業的經濟轉型升級的重要時期。檔案部門也不可避免地卷入“互聯網+”模式的浪潮，我們應該并且也可以借此浪潮發出自己的光彩。檔案管理工作搭載上互聯網這一巨大的信息傳播快車道，借助互聯網這一平臺來對企業的檔案管理工作進行全方位的檔案服務業務，以互聯網為檔案管理服務的主體線路，來構架一個全方位，多元化，反應靈敏的互聯網檔案管理體系。“互聯網+檔案”說的就是將檔案管理工作與互聯網結合起來，利用網絡的便利將檔案管理工作做到更加貼近服務者。通過互聯網與檔案管理工作的深層次優化升級力主打造檔案管理工作系統的加強版。自從“互聯網+”的概念提出以來，各個領域都展開了相應的研究。在綜合檔案學界各學者關于“互聯網+檔案”的研究成果基礎上，得出自己的理解：“互聯網+檔案”是指傳統的檔案信息服務行業借助現代信息技術，通過新媒體、社交網絡等互 聯網平臺形成新的管理和服務體系，使傳統的檔案服務業充分利用互聯網低成本、高效率的特點，打破地域、時間甚至行業壁壘，將檔案信息服務在新 的聯盟下（與政府、企業、公眾生態圈的融合）實現檔案價值的最大化，發揮檔案服務的最優化。

2.3 加強數據安全管理

檔案管理工作中檔案資料的安全問題一直是檔案管理工作互聯網化的一大難題，檔案數據很有可能會受到計算機病毒的破壞從而造成資料的丟失，制定可行的信息化管理標準規范，改進安全防護技術，強化安全責任，保障數據交換、信息傳遞、資料共享安全和有效利用。為加強組織企事業單位計算機安全管理，保障計算機系統的正常運行，發揮辦公自動化的效益，保證工作正常實施，確保涉密信息安全，一般需要指定專人負責機房管理，并結合本單位實際情況，制定計算機安全管理制度每一份工作必須責任到個人，每一份檔案的具體歸屬應做好詳細的數據備份，備份的同時應做到可以在一定權限下信息查閱。假如說一旦出現管理人員離職的情況，要求離職人員與繼任者做一個詳細的資料交接，特別是信息化數據的交接，同時留下有效聯系方式方便以后出現問題可以進行及時的交流，這樣也是對檔案管理的一個制度的保證。另外，一些需要保密的檔案文件管理，應做到一份檔案對應一個檔案責任人，這樣在保證檔案的機密性，確保了檔案的安全性。

3 ?加入新的工作內容

3.1 預防設備故障問題

將檔案管理工作互聯網化，就需要相關部門時刻防范網絡設備出現故障，進而造成檔案數據的丟失與破壞。這就需要網絡系統在建設初期就必須要考慮到此類安全隱患問題的發生，并做好相應的應急準備措施。假設當儲存著檔案資料的計算機設備出現技術故障時應如何做出應急處理。數據資料為了防止丟失、遺漏、破壞等問題就需要將儲存的數據資料進行云端上傳，并在備用儲存庫進行相應資料的備份這就對數據資料的保護提供了三重保險。

3.2 檔案信息應做到加密嚴謹

檔案信息的加密工作應做到態度嚴謹，加密工作的主要目的是通過數據加密的手段來對檔案資料進行安全防護。預防一切試圖通過利用通信設施的漏洞來對檔案資料進行竊聽目、泄漏、篡改和破壞等違法問題，將一些需要保密的信息進行嚴密的保護起來。任何需要通過網絡途徑來傳輸的檔案資料在傳輸之前必須經過特殊的加密算法進行加密，要對檔案信息制定特別嚴格的信息知情范圍篩查以防止一些保密信息通過非法渠道在未授權的情況下被泄露或篡改。通過對資料的層層加密以及對資料接收者的信息嚴格審查才能更好地確保檔案信息不被泄露與破壞。

3.3 控制訪問的權限

對訪問用戶的權限進行限制，是當今網絡安全技術最根本的安全防范與自我保護手段，這樣做的主要目的是保護檔案資源以及相應的網絡資料不被非法利用或者非法傳播。具體說來既需要對訪問人員進行訪問限制。例如說可以設定為哪個類型的用戶、哪種區域的網絡、哪個時間段可以對資源進行登錄訪問。還有就是控制用戶的訪問權限，用戶可以訪問哪類的資源不可以接觸到哪類的信息。一旦出現對保密信息進行搜索或者非法入侵就需要安全系統立刻進行追蹤并將泄密信息進行第一時間的反饋，以尋求降低遭受的損失。同時也應該對網站信息進行特定設置以防檔案信息被非法拷貝、篡改和破壞。加強利用防火墻來對網絡安全進行防護，可以允許登錄客戶瀏覽其經常需要瀏覽的檔案資料，禁止用戶對資料進行刪除、更改或者備份。進而達到防止網絡中的不法分子入侵檔案部門的數據保護屏障，又或者可以理解為雙向控制數據傳輸的進出流向，設置不同的準入門檻。這樣做既可以阻止對本機構信息資源的非法訪問，又可以阻止機要信息、專利信息從該機構的網絡上非法輸出。

3.4 計算機設備要進行病毒防治

當檔案工作實現檔案資料網絡化后，這就意味著檔案管理工作就需要面對計算機病毒這一無處不在的敵人。計算機病毒是附在計算機軟件中的隱蔽的小程序，它和計算機其他工作程序一樣，但會破壞正常的程序和數據文件。惡性病毒可使整個計算機軟件系統崩潰，數據全毀。要防止病毒侵襲主要是加強管理，不訪問不安全的數據，使用殺毒軟件并及時升級更新。當今的網絡環境網絡病毒泛濫這樣的情況對計算機的安全問題造成了巨大的困擾，它以各種格式存在，無處不在的想要破壞計算機設備的安全運行，從而達到破壞檔案資料完整性的破壞影響。為了應對此列事情的發生，應積極采用國家網絡安全部門批準的查毒、殺毒軟件，時刻將網絡安全問題放在心上，著重關注各種對計算機設備存在隱患的網絡病毒，及時應對各種網絡病毒的侵害。

4 ?結論

總之，隨著我國機構改革的不斷深入，檔案管理工作越來越突出其重要性。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，切實履行檔案職責，深化檔案法制建設，狠抓檔案規范管理、強化檔案服務意識，立足實際，銳意進取，圓滿完成了各項工作任務，切實推進我國檔案事業穩步提升，按照社會主義體制改革發展的基本趨勢，采取切實可行的有效措施，積極探索檔案現代管理模式，更好地為機構改革服務。

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