一種基于風險思維的外包控制方法研究

王維虎

（西安精密機械研究所，西安 710077）

0 引言

隨著我國的經濟體系由工業經濟轉向服務經濟，社會生產的體系架構也開始發生改變，為了適應這一改變，保證軍品必為精品的要求，作為承擔軍隊裝備及配套產品論證、研制、生產、試驗、維修和服務任務的組織總章，新版GJB 9001C—2017《質量管理體系要求》由中央軍委裝備發展部批準頒布，并已于2017年5月18日發布，2017年7月1日實施。

新版標準采用ISO制定的管理體系框架，并首次提出了“基于風險的思維”這一概念。基于風險的思維是實現質量管理有效性的基礎，在上一版標準GJB 9001B—2009中，已經隱含基于風險思維的概念，例如：采取預防措施消除潛在的不合格，對發生的不合格進行分析，并采取與不合格的影響相適應的措施，防止其再發生[1]。但上述內容對于風險管理的要求僅限于能夠識別風險，有能力解決風險，新版標準則要求組織在質量管理體系的策劃階段，綜合考慮組織內外部環境和相關方需求，及早識別組織運行和工作中可能存在的風險因素，策劃風險的應對措施并嚴格實施，預防或減小風險的不利影響，同時對措施的有效性進行評價，提高組織的風險管理能力，實現質量管理體系的持續改進[2]。

作為質量管理體系運行和項目設計開發過程的重要環節，外包過程由于需要借助組織外部的資源，增大了組織對其進行控制的難度，往往存在委托方控制不足、被委托方管理不到位等風險因素[3]，給最終裝備質量帶來隱患和影響，因此需要盡早引入風險思維，提前策劃、識別及控制風險。

1 外包過程控制現狀

作為組織質量管理體系運行的難點，同時也是質量管理體系審核重點的外包過程，其在各裝備承制單位的控制情況并不理想。據統計，某研制單位 2017年上半年發生的質量問題中，由于外包原因導致的幾乎占到所有問題的1/3，某承制單位2015年全年發生的質量問題中，由于外包原因導致的竟然占到49.95%，其他行業的外包過程控制情況也并不樂觀。為此，航空、鐵路、民航等各行業的質量管理人員基于本行業的特點，對外包控制方法進行了大量的理論研究和探索實踐，提出了健全外包管理制度、設置專門管理機構、實施關鍵點控制、優化決策等一系列控制方法[4-6]。

按照質量管理體系要求，組織外包流程通常為：甲方提出外包需求并選擇具有相關資質和能力的外包單位作為乙方，與其簽訂外包合同，合同生效后，由乙方按照合同要求和乙方單位質量管理體系要求開展相關工作，甲方對合同執行情況進行監督。在合同起草時，往往按照合同文本格式的要求加入若干條質量保證條款，這種模板式的質量保證條款，其控制方法與控制程度無法適應不同外包單位，起不到最優化的控制效果，對于外包過程可能存在的風險，也沒有相關的識別、監控和應對措施，當風險發生時，組織只能被動地接受現狀或采取有限的補救措施，難以保證外包項目的進度和質量。

2 基于風險思維的外包控制方法

在新發布的GJB 9001C—2017中，重點提出了基于風險的思維，并對外包過程控制提出了更高要求，其中標準條款6.1要求組織確定需要應對的風險，并策劃應對這些風險的措施，條款8.4要求組織應基于外包供方提供過程、產品和服務的能力，選擇恰當的評價、選擇、績效監視以及再評價的準則[2]。為實現標準落地，保證外包質量，組織需要將風險意識引入到外包管理過程中，對傳統的外包控制方法和管理模式進行針對性改進，在外包項目的策劃、實施和驗收過程中提高風險防范意識，根據外包供方的實際能力及履約情況，準確識別風險，合理策劃并采取必要的方法和措施應對風險，通過提前預防及合理控制，減少或避免風險事件的發生。

2.1 風險識別

結合工作實踐，通過對裝備設計開發過程中外包流程可能存在的風險進行梳理，識別出組織外包過程的典型風險事件列表（表1）。

表1 外包過程風險列表

2.2 風險概率評估

隨著組織的運行發展和各型裝備研制生產工作的開展，組織可以從不同供方處獲取并積累大量的外包管理數據及過程信息，并基于這些信息對外包單位在外包過程中可能發生的各類風險事件進行概率分析。因此，組織應對以往外包合同簽訂、執行情況及各類風險的發生與處理情況等信息進行收集整理，建立外包供方合同履約情況信息庫并實時動態更新，完整記錄歷年來各外包單位在資質保持、合同簽訂、執行、驗收、售后服務等過程中存在的問題與不足。外包供方合同履約情況信息庫可包括下列內容：

1）單位名稱；

2）認證范圍；

3）單位當前手持合同數及歷史合同數；

4）歷史合同簽訂及履約期間各類資質證書有效性情況；

5）歷史合同執行過程中出現的技術及質量問題；

6）歷史合同執行過程中技術狀態控制情況；

7）歷史合同執行過程中信息報送及溝通情況；

8）歷史合同進度執行情況；

9）歷史合同產品驗收、資料提供及試驗情況；

10）交付后產品使用情況；

11）售后服務提供情況。

通過建立外包供方合同履約情況信息庫并進行數據積累，可對指定外包供方的合同簽訂及履約情況進行查詢與統計分析，評估得到各類風險事件的發生概率，并以此作為外包供方選擇、定制合同條款、選定監控方式的決策依據。

2.3 風險應對及控制措施

對于表1中所列的各類風險，針對不同的發生概率，組織可以相應選擇不同程度與范圍的應對及控制措施，以此作為乙方執行合同過程中的約束條件和質量保證要求，并按期進行監督檢查，確保合同執行過程中的風險可控，避免因外包合同執行不利給組織造成損失。

根據可能存在的風險事件及評估得到的發生概率，可參考表2選擇相應的應對及控制措施。

表2 風險應對及控制措施表

表2 風險應對及控制措施表（續表）

2.4 風險監控及應對措施有效性評價

對于選定的應對及控制措施，應在外包合同文本中做出約定和明確，同時，組織還應建立風險監控機制，在后續合同的執行過程中，對風險發生趨勢和控制措施的執行情況進行跟蹤監控，確保控制措施執行有效，提前釋放風險或將風險發生趨勢保持在可控水平。在外包合同完工或外包過程出現異常情況時，組織應及時對應對措施的有效性進行評價，對于驗證有效的應對措施，應作為組織知識資產進行管理，并在其他外包項目和日常工作中進行應用推廣；對于并不適宜的應對措施，也需盡早進行分析診斷，找出問題所在并改進，加強風險監控，避免風險事件的發生。

3 使用案例

某裝備設計單位由于自身設計能力不足，需要將某型號中電源組件的研制過程外包，查詢該單位《外包合格供方名錄》后，發現名錄中單位甲和單位乙的認證范圍和能力資質均滿足外包要求，進而查詢外包供方合同履約情況信息庫，發現單位甲在產品交付進度方面存在多次拖期現象，由于該型號自身進度較為緊張，無法承受進度拖延風險，故選擇資質能力相同的單位乙為該電源組件的外包單位。

在選定單位乙作為外包單位之后，通過查詢單位乙歷史合同的履約情況，發現單位乙在以往合同執行過程中存在這些問題：1）多個外包項目的環境試驗使用環境條件與甲方要求的環境條件不一致；2）部分外包項目在研制過程中發生技術問題時，未告知甲方；3）多個外包項目在驗收時，驗收資料不完整，雖按期交付了產品，但造成合同完工日期拖延。

上述3個問題分別對應表1中的風險事件3、風險事件5、風險事件8，且發生概率分別為高、中、高，基于上述事實，應選擇對應的應對控制措施，即：1）乙方編制的設計文件需組織甲方進行評審；2）研制過程中，除及時向甲方告知技術質量問題信息和提供技術質量問題及處理結果報告外，還需按時向甲方報送質量月報，匯總當月設計開發和質量管理工作開展情況；3）合同中明確驗收資料列表，并按階段將相關資料提交各評審會議，評審需邀請甲方參加，評審通過后資料交付甲方。

對于其他可能出現的風險事件，可按照低概率選擇應對措施，并與以上 3條措施一同寫入合同文本內，作為質量保證要求，由甲方對外包單位的執行情況進行監督檢查。

4 結論

本文基于風險思維，對組織外包過程中可能存在的典型風險事件進行了識別和梳理，基于其發生概率的不同提出了風險控制的針對性措施和方法。通過建立和查詢組織外包供方合同履約情況信息庫，基于歷史信息，合理選擇各種類型、不同級別風險的應對措施并加以組合，實現外包過程的差異化和最優化管理。該方法對于組織實現外包意圖、確保裝備質量具有幫助和指導作用。外包供方合同履約情況信息庫的建立使用，還可對組織合格供方名錄的修訂管理工作起到參考和輔助決策的作用。