檔案數字化的探索

潘維艷

所謂檔案數字化，是指將傳統載體的檔案信息通過現代化的信息技術輸入計算機系統，使其成為可以識別的數字化檔案數據的信息處理方式，是一種信息化技術條件下產生的新興的檔案數據存儲和管理手段。盡管檔案管理中應用數字化技術的時間還不長，但是有著較大的發展潛力，當然也要看到在未來發展中也有著較多的困難和挑戰，需要進一步發展和完善。

一、檔案數字化的時代意義

推動檔案的數字化管理進程，不僅可以更好保護歷史進程中所產生的檔案原件，尤其是對于一些非常珍貴的文獻檔案來說能夠起到更好的保護作用。比起傳統檔案管理中的物質載體方式的檔案管理來說，電子數據化后可以實現重復使用，并具有復制的功能，同時實現多方共享同時使用。所以要加大檔案的數字化進程，加快傳統檔案的電子化管理，從而更好的規避檔案在頻繁使用中所產生的損毀的風險。再如老舊的錄音及錄像檔案資料，由于載體自然的老舊損壞基本都無法讀取，所以將這些檔案資料進行數字化轉化能夠更好的起到搶救性保護的作用，使得珍貴的歷史資料可以更加長久的被后代所利用。

積極推動檔案管理的數字化進程，不僅能夠提高檔案的利用率，同時還可以更加深刻的挖掘檔案的歷史價值。再此過程中要構建全國范圍內共享的檔案數據庫，使得有檔案使用需求的用戶能夠通過系統平臺更加自由的進行查詢、使用，從而實行檔案信息資源的快捷利用和有效共享，通過檔案信息資源的有效利用率，滿足社會需求。

積極推動檔案管理的數字化，也是實施政務信息公開的需要，是維護人們群眾合法權益的不可缺少的重要內容。在推動政務公開過程中，要加強檔案的數字化建設，推動政務公文及相關檔案的數字化建設，從而使得社會公眾能夠便捷的通過網絡就可以獲知相關的政務信息。

二、檔案數字化的現實挑戰

目前我國的檔案數字化建設有著非常有利的發展條件：從組織領導角度來看，國家及各級黨委政府非常重視檔案管理公眾；從基礎保障角度來看，想的法律法規建設逐步得到充實和完善，相關的資金投入也在每年增加中；從技術角度來看，近些年來隨著我國信息產業的快速發展，我國在信息設備生產技術方面得到快速發展和提升，在軟件開發方面也逐步領先于世界；從市場需求角度來看，隨著大數據時代的來臨，人們對檔案數據的使用價值有了更清晰的認識，開展數字化檔案應用需求迫切。這些發展現狀都對檔案的數字化發展提供了很好的外部環境，當然在檔案數字化的發展過程中也存在諸多的不利因素，主要有：

（一）安全性挑戰

第一，是在數字化檔案的使用操作中，會出現檔案數據的丟失，或者是因為硬件設備的老化和人為的破壞出現的原始載體的損壞造成檔案資料的損壞，使得檔案數據出現不可恢復的風險。第二是，檔案內容在使用過程中存在意外泄露的可能。在新的歷史發展條件下，外包產業成為一種流行的發展模式，在檔案數字化過程中實施工作外包也成為一種新的工作方式，在這種工作方式下檔案數據的保密性存在很大的風險。而且由于電子檔案數據很容易被復制和修改，所以對于一些有著較高保密性質的文件檔案數據會存在較大的安全風險。同時，在數字化建設過程中，還會存在微機系統面臨的病毒入侵、黑客攻擊等電子化自身所產生的安全風險，所以檔案的數字化建設過程中也存在著較大的風險。

（二）信息孤島現象

這里所說的信息孤島現象，主要是指由于檔案數字化工作由于使用的軟硬件設備、載體、格式及平臺各不相同，標準不統一，造成各個檔案數據庫相互之間在功能上不能關聯互查、信息不共享、信息與業務流程和應用相互脫節等問題。

（三）人員素質難題

同時，有些檔案管理人員對于檔案的數字化建設存在認識不足的問題，受到傳統檔案管理觀念的束縛。而且，有些檔案管理人員在計算機操作知識等方面存在知識儲備不足，在具體的使用和操作過程中有些只會文字錄入和編輯，無法熟練使用相應的技術設備，相應的數字化管理功能無法真正的發揮作用。

三、推進檔案數字化的若干對策

（一）建立檔案數據“安全防護網”

盡管檔案數字化存在一定的安全風險，但不能因此而“因噎廢食”。一方面要積極的分級推進。對檔案要根據保密程度進行等級區分，可以分批實現數字化，對于不涉及保密及已過保密期的檔案可以優先進行數字化建設。另一方面要加強技術引入及升級工作。不斷提高保密技術水平，更新保密技術相關的軟硬件設施，對原有的保密相關的軟硬件進行升級改造，加強相應數據庫的病毒查殺功能，開展相應的數據備份常態化建設等等。最后，要嚴格落實保密工作責任制。在實施檔案數字化工作外包過程中，要制定科學而周密的工作方案，對外包單位進行嚴格審核，聽準入門檻，落實保密責任，提高安全管理質量。

（二）建設檔案數字化的“規范化平臺”

在檔案數據數字化建設中，要堅持以開發利用為主導，進行科學的設計，建立相應的統一的檔案數據標準，建設統一的軟硬件平臺。落實工作目標責任機制，推動各省、地區圖書館檔案數據的標準化建設工作。

（三）打造檔案數字化的“復合型隊伍”