淺析電子郵件的公證保全

徐 進(jìn)

江蘇南京市南京公證處，江蘇 南京 210000

顧名思義，電子郵件就是通過(guò)電子信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)男偶ｏ@然電子郵件擁有存儲(chǔ)和收發(fā)信息數(shù)據(jù)的功能，是時(shí)下網(wǎng)絡(luò)中重要的信息交流工具之一。電子郵箱可以接收任何發(fā)送方所發(fā)的電子郵件，同時(shí)能存儲(chǔ)格式大小不一且等多樣的電子文件。發(fā)送電子郵件是一種基于互聯(lián)網(wǎng)而迅速傳遞電子數(shù)據(jù)，是利用網(wǎng)絡(luò)傳遞和存儲(chǔ)信息為載體來(lái)輸送信函、文件、圖像甚至語(yǔ)音等各類型的電子信息。由此可見(jiàn)，電子郵件就是電子數(shù)據(jù)的一種。在2012年通過(guò)的《民事訴訟法》第63條第1款中確定了電子數(shù)據(jù)列為法定證據(jù)，這是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的表現(xiàn)。在訴訟過(guò)程中有些電子證據(jù)甚至可以影響案件的裁判，依據(jù)《民事訴訟法》第69條規(guī)定：“經(jīng)過(guò)法定程序公證證明的，法律行為、法律事實(shí)以及具有法律意義的文書，人民法院應(yīng)當(dāng)作為認(rèn)定事實(shí)的根據(jù)。但有相反證據(jù)足以推翻公證證明的除外”。足以說(shuō)明經(jīng)過(guò)公證的證據(jù)其在訴訟當(dāng)中的作用。中公協(xié)也出臺(tái)了《辦理互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)保全指導(dǎo)意見(jiàn)》，這為公證部門辦理有關(guān)電子證據(jù)的保全做了程序上的指導(dǎo)和保證。在法院工作過(guò)的筆者，明白經(jīng)過(guò)公證過(guò)的證據(jù)，在庭審過(guò)程中免去質(zhì)證環(huán)節(jié)而直接采納的可能性是極大的。本文僅就筆者進(jìn)入公證行業(yè)五年以來(lái)，所接觸到的電子郵件證據(jù)保全，展開(kāi)一點(diǎn)思考。

一、電子郵箱的歸屬問(wèn)題

電子郵件證據(jù)保全的申請(qǐng)，原則上是需持有人本人到場(chǎng)，但對(duì)于公司的郵箱，即有公司的授權(quán)書，法人不需要到場(chǎng)，全權(quán)交由受托人處理。但是其中對(duì)于郵箱能否合法的使用，也就是關(guān)于郵箱的歸屬問(wèn)題，真的很難考察，筆者咨詢過(guò)多名經(jīng)驗(yàn)豐富的公證員，均表示在實(shí)務(wù)中，對(duì)于郵箱的歸屬問(wèn)題，只能通過(guò)詢問(wèn)筆錄的問(wèn)答，讓申請(qǐng)人確認(rèn)自己對(duì)于郵箱的支配權(quán)力，目前能做到的就只有這一步的形式審查，對(duì)于申請(qǐng)人來(lái)說(shuō)，如果能夠在保全過(guò)程中輸入賬號(hào)和密碼，承辦公證員基于如此判斷其對(duì)此郵箱是有一定的支配權(quán)，如若日后申請(qǐng)電子郵件時(shí)需要提交本人身份信息或者公司信息，那么進(jìn)行歸屬的實(shí)質(zhì)審查也是指日可待的。

二、電子郵件保全的緣由和內(nèi)容

所謂的證據(jù)保全，無(wú)非就是對(duì)于自己的利益的保護(hù)，或者就是將現(xiàn)狀保存下來(lái)，以便將來(lái)用于對(duì)質(zhì)公堂，能作為有利證據(jù)，通常情況下是在公司企業(yè)之間的業(yè)務(wù)來(lái)往，或者是個(gè)人與公司之間的郵件往來(lái)，還有就是個(gè)人與個(gè)人之間的糾紛。關(guān)于這些在電子郵箱中的承載，筆者覺(jué)得它主要是體現(xiàn)在兩方面，一種是進(jìn)入郵箱后，直接在郵件正文中，加入有關(guān)文字或著圖片，還有一種就是進(jìn)入郵箱后下載附件中的文件到指定的位置之后，再進(jìn)行打開(kāi)。所以對(duì)于電子郵箱的證據(jù)保全，目前而已以這兩種類型存在較多，但在筆者接觸的關(guān)于電子郵件的證據(jù)保全中，多數(shù)已于第二種形式存在：

(一)第一類，雖然說(shuō)是進(jìn)入電子郵箱之后的操作，但是其性質(zhì)猶如網(wǎng)頁(yè)保全一樣，只不過(guò)是將進(jìn)入某某網(wǎng)址之后所呈現(xiàn)出來(lái)的東西，換成了進(jìn)入某某郵箱之后所呈現(xiàn)出來(lái)的東西，其性質(zhì)是一樣的，之所以可以將其稱為電子郵件的證據(jù)保全，是因?yàn)槠鋬?nèi)容承載于郵件的內(nèi)容上。

(二)第二類，目前普遍就是這種類型。確定了收發(fā)件人后，對(duì)電子郵件所載的附件進(jìn)行審查，其內(nèi)容呈現(xiàn)必然要借助計(jì)算機(jī)，離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，即為打印件。于普通人而言，在電子郵箱的收件箱中篡改電子郵件絕非易事，因收件箱中的電子郵件通常是所載附件，無(wú)法直接刪改，如果要?jiǎng)h改也是將其下載后在改，那么就達(dá)不到電子郵件保全的連續(xù)性了，而另存為也只是改變文件所有存儲(chǔ)的位置，文件的屬性則未改變，仍是“doc”或“docx”、“xls”或“xlsx”等其他文件形式的文件。一眼能看到的，電子郵件都帶有發(fā)收件人的名稱、郵箱地址、發(fā)收件時(shí)間等詳細(xì)信息。故對(duì)這類電子郵件只要上述信息清楚，即作為證據(jù)認(rèn)定。

三、電子郵件保全的注意事項(xiàng)

(一)公證員必須全程親自參與。如果公證員不能全程加以監(jiān)督，則證據(jù)的客觀存在很難保證，進(jìn)而影響證據(jù)的效力。在這里的親自取證，是指由公證員或本處的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行取證，堅(jiān)決不能讓申請(qǐng)人自己動(dòng)手操作計(jì)算機(jī)，因?yàn)樯暾?qǐng)人與其需保全的電子郵件證據(jù)具有法律上的利害關(guān)系，由其操作可能會(huì)導(dǎo)致證明力受到影響，怕日后對(duì)質(zhì)公堂，對(duì)方對(duì)程序提出異議。

筆者在最早接觸的保全過(guò)程中，在程序上公證員是動(dòng)手操作流程，而筆者在其后面進(jìn)行攝像的程序，對(duì)于這樣的操作程序，筆者認(rèn)為當(dāng)時(shí)公證員的想法可能是自己的操作流程全程都受到監(jiān)控，按照當(dāng)事人的意思來(lái)進(jìn)來(lái)操作，并沒(méi)有弄虛作假的，或者跳過(guò)某些步驟。但是隨著證據(jù)保全的程序越來(lái)越完善，這樣的程序后來(lái)就幾乎沒(méi)有在操作過(guò)，一方面是因?yàn)樾枰獙⑷康碾娔X界面攝入進(jìn)去，還要將操作流程詳細(xì)的呈現(xiàn)出來(lái)，這在攝像機(jī)里是很難做到的，對(duì)攝像機(jī)的要求相當(dāng)?shù)母撸@種操作目前已經(jīng)可以使用相關(guān)的屏幕錄像軟件進(jìn)行全程的記錄，比如本處常用的“屏幕錄像專家”；另一方面，筆者覺(jué)得也是主要方面，作為國(guó)家公證機(jī)構(gòu)的公證人員，自己在辦理公證的操作過(guò)程還需要用攝像機(jī)記錄下來(lái)，顯然是不合理的。

(二)保全途徑需合法。電子郵件證據(jù)保全公證時(shí)，如果到達(dá)電子郵件的操作過(guò)程需要由當(dāng)事人先進(jìn)行提供，且要說(shuō)明侵權(quán)的方式或者理由，然后由公證員按照程序進(jìn)行操作采集，同時(shí)通過(guò)合法、干凈的軟件進(jìn)行保全。

(三)出于保證公證程序合法有效的目的，實(shí)踐中辦理電子郵件證據(jù)保全，場(chǎng)所上需要在公證處進(jìn)行，同時(shí)使用的電子設(shè)備也需要屬于公證處，而盡量不要在申請(qǐng)人所提供的電子設(shè)備上進(jìn)行取證，如果必須要，則由公證處的專業(yè)技術(shù)人員先對(duì)其提供的電子設(shè)備進(jìn)行檢查，確保其清潔性。基于如此，在公證處配置一臺(tái)專門用于電子郵件證據(jù)保全或者其他電子數(shù)據(jù)保全公證的電腦是確有必要，并采取相關(guān)的措施保障該電腦的安全、穩(wěn)定、清潔。與此同時(shí)，公證員應(yīng)做好工作記錄，這其中包括現(xiàn)場(chǎng)人員、上網(wǎng)地點(diǎn)、上網(wǎng)方式、保全開(kāi)始時(shí)間、如何操作的步驟、保全結(jié)束時(shí)間等。

四、電子郵件的保全的發(fā)展

經(jīng)過(guò)公證的證據(jù)具有法定效力。《公證法》第十一條也明確規(guī)定保全證據(jù)是公證處的辦理的事項(xiàng)。足以證明電子郵件的證據(jù)保全擁有法定的證明效力。電子郵件經(jīng)過(guò)公證的保全，讓主要的事實(shí)有了證明作用，排除電子郵件能否為證據(jù)的質(zhì)疑，也減少了電子郵件作為證明力大小的煩惱。

電子郵件的通信方式極為便利，方便溝通交流甚至資源共享，同時(shí)也是目前企業(yè)商務(wù)來(lái)往的聯(lián)絡(luò)手段之一。電子郵件的日漸繁華，必不可少的會(huì)出現(xiàn)各種各樣的矛盾，伴隨著現(xiàn)在人的法律意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，訴訟至法院的事情也屢見(jiàn)不鮮了，這時(shí)候當(dāng)事人需要訴前采納證據(jù)的，公證處便成為了首選。電子數(shù)據(jù)被納入《民事訴訟法》的法定證據(jù)后，再加之中公協(xié)出臺(tái)的《辦理互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)保全指導(dǎo)意見(jiàn)》，使之辦理具有了程序上的依據(jù)，電子郵件的證據(jù)保全會(huì)朝著更加符合規(guī)定，更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆较蛉グl(fā)展，這也為當(dāng)事人或申請(qǐng)人提供了有利的保障。相信不久的將來(lái)，電子郵件的保全公證會(huì)越來(lái)越完善。