“五大發展理念”引領下的高校檔案工作發展策略

文·戴群

2016年9月27日，國家檔案局局長李明華在全國檔案館工作會議上的講話中指出：“黨的十八屆五中全會提出的創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，集中反映了我黨對經濟社會發展規律的新認識，具有重大的理論意義和實踐意義，是新時期堅持和發展中國特色社會主義的科學理論指導和行動指南，也是十三五時期檔案館事業的發展思路和發展方向。[1]”高校檔案館作為我國檔案館網絡體系中的重要組成部分，必須認真踐行這一指導思想，深入透徹的領會五大發展理念的內涵和實質，發揮其在高校檔案工作發展中的引領和指導作用。

一、五大發展理念引領高校檔案工作的高度契合性分析

（一）高校檔案工作的信息化建設以高科技為支撐，要求以創新為突破口

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》在發展目標中明確指出，要“創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。[2]”在當前的時代背景下，加強高校檔案信息化建設成為檔案事業發展的必然選擇。這不僅是推進檔案管理現代化的客觀要求，也是不斷提高高校檔案管理能力和服務水平的必由之路。“高校檔案工作必須轉變觀念、與時俱進、開拓創新，用新觀念、新辦法解決新時期高校檔案面臨的新情況和新問題，積極主動應對時代賦予高校檔案工作的創新要求，推動高校檔案工作健康快速發展，跟上高等教育事業改革與發展的步伐。[3]”加快高校檔案的信息化建設，必須以高科技尤其是網絡信息技術為支撐。隨著技術發展的日新月異，要想緊跟時代步伐，創新將是我們一切工作的突破口。

（二）高校檔案工作的資源體系建設，需要學校各歸檔單位的協同配合

“檔案資源建設是一項事關檔案事業興旺發達的基礎性工程”[4]。高校檔案館的資源體系建設，要求豐富和優化檔案館藏。目前，高校檔案館館藏涵蓋范圍廣泛，包括黨群、行政、教學、科研、財會、基建、設備、出版、產品、外事、聲像等各類檔案。除此之外，高校在課程改革、教學水平評估、機構精簡、特色辦學等復雜多樣的工作中，也產生著大量的應歸檔的文件材料。確保各類檔案及時接收進館是高校檔案工作的基礎性工作，也是重中之重。然而，由于高校檔案館的長期被漠視的處境，導致學校各單位對歸檔工作的也連帶著輕視，對重要的文件材料要么不及時收集整理，散落各處甚至遺失；要么文件材料不愿意上交檔案館，強行自己保存，一旦職位更替，交接不當，就會導致重要檔案材料的無跡可尋。“協調”發展理念將對扭轉這一惡性發展態勢有重要的指導作用。這就要求檔案工作者在日常業務工作中，與歸檔單位溝通接觸時熱情友好，對檔案的重要性耐心細致的講解，促使他們對檔案工作的態度逐漸改觀。這樣一來，檔案的接收進館工作就會順暢很多。檔案資源體系建設也會進入良性發展軌道。高校檔案工作者必須不斷地全方位、多渠道地收集資料以充實庫藏檔案內容，不斷提高庫藏質量，制定計劃，有重點有目的，加大力度收集對學校發展有益的精品檔案資源，并重視加強對館藏檔案資源的定期優化重組和集成編研，使其更加有序化和系統化，爭取更準確、高效地為高校各項工作提供更為優質、便捷和人性化的服務。

（三）高校檔案工作的安全體系建設，要求走和諧永續發展的道路

隨著檔案信息化建設的持續推進，高校檔案的安全隱患和安全風險也在持續增加，如黑客攻擊、病毒入侵等。面對嚴峻的檔案安全形勢，高校檔案工作者必須著力構建高校檔案安全防范體系，增強安全意識，提高規避和防范風險的能力，確保檔案的絕對安全，走出一條和諧永續發展的道路。這也與“綠色”發展理念不謀而合。

（四）高校檔案工作的利用體系建設，要求推動館藏信息的開放和共享

長久以來，我國的檔案工作重心始終在檔案實體的管理上，加之對保密性的過于強調，形成了高校檔案館半封閉性的工作狀態。日復一日的重復著檔案收集、蓋章、裝訂、排架等如流水線一樣固定而死板的工作模式。在服務利用方面，其工作模式也是繁瑣而耗時的。一旦用戶上門查找，首先要根據用戶的查借閱需求，進行歸檔目錄的人工檢索。然后去庫房調卷，最后復印蓋章等。整個工作流程都靠人工完成，這與信息社會的發展是極為不對稱的，檔案的社會服務功能沒有得到有效發揮。亟待高校檔案工作者轉變思維方式，樹立開放和共享的服務理念，推動館藏信息的電子化和網絡化。

二、以五大發展理念為指導，構建高校檔案工作發展新體

（一）以“創新”理念推進檔案信息化

“所謂檔案信息化，是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式為社會提供服務為重心的轉變過程。[5]”“創新”作為五大發展理念之首，一直是政府工作報告的高頻詞匯。“創新即打破傳統思維模式的束縛，采用一種新的發展眼光或者新的發展態度，對特定事物進行更新變革，使其能夠適應現代化發展的需求。[6]”以“創新”理念推進檔案信息化，首先是要解放思想，轉變工作方式。實現工作重心從傳統的紙質實體的管理向數字資源的管理利用上來；變以往陳舊落后的手工管理方式為現代化的智能化網絡化管理方式。其次要創新檔案管理模式。傳統的檔案管理模式已經無法適應信息社會的迅猛發展，創新檔案管理的模式迫在眉睫。我們要充分運用信息社會的高精尖的現代化手段，對照檔案管理日常工作的各個環節和具體流程，爭取簡化優化工作步驟，利用技術解放人力，不斷提高檔案服務利用效率。

高校檔案管理者要準確把握十三五時期檔案事業發展方向，實現自主創新和集成創新。注重跨學科跨專業的有機融合，充分運用相關領域的前沿科技，推動檔案事業更好的為高校師生服務。以筆者所在的高校檔案館為例，檔案信息化建設依托的科技創新主要在于自主研發適合高校實際的檔案管理系統，實現文件材料收集、立卷歸檔和信息發布的網絡化。最好能做到辦公自動化系統與檔案管理系統的無縫銜接和功能互動，使辦公自動化系統產生的電子文件的自動一體化歸檔。此外還要與高校的其他主要應用系統（如教務系統、設備系統、人事系統、科研系統、固定資產管理系統等）實現數據交換、集成和整合。更為重要的是，要改變利用者獲取資料的方式和途徑，讓用戶通過網絡能夠快速、有效地獲得所需信息。

（二）以“協調”理念開展檔案日常工作

“協調是成事成功的一大規律、一把金鑰匙，是全面建成小康社會決戰決勝的一大核心理念。[7]”檔案日常工作的順利開展，必須依靠學校各職能處室和教學單位的協調配合。要改變目前工作的窘境，就要求高校檔案管理者在協調理念的指引下，充分發揮主觀能動性，力求改變現狀。首先需要解決思想認識問題。要努力引導全校師生員工，尤其是主管領導同志，充分認識到檔案工作對高校長久發展的重要性。領導重視程度的提高，將極大推動檔案日常工作。其次，高校檔案工作者要加強溝通能力的培養。在信息社會條件下，高校檔案工作者要想更好的勝任自己的本職工作，全面提高自己的溝通和交流能力是一個基本的前提條件。其一，高校檔案部門要轉變以往封閉保守的工作模式，積極樹立“走出去”的開放姿態。對檔案館的工作內容、職能、收集檔案和查閱檔案流程，在校園內通過印發小冊等各種方式進行宣傳普及。要定期組織檔案專題講座，舉辦精品檔案展覽和檔案趣味知識競賽，或者有獎征集檔案學術論文等，激發廣大師生員工對高校檔案的興趣，使他們更好的了解檔案的價值和作用，增強其歸檔工作的積極性和主動性。其二，檔案工作者在工作中不能安于現狀，要充分發揮主觀能動性，成為主動的溝通者，“在檔案工作流程中積極地進行前端介入和控制”[8]。其三，要積極與檔案形成部門或機構建立起高效率的雙向溝通渠道，通過雙方共同努力提高檔案工作效率。

（三）以“綠色”理念構筑檔案安全新格局

綠色發展理念要求高校檔案館走可持續發展道路。隨著檔案信息化程度的不斷提高，數字檔案的信息安全問題也日益突顯，網絡黑客攻擊和病毒入侵等都對檔案信息安全構成潛在威脅。以“綠色”理念為指引，構建檔案安全體系刻不容緩。檔案工作者必須切實增強檔案網絡安全意識。高校檔案部門要盡快建立電子文件和紙質文件的雙重安全防護體系，一是嚴格做好檔案庫房的“八防”，除了人工按時檢查外，還要利用現代智能化設備，建立庫房自動溫濕度控制、視頻監控系統、自動消防與氣體滅火系統等，做到人防與技防雙管齊下，保證萬無一失。對年代久遠的珍貴孤本檔案要盡快進行搶救性修復和復制，爭取延長其保存壽命。二是針對電子信息易改動和消失的特性，要定期做好電子文件的安全性和有效性的排查工作，防止病毒的入侵。同是要對檔案管理系統的運行除了進行監控和定期的安全維護外，還要及時進行全文數據庫和目錄數據庫的備份。三是要對檔案的密級進行嚴格界定，對計算機進行加密處理，對檔案管理系統中的用戶使用權限區分明確，分類加密。確保檔案在使用過程中的絕對安全。

（四）以“開放”和“共享”理念建設檔案服務利用新生態

由于受傳統的“重藏輕用”觀念和檔案機密性的特點的影響，造成了檔案資源長期深鎖庫房，其潛在的價值沒有得到有效的開發，其服務社會的功能也難以發揮。隨著大數據時代的來臨，開放和共享成為勢不可擋的時代潮流。檔案作為寶貴的社會文化資源，也具有共享性。在尊重檔案保密性的前提下，加大檔案資源的開放力度成為時代選擇。對高校檔案館來說，讓珍貴的教學科研等精品檔案資源向高校師生開放，使其共享學校長期以來的優質教學成果，有利于高校檔案館更好的參與校園文化建設，更好的發揮其服務利用職能。首先，要轉變觀念，重視檔案資源的主動開發和利用。檔案的數字化和網絡化進程，極大地激發了用戶的信息共享需求。作為高校檔案的管理者，除日常業務工作外，要積極主動的了解高校師生員工以及社會各界人士對高校檔案工作的內在需求，適時開展一些針對性的調研工作，爭取做到對用戶需求事先了然于心，以便為其提供最便捷高效的服務。此外，還要高瞻遠矚，努力尋找高校檔案工作助力學校長遠發展和服務社會的切入點，加大有價值檔案的征集力度，實現檔案文化資源更高程度的開放和共享，使其價值得到更好的發揮和利用。其次，要創新工作思路，充分利用新媒體等現代化手段，更好的推動檔案資源的開放和共享。我們可以充分利用微博，微信公眾平臺等發布檔案信息，使用戶可以通過網絡檢索等查詢功能搜集到所需要的信息。還可以利用檔案管理平臺，建立各種數據庫，力求不斷改進服務方式，為用戶提供開放式服務、個性化服務和特色服務，不斷促進檔案信息的共享。目前，不少走在前列的高校檔案部門已經實現了文檔一體化管理，用戶不再受空間和時間的限制，通過檔案網絡足不出戶便能準確的獲取所需檔案信息。此外，近日筆者還了解到，浙江省通過統一入口、統一流程、統一標準，實現了“一網查檔、百館聯動”。檔案資源實現了全省范圍內的開放和共享，值得各高校檔案館借鑒和學習。