檔案安全保障機制構建分析

秦軍元

摘 要：檔案作為我國經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分，保障檔案安全，維護人民群眾隱私是檔案管理工作者應該做到的事情。但是由于各種因素，檔案安全保障機制還是存在著諸多不足，在一定程度上損害了檔案相關人員的利益。本文主要分析了如何構建檔案安全保障管理機制，闡述了一些保障機制設想，希望能為管理工作提供一些建議和幫助。

關鍵詞：檔案安全 保障管理 機制構建

要想構建檔案安全保障機制就必須要保證檔案的安全性，而直接決定檔案安全性的就是檔案管理工作。檔案管理工作本身極其復雜，其中包括非常多的內(nèi)容，比如對檔案的管理工作、安全防護、管理制度建設等。只有相關的管理人員做好這些方面的工作才能夠保障檔案的安全管理，并且建設出完善的檔案安全保障機制，從而有利于更好地收集、儲存檔案信息，為人民群眾乃至國家的利益提供保障。

一、如何構建檔案安全保障機制

檔案記錄的都是群眾的個人隱私以及社會狀況，因此檔案安全工作十分重要，一般來說要想構建出完善有效的檔案安全保障機制，就需要加強檔案管理力度，建設相關的檔案管理制度。首先，需要保障管理機制的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作有一個明確的要求和設定，確保管理人員可以按照管理機制進行檔案管理，保持管理機制的穩(wěn)定性，不可隨意更改。在制定檔案管理制度之初就要做到周全的考慮，對于管理制度中存在的不足和問題及時地發(fā)現(xiàn)并解決，否則如果一項不完善有漏洞的管理機制被推翻將會導致整個管理系統(tǒng)癱瘓，引發(fā)巨額的經(jīng)濟財產(chǎn)損失，還會造成十分嚴重的不良影響。其次，管理工作要做到全面化，所謂全面化就是指保障檔案的全面性和準確性。這一方面的工作主要取決于檔案收集人員，因為這項工作本身具有一定的難度，收集工作也會遇到各種各樣的問題，比如在社區(qū)中，一戶人家涉及搬遷、出租、房產(chǎn)權等復雜問題，一旦記錄工作不到位或者檔案沒有得到及時的更新，那么這個問題就會變成十分棘手的問題，從而給檔案安全保障機制的建設帶來影響。管理檔案工作要從基層出發(fā)，從現(xiàn)實出發(fā)，不可以放過任何一個細節(jié)，檔案管理工作是國家為了方便解決民事糾紛或者法律糾紛而設定的方便人民群眾調查的工作，這項工作本身的目的就是服務于人民。在管理工作中，管理工作者除了要細心之外還要具備一定的長遠眼光，對于檔案管理工作可能存在的問題進行預防和處理，比如檔案過多無法及時整理、檔案遺失需要重新錄入等。最后，在保障了檔案管理工作的安全問題之后就要著重注意檔案管理工作的效率。我國人口數(shù)量眾多，檔案工作本身就具有數(shù)量大的特點，因此在管理過程中，檔案的錄入保存工作就變得尤為困難。為了解決這一問題，可以采用信息化技術，運用信息化技術對檔案進行“云處理”，提高管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技術，讓管理人員可以熟練地掌握相關技術，通過網(wǎng)絡的力量幫助構建檔案安全保障機制，從而加快檔案的處理效率。

二、管理機制相關設想

（一）組織機制的設想

在進行管理工作的時候，管理人員和整個檔案管理機構需要對整體組織有一個明確的概念，要明確一定的組織框架，方便管理工作可以有序地進行。在對整體管理人員進行組織時要順應時代潮流的發(fā)展和科技的進步，不斷地更新組織管理機制，保障員工的工作態(tài)度以及工作能力，努力提高整個管理團隊的管理水平。

（二）風險機制設想

對于檔案管理工作而言本身還是具有一定的風險問題，比如檔案遺失、檔案缺漏、檔案損壞等，這些都直接影響著檔案管理工作能否順利進行。為了規(guī)避這種風險，需要定期對檔案管理工作進行風險評估。風險評估分為四個方面，一是需要從現(xiàn)有的問題和實際狀況出發(fā)完成風險評估。二是需要選擇正確的風險規(guī)避方式，解決相應的矛盾。三是確定管理單位的安全等級，定期提升管理等級，保障管理工作可以正常進行。四是需要認清檔案管理工作中存在的威脅因素，比如存放環(huán)境、相關設備等，對于這些問題都要及時地發(fā)現(xiàn)并解決。

（三）制度機制設想

良好的檔案管理工作離不開制度的實施，要想完成對檔案安全保障管理機制的構建，首先就要制定完善的管理制度，通過管理制度約束管理人員，從而保障管理工作可以有效地進行，同時發(fā)展相關技術人才，組建專業(yè)的管理團隊，這不僅是對管理工作提供了一份保障，更對制度的實施起到良好的推進作用。

三、結語

總而言之，檔案安全保障機制的設定可以有效地解決目前檔案管理工作中遇到的諸多問題，在處理問題的同時還可以幫助管理人員完成對自身管理能力的建設，保障檔案管理的安全性和效率性，在一定程度上保障了我國的長久治安和社會的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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