高校檔案資源建設的思考

摘 要 本文通過闡述檔案資源對學校發展的作用，揭示建設開發高校檔案資源的必要性和重要性，以信息時代、智慧時代、大數據、大檔案為背景，給出了高校檔案資源優化建設的幾條可行性途徑。

關鍵詞 高校檔案 資源建設

中圖分類號：G273.5文獻標識碼：A

高校檔案資源建設是高校檔案工作的一項戰略性、基礎性工作，關系著高校檔案事業的穩定，關系著高校檔案工作的發展前景。信息時代、智慧時代、人工智能時代的背景下，檔案信息資源的需求、利用日益加大，如何以最優的姿態發展好高校檔案工作，充分開發檔案信息資源是擺在高校檔案工作者面前的一項意義非凡的課題。

高校檔案記錄了學校成長的過去和現在，也承載了學校發展的未來。高校檔案資源建設是檔案館最基本的業務工作之一，是檔案館面向校內師生、面向社會大眾提供檔案服務的物質基礎和必需的前提條件。加強學校檔案資源的建設力度，不斷豐富檔案館藏，調整優化檔案館藏結構，對于奠定學校檔案事業基礎，推動高校教育事業發展都具有非常重要的意義。

1檔案資源對學校發展的重要作用

高校的檔案資源反映了學校建立、發展、變革的過程，記錄了學校教育教學管理的過程和成果，也體現了組織管理的發展和變化。檔案資源對于學校的建設和發展具有不可替代的作用。

第一，具有憑據參考的作用。高職檔案中包含有學校在教育辦學管理過程中應當遵循的國家教育法律法規、各項方針政策以及具體落實的措施。這些資料不僅是高校辦學管理必不可少的政策依據，還是學校未來發展方向的政策指南，是學校實現可持續健康發展的政策性綱領性依據。

第二、具有總結經驗的作用。高職檔案就是一部高校發展的史書。通過對歷史資料的審視和反思，運用批判的眼光繼承歷史成功的經驗和優秀成果，吸取和總結歷史教訓，從而揚長避短，避免失誤。在社會經濟體制轉型、社會變革不斷加深的當代社會，高校已經從傳統計劃經濟體制之下轉向市場經濟體制，面對不斷出現的新情況新矛盾，高校需要不斷適應新形勢，找到新的發展之道離不開檔案留下的寶貴歷史財富。

第三、具有宣傳和教育的作用。高職檔案保存的信息資源可以生動的再現學校的校史沿革、教學成果以及突出的人物事跡，各類具體的實物檔案具有極強的事實說服力，反映和體現學校老一輩教育工作者艱苦奮斗、自強不息的坎坷建校過程。通過對檔案資源的挖掘和展現，可以極大地增強師生的愛校情懷和自豪之情，從而激勵師生奮發向上，為校爭光的信心和決心。

2檔案資源建設的幾條途徑

2.1樹立“大檔案”意識，不斷開拓視野、解放思想，擴大高職檔案收集范圍

作為高校的檔案工作者要樹立終身學習的意識，不斷學習和借鑒國內外先進的檔案管理經驗。目前西方國家檔案館的成功經驗很多，其中非常重要的一條經驗就是檔案收集范圍非常廣泛，超出了傳統檔案收集范圍，形成了一種“大檔案”的檔案收集格局。我們可以學習和借鑒這種“大檔案”的經驗做法，突破傳統檔案收集的條框限制，建立起內容豐富、結構合理、形式多樣、特色突出的高校檔案館藏體系。

加強館藏檔案資源層次性建設。除按照傳統檔案收集范圍對學校黨群、行政、教學、科研、財務、基建、設備、外事等各類活動形成的檔案資料進行系統收集之外，要加強對校外民間檔案的收集力度。具體做法，一是征集學校歷屆領導、歷屆校友、知名教師學者的私人檔案，宣傳學校的檔案征集政策，鼓勵以上人士捐贈檔案;二是在學科建設、重大改革的過程中，盡可能多地征集散存在教師個人手中的各種學術、建設資料。征集檔案的類型，不能局限于文字資料，圖紙、模型、教具實物、照片、影音資料等具有較高學術和史料價值的資料都可以作為檔案征集的范圍，盡可能全面地體現學科建設過程和重大事件發展的全貌。

2.2開展檔案與學校其他相關部門的資源整合和聯系

檔案資源建設要與學校發展緊密聯系，特別是在推動學校學科建設和“雙高”建設過程中，積極發揮檔案為學校發展服務的作用。在進行學校文化建設的過程中，不僅可以利用現有檔案資源，還應該積極拓展“口述校史”“校史記憶”等口述檔案的形式，從多個角度、側面、生動、真實地再現學校的發展歷程，以“大眾記憶”的方式彌補學校現有館藏檔案資源無法滿足的歷史空白。

在大檔案視角下，高校可以根據實際情況，將學校檔案館、校史館、文博館、圖書館等文化資源部門融為一體，整體構思、統一布局，形成高校信息資源的宏觀概念。運用網絡信息工程的技術和手段，實現信息資源的共建和共享。

2.3對學校檔案資源進行有序、規范的數字化加工

檔案資源的信息化是高校檔案工作步入現代化水平的重要標志。目前在我國發達地區的各級各類檔案館中，有很多已經實現了檔案館藏資源的數字化，包括目錄級以及全文的數字化。另外，很多政府部門和高校正在實現電子檔案的在線歸檔，跨部門間的協同合作，從而實現信息資源的共享利用。在高校，檔案資源信息化起步較晚，建設進度也比較慢，但是在開放、共建、共享的新時代理念倡導下，應該建設以現有的檔案信息管理系統為支撐，以檔案目錄數據庫，全文數據庫、檔案信息發布平臺為基礎的檔案利用平臺。具體操作中，一是要以現有檔案資源為基礎，首先扎扎實實地進行檔案實體基本整理。二是要按照規范性、安全性、真實性、效率性的原則，以利用率為導向，有條不紊、按部就班、逐步推進開展檔案資源的數字化加工工作。三是反復調研學習檔案數字化工作流程，制定學校檔案數字化工作方案，選擇適合學校實際情況的數字化加工形式。目前，國內高校檔案數字化加工工作外包的案例很多，檔案數字化外包不僅解決了檔案部門在技術、人員、設備等方面的短板，數字化加工的標準化、流程化高，使得檔案數字化加工的效率能夠有效地得到保障，規避因檔案人員技術不熟練、人員短缺、設備操作難題等原因造成的加工周期長、質量得不到保障的問題。與此同時，還可以為檔案部門的人員提供現場學習數字化技術的培訓機會，節約了檔案人員培訓的費用和時間成本，有利于提高檔案工作的利用質量和工作效率。四是針對紙質檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案、縮微膠片等不同類型的檔案資料務必要遵循“忠于原文”的基本要求，選擇通用性的文件格式進行檔案數字化處理，逐步實現目錄級數字庫建立，全文級數字化掛接的基礎工作。

2.4加強檔案信息化建設，拓展形式多樣的檔案利用服務方式

要緊緊把握數字化校園、智慧校園建設的有利契機，將檔案信息化管理系統對接智慧校園平臺，與其他業務部門實現網絡對接，從而實現檔案資源的在線歸檔，檔案信息資源的在線服務和共享。高校檔案館應緊跟時代步伐，在大數據、云計算、人工智能等智慧城市建設新技術的引導下，建設新型智能型數字檔案館，嵌入智能管理機制，為學校和社會提供更加靈活高效的檔案服務。

檔案資源的利用服務要改變傳統死板被動的服務理念，檔案利用服務工作要以檔案數字信息管理系統為平臺，主動開發檔案資源，變被動服務為主動開放。不僅要利用現代化檔案管理手段，為用戶提供高效、準確、便捷的服務，還應該不斷創新檔案服務的手段，開展內容豐富、形式多樣的檔案資源展覽、檔案宣傳、檔案知識培訓、檔案業務教學等，利用線上、線下相結合的方式，拓寬檔案利用服務的渠道。檔案館應積極與教學科研部門探討服務形式，檔案館可以建立大學生檔案實習實訓基地，利用館藏檔案資源，為教師的教學工作，為大學生的社會實踐、畢業設計、畢業實習等學習環節提供優質教學基地和資源，從而，發揮出檔案工作在學校教學、育人培養方面的重要作用。

基金項目：遼寧科技大學青年基金項目，項目編號：2016QN07。

作者簡介：孫彬斌，（1981.11-），女，漢族，遼寧鞍山人，碩士，遼寧科技大學檔案館講師，研究方向：檔案管理。

參考文獻

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