加強科研單位檔案管理的途徑

洪勇楓

【摘要】檔案管理工作作為農業科研單位的重要工作內容，它針對農業科研單位的人才管理和科研活動等重要環節。本文基于當前農業科研單位檔案管理工作中存在的主要問題，提出了相應的改進措施。

【關鍵詞】農業科研單位;檔案管理;途徑

科研檔案是在農業科研活動中形成的，它是衡量農業科研單位工作業績和管理水平的一個重要標志。由于檔案資料具有一定的憑證價值，因此做好農業檔案管理工作，能夠有效提升農業科研單位的管理效能，進而促使農業科研單位工作更好開展。

一、農業科研單位檔案管理存在的問題

（一）歸檔材料缺乏完整性和準確性。在農業科研單位的工作中，大部分科研工作人員將主要的精力放在申請項目和做實驗等多個方面，對于檔案的收集和管理工作普遍不夠重視。往往都是在需要使用的時候，才臨時找檔案資料，后悔沒有及時進行歸檔保存。同時個別科研工作者為了保證技術的機密性，有意將重要的實驗數據等進行自行保存。再加上個別科研人員為了一定的便捷性，沒有將檔案進行歸檔，進而導致了檔案的收集不夠準確和完整。而針對專門的檔案管理工作，相關領導也沒有積極引起重視，針對管理工作沒有進行有效的監督，缺少相應的專項檢查，使得科研檔案管理工作被邊緣化，對于科研檔案的收集和整理缺乏有效的標準和制約途徑，使得檔案管理工作人員很難行使自身的權力，從而導致檔案歸檔的質量良莠不齊。

（二）檔案管理人員缺少專業性。目前大部分農業科研單位中，檔案管理部門工作人員很少是專門的檔案專業畢業的，幾乎大部分檔案管理人員在大學時是行政文秘專業，或者是從事農學科研工作兼職檔案管理工作的，往往身兼數職。檔案學作為一門專業的應用學科，它需要工作人員具備豐富的檔案專業知識和一定時長的經驗積累。而伴隨著信息技術的飛速發展，檔案管理人員還應該與時俱進，具備較強的計算機操作能力，逐漸將傳統的檔案管理工作利用信息技術進行搜索、匯編，將檔案資源更好地保管運用。

（三）檔案經費投入不足。由于檔案管理工作是支撐農業科研單位發展的重要途徑，但是每年國家政府劃撥的檔案科研經費卻遠遠不足，造成了目前大部分農業科研單位的檔案經費都存在缺乏的現狀。再加上各項硬件條件和內外部配套設施都不夠完善，造成了檔案管理手段也落后，使得檔案庫房不能夠針對有害生物進行有效的防治，也不能對那些損害的紙質材料進行有效的修復和加固，這樣大大縮短了紙質檔案的使用壽命。再加上大多數農業科研單位的檔案管理工作依然使用的是人工操作，導致了人為操作很容易會產生失誤和遺失的問題，進而降低了檔案管理工作的準確率，不能夠實現檔案資源的共享價值。

（四）信息化利用率低。隨著近年來政府對于農業科研項目的加大支持和投入，使得農業科研單位的辦公條件越來越好，信息技術的發展已經普遍在科研單位各個部門中被運用。但是在檔案管理部門中，依然還存在人工操作，使得檢索的工具十分單一，而且查閱信息也不方便，準確率不夠高。由于大部分農業科研單位在整個部門中還沒有形成一套完整的信息體系，不能夠對檔案信息的資源化有一定的要求。同時大量的檔案文件沒有作為檔案入庫保存，使得檔案管理部門的信息化程度偏低。而要想全面實現電子化，還需要更大的經費投入和人才物力的投入，這些影響檔案管理信息化的因素，都制約著檔案的潛在價值沒有得到充分發揮，也在一定程度上降低了農業科研單位在檔案管理工作中的利用率。

二、加強科研單位檔案管理的途徑

（一）積極重視檔案管理工作。加強對檔案管理工作的重視是實現檔案管理規范化的前提，雖然檔案管理工作是一項基礎性的工作，但是在對科研單位的長遠發展過程中依然起著舉足輕重的促進作用。由于農業科研單位的主要任務是科研研究，使得大部分工作人員將更多的時間和精力放在了科研工作上，造成了工作人員對檔案管理工作不夠重視，存在著檔案管理收集不夠齊全，管理不夠規范等多種現象，進而降低了檔案的使用價值。所以，要想加強檔案管理工作的效率和質量，應該轉變科研單位的觀念，積極對檔案管理工作加以重視。同時要求將檔案管理工作納入科研工作的重要環節，認真對檔案管理工作進行統一的部署，并結合科研單位的實際情況，采取有效的措施來推動檔案管理工作順利進行。此外，還可以在科研單位中大力宣傳檔案管理的重要性，對相關的員工進行專業化的培訓，不斷提升單位領導和工作人員對于檔案管理工作的認識，給檔案管理工作創設一個健全的良好氛圍。要健全相應的工作機制，使得整個檔案管理能夠有制度可循，并且在人力和財力上面給予檔案工作大力支持，認真貫徹落實檔案管理標準，切實提升檔案管理水平和質量。

（二）加強檔案管理人員綜合素養。目前很多農業科研單位檔案管理部門從事檔案管理的工作人員并不是檔案專業出身。在實際的工作過程中都是依賴于自身的已有經驗和認知，一邊工作一邊摸索。由于他們沒有經過專業化的檔案管理培訓，并且對這項工作的專業技能掌握并不深入熟練，使得自身的業務能力不具備一定的規范化。而且在大多數農業科研單位的檔案管理工作中，都是由文秘人員兼職檔案管理工作，這也使得兼職人員缺少一定的時間和精力，在實際?的檔案管理中收集不夠齊全，分類不夠細致，歸檔不夠及時等問題頻繁出現。所以，提升檔案管理工作人員的專業技能和綜合素養，是推動檔案管理工作有效開展的一個重要途徑。要健全檔案管理工作人員的教育培訓長效機制，通過定期的培訓和再學習，輪崗交流和外出參觀學習等，有目的、有計劃地提升檔案管理工作人員的業務能力，進而為農業科研單位打造出一批高素質、高技能的專業化檔案人才。與此同時，還要加強檔案管理人員對于行政管理和計算機操作等相關業務知識的學習，不斷擴展自己熟悉的領域，了解相關的知識，這樣才能夠在后期的保管、檢索工作中能夠進行準確登記和歸檔等工作。此外應要求檔案管理工作人員具備較高的責任心和政治覺悟。針對檔案內容的安全性，嚴格按照檔案法律進行保密。對于可以公開的信息，工作人員要加大編研力度，促使最新的農科科研成果得到推廣和應用。而對于需要保密的檔案信息，要進行嚴格的管理，保證不對外泄露。

（三）推進檔案管理信息化。信息技術的加速發展已經廣泛滲透到各個工作領域中，以往傳統的檔案管理方式已經不能夠滿足新時代檔案管理的實際需求。因此農業科研單位要積極引入信息技術，建構信息化于一體的檔案管理系統，借助信息化的檔案管理方式，有效提升檔案的收集、分類、保管等多個環節的工作效率，打破傳統檔案管理的空間局限，大大降低了管理人員投入的時間和精力，并且還節省了存放空間和硬件設施。同時利用信息化管理檔案，還能夠提升檔案的準確性和完整性，能夠減少紙質檔案帶來的損耗，避免了人工操作的失誤和丟失現象的發生，也對檔案起到更好的保護作用。所以，農業科研單位一定要與時俱進，不僅要加大對檔案信息化人才的培養，還要大量購進先進的計算機辦公設備，為信息化的檔案管理工作提供硬件保障。

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