機關機構改革檔案處置與管理有關問題的思考

文·杜俊河

自2018年下半年始，從中央到地方的機關機構改革大幕拉開。為做好機構改革中的檔案處置與管理工作，各級黨委、政府都公布了機構改革方案（或實施意見），其中都提到了檔案的處置原則。2019年初區（縣）級機關機構改革開始進行，檔案處置工作作為機構改革中的一項重要工作，必須與機構改革單位調整、人員變動同步進行，做到思想不亂、隊伍不散、工作不斷。筆者結合工作實際，就機關機構改革中檔案處置與管理中應注意的問題和解決對策，談一談自己的淺見。

一、機構改革中檔案處置與管理應注意的問題

（一）檔案部門要提高工作主動性。要做好涉改單位檔案工作，檔案部門必須摒棄自己是弱勢部門的思想，爭取成為全區深化機構改革協調小組的成員，預先了解機構改革動向，及時掌握不再保留、納入重新組建機構的部門和單位的情況，新組建機構的情況，保留原機構名稱、優化職能或部分職責發生變化的單位情況，以及僅涉及更名、調整領導管理體制的機構情況，為提前做好檔案處置提供依據，為跟蹤指導后續工作做好準備。

（二）使涉改單位快速弄清檔案局、檔案館的職責分工。本次機構改革中，檔案局和檔案館分開，在區（縣）級機構改革中，原檔案館承擔的行政職能劃入區委辦公室，區委辦對外加掛檔案局牌子，檔案館仍作為區委直屬正處級事業單位。使涉改單位及時了解檔案局、檔案館的職責區分，對于做好機構改革檔案處置工作也十分必要。

（三）涉改單位要明確職責，避免檔案人員過早撤離。在機關日常檔案工作中，有一部分單位的領導對檔案工作職責梳理不清，認為檔案工作只是辦公室的事情，作為主管領導應該干什么、主管領導應該管什么不清楚，辦公室和各科室都應該做哪些工作分不清楚，致使單位領導檔案工作履職不到位。而在本次機構改革中，有的單位合并，有的單位拆分，有的單位職能劃走，這不可避免地引起人員的變動，所以更要提前明確職責，避免出現人員過早撤離而檔案工作無人問津的現象。

（四）有的單位檔案人員業務不熟，影響檔案處置工作進度。檔案工作不僅是一項管理工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，需要檔案人員熟悉業務知識，懂得文件材料收集的原則、整理的標準、歸檔的要求等，同時還必須熟悉檔案歸檔軟件的使用，這樣才能做到檔案處置工作及時推進，收放自如。

（五）避免檔案處置混亂和管理丟、漏、失情況發生。機構改革職責調整單位由于涉及人員變動，會造成人心不穩。在這種情況下更要做到檔案工作不斷、不亂，涉改單位要根據有關規定進行檔案科學處置，有效避免檔案丟、漏、失等問題發生。

（六）避免檔案利用出現矛盾。檔案工作可以簡明地概括為 “收、管、存、用” 四字，其中“用”是做好檔案工作的最終目的，本次機構改革中，有的單位撤銷、有的單位部分業務職責調整，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《機關檔案工作條例》規定，這些情況下，檔案均不得分散。而撤銷單位的人員或職能劃走的人員如何利用原單位的檔案，必須在交接時予以明確規定，避免檔案利用時出現矛盾。

二、解決機構改革中檔案處置與管理問題的對策

（一）解決檔案意識淡薄問題。要解決單位檔案意識淡薄的問題，主要是解決領導觀念問題。為做到機構改革中檔案處置工作不缺位、不混亂、不亂作為，首要是做好自上而下的重視。在青島市嶗山區的機構改革中，區委主要領導積極上位，在全區機構改革會議上大段脫稿強調做好檔案工作的重要性，要求全區各涉改單位要提高政治站位，牢固樹立“四個意識”，以對黨的事業負責、對歷史負責的責任感和使命感，強化責任擔當，采取必要措施，使檔案得到妥善安全處置、檔案工作得到進一步加強。要求涉改改革的部門和單位要建立健全檔案處置工作領導機制，為妥善處置保管檔案提供有力保障。要求新組建和設立的部門或單位，及時建立健全檔案工作制度，落實檔案人員和檔案安全保管措施，推進檔案管理法治化、規范化、制度化，確保機構改革過程中檔案管理工作不斷、不亂。提出檔案處置工作主要做到16個字方針：收集齊全，整理規范，清點準確，交接完備。區委領導重視了，必然會引起各涉改單位領導的重視。其次，檔案部門的及時補位也很重要。在嶗山區的實際操作中，在全區機構改革大會召開三天后，嶗山區檔案局、檔案館馬上召開“全區機構改革檔案處置會議”，區委分管領導到會做了重視指示，區檔案局、檔案館公布了涉改單位檔案處置方案，部署了檔案工作任務和完成時間。會議要求各涉改單位分管領導和辦公室主任參加，以此提高各涉改單位對檔案工作的重視程度。各單位領導的重視，對于推進檔案處置工作必然產生極大的促進作用。

（二）檔案部門要提高參與機構改革的主動性。對于檔案部門而言，提前介入機構改革，及時掌握改革動態是做好涉改單位檔案工作重要一環，也是體現檔案部門價值、政治站位的重要作為。在嶗山區的機構改革中，嶗山區檔案局、檔案館的領導，主動要求提前介入，及時與區機構編制委員會辦公室聯系，提前了解到了機構改革變化情況，提前做好涉改單位檔案管理處置計劃，避免了因機構變動或撤銷后無人管理檔案情況的出現。嶗山區檔案局、檔案館提前介入，也使得全區機構改革檔案處置會議能夠在全區機構改革大會后三內便得以召開，涉改單位檔案任務得以及時貫徹落實。

（三）使涉改單位明確檔案局和檔案館的工作職責。在1月18日召開的嶗山區機構改革檔案處置會議中，明確了檔案局和檔案館的職責，檔案局負責機構改革涉及部門和單位的檔案管理與處置工作方案審查、檔案交接與管理工作監督指導、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表審查等工作，協調處理檔案歸屬爭議等問題。檔案館要積極做好檔案接收進館的各項準備工作，防止因接收不及時出現檔案遺失等問題。實際操作中由于檔案局人員尚未到位，檔案館就應該責無旁貸地肩負起檔案局和檔案館的所有責任，直到檔案局的人員到位。

（四）解決涉改單位職責不清，檔案人員過早撤離問題。在嶗山區的機關改革檔案處置會議上部署《嶗山區機構改革中檔案處置和管理工作方案》中，明確要求各涉改單位要制定“檔案管理與處置工作方案”，內容包括明確檔案工作負責機構、人員安排和工作職責，檔案收集、整理要求，檔案清點、交接程序，檔案保管利用要求以及檔案整理、清點、交接完成時間等?！皺n案管理與處置工作方案”于會議召開的一周內送交區檔案館業務指導科，同時，要求區檔案館業務指導科對各涉改單位相關的檔案處置問題，要及時給予答復。《嶗山區機構改革中檔案處置和管理工作方案》還明確規定：“未完成檔案處置工作的，檔案部門負責人和檔案人員不得提前撤離。任何部門和個人不得擅自帶走、留存、轉移檔案。”

（五）解決檔案人員業務不熟、影響檔案處置工作進度問題。在涉改單位檔案處置工作推進過程中，由于檔案局人員不到，在這個特殊時期，檔案館業務指導人員就要肩負起業務指導責任。要解決檔案人員業務不熟、影響檔案處置工作進度問題，可以提供兩種方案，方案一進行業務培訓，可根據新檔案人員的比例選擇培訓方式，當新檔案人員比例高時，要以采取全員集中培訓的方式，講解各門類標準、檔案處置的要求等；如果新檔案人員少，可采取“點菜式”個別培訓的方式，以利于提高培訓效果。方案二在做好保密的前提下建立微信群指導群，在群里進行業務培訓。微信群的好處是可以隨時解答各單位提出的問題，并且讓其他單位知曉，所以方案一和方案二可以同時采用。

（六）明確處置原則，有效避免檔案丟、漏、失，完善檔案交接手續。為做好這項工作，主要從三方面進行加強，一方面是加強檔案材料的收集，要求涉改單位嚴格按本單位的歸檔范圍加強材料的收集，做好文件材料形成者與整理者之間的交接登記，列明檔案明細，雙方簽字，明確責任；二方面加強檔案整理者與本單位檔案管理部門的交接，特別是專業檔案，按照“誰形成，誰整理”的原則，專業檔案一般由專業檔案形成科室整理，整理完整后移交檔案管理部門（一般是單位辦公室），交接時也要列明檔案明細，雙方簽字，明確責任；三方面做好單位撤銷、合并、拆分、部分職能調整相關檔案的處置工作，根據《機關檔案工作條例》第二十六條規定，“機關撤銷或合并必須將本機關的全部檔案進行認真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進行處理：一是撤銷機關的檔案，應向有關的檔案館進行移交或由有關主管機關代管；二是機關撤銷的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機關代管或向有關的檔案館移交；三是一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交合并后的機關代管或向有關的檔案館移交；四是一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接入機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或者復制；五是機關撤銷或者合并時，沒有處理完善的文件材料，可以移交新的機關繼續處理，并作為新的機關的檔案加以保存；六是一個機關改變了領導關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理?！鄙娓膯挝坏臋n案無論移交檔案館，還是按規定移交其他接收單位，都應該列明檔案明細，交接雙方簽字，明確責任。

（七）解決檔案利用出現矛盾的問題。《機關檔案工作條例》規定：“一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接入機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或者復制。”涉改單位在檔案交接的過程中必須對檔案利用問題做出明確規定，規定查閱“秘級檔案”“內部檔案”“公開檔案”等不同情況需要履行的手續，確保職能劃走科室和人員能夠方便高效地利用原職責形成的檔案。

在關機構改革檔案處置過程中，可能還會遇到其他問題，檔案部門只要主動擔當，積極協調，相信各種問題會迎刃而解。