關于化工設備備件管理方法分析

肖吉躍

（云南磷化集團海口磷業有限公司，云南 昆明 650113）

1 背景

對庫存的統計分析，淘汰物資占用總庫存資金的4%～5%，待確定物資占用總庫存資金的6%～7%，通用物資占用庫存總資金的30%～35%，通用物資分類不清晰，采購周期短的庫存量儲備不合理，專用備件占用庫存總資金的60%～70%。

備件管理是設備管理工作中重要的一項工作之一，需要各涉及的部門相互統一協調。而現狀是使用部門、采購部門、倉儲部門、管理部門各自為政，部門間缺少相互協作。倉庫物資存放混亂，帳、物、卡不一致，不合格品的管理缺失。

一般情況下，化工設備的備件、零件是指設備說明書中已經明確標注的容易損傷、破壞的各種配套使用備件，主要包括用于承重而自身相對薄弱的零件、需要外協加工或生產周期較長的零件、在高溫高壓環境中易腐蝕性的零件以及容易變形和產生疲勞的零部件等。這些設備的管理具有很高時效性，因此在備件和零件的管理中，不能影響到設備的平穩運行，同時也不能由于備件、零件等儲備數量超標而導致資金的擠壓，影響資金流動。對于一些易損易耗件應提前做好一定數量的儲備；而對于那些故障率較高的備件、零件則要進行分析，進行改進。

在進行備件、零件儲備管理過程中，要充分考慮到設備長期安全穩定運行的條件，對備件、零件的儲備進行動態管理同時要節約流動資金。在加強內部管理的同時，如期與供應商開展結算工作，調動起設備供應商提供貨源的積極性，督促其生產出高質量的產品，并提醒其為企業預留一定數量的標準儲備件。

2 備件管理存在的問題

1）備件計劃的申報階段。使用部門作為計劃申報的主體缺乏數據依據，科學合理性差，比如說，設備備件的使用壽命、開始運行的時間、在用的數量（同型號）、庫存量、采購周期等缺乏動態的系統性的管控。

2）備件計劃審核階段。公司新的SAP系統，流程設計涉及部門多，部門間數據不共享，備件采購執行情況反饋時效性不完善，庫存系統賬、物、卡準確性不夠，造成使用部門查詢SAP庫存為“0”而重復申報備件計劃，造成重復采購。

3）采購管控階段。采購執行周期長，采購部執行采購完成情況缺少動態管控手段，執行采購的結果沒有反饋到計劃申報、審核部門，造成計劃的科學性不夠，需要時無備件；部分供應商存在未告知業主就隨意更新改造設備備件尺寸，造成同型號設備備件通用性不夠。

4）庫存管理。采購物資到貨入庫不及時，賬、物、卡數據不一致，同一件物資有幾個物料名稱，物資存放“5S管理”不足，執行計劃部門掌握的信息不夠。

5）易損易耗通用件雖然實行定額管理，但制定的儲備定額數量的合理性不充分。

6）專用備件的管理無全生命周期管理的思考，設備管理好壞的評價是靠長期連續的數據記錄并通過統計分析來完成的，沒有數據的分析得來的結果是沒有可性度的。現在我們缺乏的就是設備維修的數據記錄。

7）涉及備件采購的各個環節缺少動態管理。

3 問題分析與改進

1）備件計劃的申報管理。作為使用部門的技術員，應掌握備件的壽命周期；記錄設備運行、維修的數據；采購的執行情況、備件庫存數量；部門設備主管或部門領導應對本部門設備總體管控。

影響計劃合理性因素如圖1。

圖1 影響計劃合理性的因素

優化改進：

使用部門根據存在的問題，并結合實際的工作情況，建立動態設備管理維修記錄表，由專業人員制定，由管理技術員填寫，按照裝置部門統計上報管理部門審核，通過對記錄的分析逐步完善備件壽命的準確性、計劃的科學性、合理性。統計分析的目的是發現故障率高的設備，提出問題，尋求解決措施加以改進。

表1 設備檢修記錄表

如表1，設備檢修記錄，目前任何系統都需要人工輸入數據，沒有輸入，就不能形成連續動態的數據，沒有一定量的數據的統計分析，結果的真實性就不具代表性。

2）計劃的審核。雖然流程上有設定各審核環節把關，由于各環節缺少數據依據作為支撐，更多的是同意使用部門的審核意見，往往是流于形式。重復申報計劃，重復采購物資，物資庫齡長，造成資金擠壓。

影響審核的因素如圖2。

圖2 影響計劃審核的因素

各級人員審核不能憑感覺、經驗，必須依靠各種數據的統計記錄，審核時需要查詢數據記錄，如上月計劃采購執行完成情況，本月有無重復申報，綜合評判，這樣才能確保計劃的科學性、合理性。

3）采購環節。目前，公司除了SAP系統線上的流程外，還存在線下審批的流程，存在流程審批周期長、采購周期長、執行采購無反饋的主要問題。

采購部是物資采購的執行部門，只有通過批準的物資計劃，采購部才能執行采購（圖3）。所以備件計劃的前兩級的科學性、合理性將直接影響物資的庫存。但后者如果執行的有效性和時效性差又會影響到生產需求。物資采購需確保采購的物資性價比高、合格、優質、合理的供貨周期。這些都需要在采購環節加以控制。

圖3 采購環節流程

采購應與優質供應商建立長期合作機制，本著互惠共利的原則，逐步提高服務質量、產品質量。

4）倉庫管理（圖4）。隨著公司不斷的發展，設備設施產能提升的改造，導致了部分設備、備件不能再使用，造成資金占用。賬物卡不一致，SAP系統數據不準確，造成申報計劃數據來源不準確。

圖4 他庫管理流程

①入庫管理。物料進入倉庫時，管理員必須憑送貨單、檢驗合格單辦理入庫手續，杜絕只見發票不見實物或邊辦理入庫邊辦理出庫的現象；管理員必須查點物資的數量、規格型號、合格證件等項目，不齊全的不得辦理入庫手續。

②帳、物、卡管理。針對在用備件、待確認備件、淘汰備件要用不同顏色的標簽標識加以區分，做到帳、物、卡一致，實物的管理按照“5S”管理標準執行。

③出庫管理。按照公司管理制度執行，使用部門提出預留單申請，倉庫管理員根據預留單下發出庫單，安排配送物資到使用部門簽收。

④不合格品管理。出庫物資出現質量不合格的，使用部門進行退庫管理，退庫后進入不合格品區標識不合格品，使用部門反饋給采購部門進行處理。