談如何加強(qiáng)火電施工企業(yè)的檔案收集工作

董麗

摘 ? ?要：收集是檔案工作的基礎(chǔ)，電力企業(yè)檔案的收集工作存在很多困難，本文就電力企業(yè)檔案特點(diǎn)，從檔案意識(shí)、檔案制度、檔案載體及信息化等方面論述了如何加強(qiáng)檔案的收集工作。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè) ;檔案管理 ;收集工作

1 ?引言

檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存利用價(jià)值的歷史記錄，是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理的基礎(chǔ)，是一個(gè)企業(yè)的重要組成部分，在企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程中起著重要的保障作用。企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新、要發(fā)展都離不開檔案。要體現(xiàn)檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案信息資料的作，就要做好檔案的收集工作，因?yàn)槭占菣n案工作的基礎(chǔ)。重視和做好檔案的收集工作對(duì)推動(dòng)電力施工企業(yè)的檔案管理工作，提高企業(yè)的管理水平具有重要的意義。齊全完整的檔案材料是檔案信息開發(fā)利用的先決條件。

火電施工企業(yè)因工作性質(zhì)的不同，檔案的收集有著自己。火電施工企業(yè)點(diǎn)多、面廣、戰(zhàn)線長，這就為檔案的收集帶來了困難。尤其是工程檔案的收集工作難度更大，一是施工地點(diǎn)分散，二是技術(shù)人員流動(dòng)性大，往往一個(gè)工程剛剛結(jié)束就被調(diào)往另一個(gè)工程項(xiàng)目部。這就決定了如果收集不及時(shí)，就會(huì)因人員的流動(dòng)而造成檔案資料的流失。而工程檔案對(duì)于施工企業(yè)來說，無疑是一種無形資產(chǎn)和富貴財(cái)富，作為檔案人員必須付出更多的努力來保證資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。要做好收集工作，首先要做好如下工作。

2 ?加大檔案的宣傳管理力度，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

我們要從國家發(fā)布的有關(guān)檔案的法律法規(guī)入手，加強(qiáng)對(duì)這 ?些規(guī)章制度的宣傳，自上而下，增強(qiáng)企業(yè)的全員檔案意識(shí)。檔案人員應(yīng)深入一線，指導(dǎo)項(xiàng)目部檔案人員平時(shí)的檔案工作。針對(duì)施工企業(yè)點(diǎn)多分散的特點(diǎn)，加強(qiáng)組織對(duì)企業(yè)檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要從人力、物力、財(cái)力各方面全力支持企業(yè)的檔案工作。對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，建立公司的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，設(shè)立專職檔案員和項(xiàng)目部的兼職檔案員，持證上崗，由兼職檔案員負(fù)責(zé)平時(shí)項(xiàng)目的文件資料收集工作。

3 ?建立健全檔案制度，使檔案收集工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

建立一套完善的企業(yè)檔案管理制度，施工企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定適合本單位的有關(guān)檔案制度，對(duì)檔案收集工作方面的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔原則等作詳細(xì)的說明，從而使檔案收集工作有章可循，逐步走上規(guī)范化、制度化的軌道。將檔案的形成、收集、積累寫入各部室的管理制度中，納入工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍;同時(shí)結(jié)合具體的崗位制定相應(yīng)的歸檔范圍，讓每個(gè)工作人員都清楚哪些資料應(yīng)收集歸檔及怎樣收集，提高他們對(duì)檔案的了解，積極配合檔案室將生產(chǎn)過程中形成的各類資料收集完整。

施工企業(yè)尤其應(yīng)該在工程建設(shè)的歸檔范圍方面制訂詳細(xì)的規(guī)章制度。在工程檔案方面，一個(gè)工程竣工后應(yīng)及時(shí)把竣工的工程檔案移交給綜合檔案室。

4 ?加強(qiáng)對(duì)不同類別檔案的收集工作

長期以來，火電施工企業(yè)普遍存在著檔案收集不全，齊全率、完整率達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案整理混亂等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的存在直接影響日后的提供利用，因此要做好各類檔案的收集工作。

4.1 ?文書檔案的收集

施工企業(yè)文書檔案的收集，多數(shù)只是注重公司的收發(fā)文件（即紅頭文件） ，而沒有注重企業(yè)在各項(xiàng)施工活動(dòng)中形成的各類非紅頭文件。如：某些經(jīng)濟(jì)合同、工傷協(xié)議 、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作總結(jié)、會(huì)議材料、法律證書等材料，這些材料是文書檔案中萬萬不能缺少的內(nèi)容， 但實(shí)際工作中，有時(shí)這材料確實(shí)歸檔不全，影響利用，甚至?xí)槠髽I(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。究其原因多數(shù)是因形成部門工作人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)造成的。因此檔案部門要特別做好這些材料形成部門的檔案指導(dǎo)工作，做到按時(shí)歸檔。

4.2 ?科技檔案的收集

火電施工企業(yè)科技檔案收集的難點(diǎn)是基建檔案和工程檔案，火電施工企業(yè)整日忙于施工而忽略了基建檔案（基地建設(shè)檔案）的歸檔工作，基建項(xiàng)目完成后，除向城建檔案館移交檔案之外，剩下什么，就向公司檔案室交點(diǎn)什么，材料短缺、整理混亂，為日后的查找利用帶來困難，為樓房維修等工作帶來了很多麻煩。

工程檔案是指在工程建設(shè)全過程中直接形成的與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的對(duì)國家、對(duì)社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。工程檔案具有如下特點(diǎn)：數(shù)量大、種類多、價(jià)值高。是施工企業(yè)最為重要的一部分檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)工程檔案的特點(diǎn)，直接參與整個(gè)工程建設(shè)全過程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，做好工程檔案的收集工作要從以下幾個(gè)方面入手：（1）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時(shí)了解工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開始與工程同步進(jìn)行。（2）做好工程建設(shè)階段的文件材料管理工作工程檔案收集工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。檔案人員經(jīng)常深入到施工現(xiàn)場指導(dǎo)檢查資料員資料管理工作，確保檔案資料整理符合標(biāo)準(zhǔn)。（3）做好工程驗(yàn)收階段的檔案管理工作。檔案工作人員深入到施工現(xiàn)場一線，反復(fù)調(diào)查研究，并結(jié)合檔案員多年實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，編制出施工企業(yè)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并且細(xì)化到條目，新工程開工，檔案室就針對(duì)此項(xiàng)工程將需要?dú)w檔的范圍及要求下發(fā)到施工項(xiàng)目部，為項(xiàng)目部資料歸檔工作指明方向。

針對(duì)施工企業(yè)的特點(diǎn)，采取多種收集手段。一般設(shè)備檔案的利用者大多是技術(shù)人員，而檔案的歸檔者大多也是技術(shù)人員，在平時(shí)的收集工作中常遇到的收集與利用的矛盾是，往往設(shè)備開箱后，我們要將開箱資料收集歸檔，而技術(shù)人員也要利用這些資料來指導(dǎo)施工工作，對(duì)此我們采用的方法是：一方面耐心對(duì)技術(shù)人員宣傳文件資料歸檔的意義，同時(shí)迅速地將收集到的文件資料登記造冊(cè)，在第一時(shí)間通知技術(shù)人員到檔案室查找利用。對(duì)于使用特別頻繁的資料，我們提供資料復(fù)印件以供利用，這樣既保證了文件資料的收集，又滿足了技術(shù)人員的需要。

5 ?加強(qiáng)對(duì)各種不同載體、介質(zhì)檔案的收集工作

各種不同載體的檔案如照片、光盤、音像制品等有著紙質(zhì)檔案無可取代的優(yōu)點(diǎn)，它們能直觀地反映工程的完成情況。因此，我們?cè)谑占瘷n案時(shí)，對(duì)于特殊材質(zhì)的檔案也不能輕視，要一視同仁。在收集此類檔案時(shí)，要注明這些檔案反映的時(shí)間，工程、地點(diǎn)。在施工企業(yè)中，往往一個(gè)工程完工后，把照片等檔案一并移交給檔案室，因沒有說明內(nèi)容，增加了檔案人員的工作難度，這些都是必須杜絕的。隨著時(shí)代的進(jìn)步，這些特殊載體的檔案越來越發(fā)揮著重要的作用，我們應(yīng)該注意這些種類檔案的收集工作。

6 ?加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理

建立一套行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在各相關(guān)部門確定兼職檔員，這些兼職檔案員就如同檔案工作人員的左膀右臂，負(fù)責(zé)收集本部門的歸檔資料。如一些大型施工設(shè)備運(yùn)到工地后，隨機(jī)資料便由設(shè)備科的兼職檔案員收集;公司舉辦的大型慶典活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查指導(dǎo)等大事、要事的圖片、照片，宣傳科的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理：每當(dāng)工程分部施工結(jié)束后，生產(chǎn)部兼職檔案員就將這些分部施工技術(shù)資料收集上來;正是有這樣一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，才能有效保證歸檔資料的完整率與可利用率。

總之，在檔案管理工作中，一定要做好收集工作，因?yàn)槭占腔A(chǔ)，只有抓好收集工作，才能確保檔案的完整性、系統(tǒng)性，才能從根本上保證檔案的質(zhì)量，才發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

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