加強完善煤炭企業采購業務內部控制的途徑

■王金峰（開灤(集團)有限責任公司物資分公司）

基于市場對煤炭資源的需求量與日俱增，現階段的煤炭企業發展規模不斷擴大。結合具體工作任務來看，采購業務是影響煤炭企業經濟穩定運行狀態的關鍵環節之一，通常需要通過嚴格的監管機制來規范作業流程，保證工作質量。

一、煤炭企業開展采購業務內控管理工作的難點

從實際情況中可以看出，煤炭企業在進行采購業務的內部控制工作時，還存在一些難點問題急待解決，具體包括以下幾個方面：

（一）采購流程方面

從采購業務的實際工作內容來看，想要科學有序地開展采購工作，需要從編制物資需求計劃開始，經平衡力庫確定采購物資品種和數量，預估采購需要耗費的資金，科學合理選擇制定采購渠道，審核供貨廠商做好尋價、比價評審工作。 所以采購工作的任務量特別大，工作內容復雜繁瑣，如果采購計劃編制不準確，極易造成物資超儲積壓，采購資金占用過大，增加企業財務運行的壓力。同時，如果內部各個部門之間沒有進行有效的溝通協調，也容易引發資金安全風險或生產物資斷貨事故。

（二）采購管理方面

開展內部控制工作時，必須要建立健全的內部監督管理機制，對采購工作形成有效的約束。而基于市場經濟大發展的趨勢下現代煤炭企業不斷發展進步，傳統的煤炭企業采購管理內容和形式已經無法滿足企業的實際工作需求，無法發揮出管控工作的實際效果。現階段，許多管理人員沒有意識到對采購業務進行規范化管理的重要性，工作過程中沒有形成一套完整的、科學的采購內部控制辦法和制度，導致物資采購工作不規范、不科學、不合理，易造成企業采購風險。

二、優化采購業務內部控制工作的方法及管控原則

煤炭企業想要加強采購業務的內部控制工作，就必須要結合自身的發展目標和方向，明確采購管控工作的原則，并結合新時期的社會發展要求，擬定科學合理的企業采購內部控制方案。

（一）人才培訓環節

采購業務的內部控制工作需要專業的采購管理人員，新時期的管控工作內容和形式都發生了一定的變化，為了保證管理工作的質量和效率，企業必須要注重于對采購管理人員展開思想教育，讓其意識到自身工作的重要性，自覺規范從業行為。同時，應當結合新時期國家對采購工作制定的相關法律規定和管理條例，對采購管理人員開展專業知識和技能培訓，安排專家傳授采購管理相關知識和操作經驗，從而有效提高企業采購管理團隊的整體素質，增強采購人員安全風險意識，推動采購工作各項業務流程的高效、有序開展。

（二）規范采購流程

管理人員首先需要關注的是采購工作的流程是否科學規范，聚焦采購風險管控，避免造成企業采購資金的浪費和供貨困難。企業要堅持立足實際，結合自身發展需求，優化采購組織結構，規范基層物資需求單位、計劃管理、采購管理、到貨驗收、審計結算、財務收支等 各職能部門的采購業務流程。編制詳細的管理辦法和規章制度，使各職能部門權責明確，對采購物資執行“四集中、四分開”管理。夯實基層調研和原始采購計劃信息收集整理工作，提高實際需求物資計劃的及時性和準確性。各職能部門業務分工如下：物資計劃管理部對基層需求計劃進行匯總審核，做好各基層單位平衡力庫，克服各級基層單位物資需求信息不對稱問題，通過調撥盤活企業超儲積壓物資，避免重復采購以降低采購費用。經審核無誤的需求計劃，依據物料屬性形成采購計劃并確定采購方式。采購部門加大外部市場調研和供應商實地考察工作，發現甄別出優質和潛在供應商，從而保證采購到質優價廉的產品。計劃管理部積極配合到貨驗收管理部門完成物資驗收入庫和發放出庫工作。審計結算部和財務部積極做好產品出入庫后財務和賬務管理和采購成本和費用預算和決算。上述各業項采購業務流程需要公司采購管理部門進行層層管理，做到銜接順暢采購高效，實現降低采購成本服務企業運行，切實規避采購風險。這就突出體現了內部管控工作的重要作用，需要管理人員具備創新意識，能夠不斷結合自身的工作經驗，積極研究優化工作內容和形式的可行措施。

（三）信息化管理工作

我國已經進入信息化時代，在新時代背景下，信息技術的應用優勢逐漸凸顯。為了提高內部管控工作的整體水平，煤炭企業必須要加大資金技術投入，建立內部的物流采購網絡管理平臺。將采購業務和其它業務的工作數據及時反映在網絡平臺上，能夠準確掌握數據的變化情況并做出相應的調整。同時，企業需要為內部各個部門建立有效的溝通交流渠道，方便及時掌握資金的使用情況，了解材料的實際庫存情況，科學控制好采購物資的種類和數量。基于新時期煤炭企業的發展規模不斷擴大，經營項目也在不斷增多，給管理人員的日常內控管理工作增加了一定的難度，而應用信息技術進行自動化的數據整理和分類后，就可以有效解決這個問題。然而信息化建設需要企業管理人員立足當下謀劃長遠，投入人力物力維護信息系統平穩運行，保障數據信息安全。

三、結論

在加強和完善煤炭企業采購業務內部控制工作效果的過程中，企業需要開展人才的培訓工作，保證管理人員和采購人員具備專業的工作素養和工作能力，從而為采購工作的順利開展奠定堅實的基礎。同時，內部控制工作需要關注于采購前期的方案制定是否合理，以及采購流程有無安全風險的問題。實際操作中要以信息技術和企業物流網絡管理平臺為載體，進行智能化采購內部管控工作，從而提高煤炭企業采購效率和效益。