淺談道路橋梁的檔案管理工作

文·毛旭楠

道路橋梁的建設(shè)從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工到最后的驗(yàn)收交付用時(shí)相對漫長，在其過程中的產(chǎn)生眾多勘測數(shù)據(jù)稱之為測繪檔案。對這些檔案的維護(hù)十分重要，一個(gè)數(shù)據(jù)偏差就可能造成重大的安全隱患。因此，良好的檔案管理程序，能對中期的預(yù)埋管道分布和后期的道路橋梁維護(hù)養(yǎng)護(hù)工作供重要的數(shù)據(jù)支撐，能對以后的道路橋梁交匯施工、穿越施工提供重要的技術(shù)規(guī)范，能為道路橋梁施工企業(yè)制定計(jì)劃方案提供有效的參考資料。做好道路橋梁的檔案的收集和管理工作，充分發(fā)揮其巨大的價(jià)值和作用，是道路橋梁建設(shè)必做的工作之一。

一、道路橋梁檔案的特點(diǎn)

（一）綜合性

道路橋梁檔案是逐步成型的，需按工程進(jìn)度逐步完善和整理，從最初的立項(xiàng)勘測、到工程設(shè)計(jì)、方案論證以及后期的施工管理，檔案的整理工作要一層一層深化和細(xì)化，具有一定的綜合性。一個(gè)工程項(xiàng)目形成的材料包含了的多個(gè)方面的信息和多種載體，如設(shè)計(jì)過程中的報(bào)告、方案、各種專業(yè)的橋梁規(guī)范、計(jì)算方法，如底圖、藍(lán)圖、白圖等各種圖紙，如紙質(zhì)檔案和電子檔案

（二）成套性和專業(yè)性

工程設(shè)計(jì)從項(xiàng)目開始階段，需要經(jīng)過設(shè)計(jì)招標(biāo)、方案設(shè)計(jì)等一系列的設(shè)計(jì)程序，這期間形成的檔案與相應(yīng)的工程計(jì)劃密不可分，必須保持相關(guān)檔案設(shè)計(jì)的成套性，以保障工程建設(shè)的有效實(shí)施。在實(shí)際的設(shè)計(jì)階段，其形成的文件以及對應(yīng)的檔案設(shè)計(jì)，和相關(guān)專業(yè)具有緊密的聯(lián)系，因此在實(shí)際執(zhí)行過程中，需要專業(yè)人士進(jìn)行整理和核對，從而形成準(zhǔn)確的專業(yè)性檔案，如建筑設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等。

（三）階段性

道路橋梁工程涉及的時(shí)間跨度較長，因此工程建設(shè)往往呈現(xiàn)階段性分布，也讓相關(guān)的檔案呈現(xiàn)出階段性劃分。如工程設(shè)計(jì)階段形成的設(shè)計(jì)資料，主要是有設(shè)計(jì)前期的項(xiàng)目批文、設(shè)計(jì)任務(wù)書、地質(zhì)勘測報(bào)告等相關(guān)的設(shè)計(jì)依據(jù)。還有根據(jù)設(shè)計(jì)依據(jù)形成的設(shè)計(jì)成果，如方案設(shè)施、工程預(yù)算書，施工圖紙等，這些都需要求以檔案或者附件的形式進(jìn)行保留。并且，在各個(gè)階段形成的工程資料，也要分階段、分步驟地進(jìn)行整理，從而獲得較為理想的檔案管理體系。

（四）周期長，數(shù)量多且整編量較大

工程設(shè)計(jì)階段受工程性質(zhì)、建設(shè)難度、規(guī)模大小以及技術(shù)條件等各方面的因素影響，建設(shè)周期長短不一，不利于工程設(shè)計(jì)以及檔案的統(tǒng)一整理。在工程設(shè)計(jì)施工的各個(gè)環(huán)節(jié)中涉及的材料數(shù)量較多，如設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、施工圖紙等，這些工作相對集中，導(dǎo)致檔案工作量較大。由于工程建設(shè)分為不同的階段，參與設(shè)計(jì)的部門不同，參與建設(shè)的人員復(fù)雜，對相關(guān)檔案材料有的不會(huì)按照檔案工作要求進(jìn)行整理和管理，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、道路橋梁的檔案管理的措施分析

（一）檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

道路橋梁檔案管理工作貫穿整個(gè)工程建設(shè)的所有階段，也對今后的道路橋梁安全維護(hù)工作起著一定的指導(dǎo)作用，這就需要一批具有專業(yè)素質(zhì)的檔案人才管理團(tuán)隊(duì)，對檔案管理工作實(shí)現(xiàn)精確化、規(guī)范化的改革，從而幫助相關(guān)企業(yè)建立一套詳細(xì)的檔案工程參數(shù)，為檔案工作的開展夯實(shí)基礎(chǔ)。因此，企業(yè)要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況，進(jìn)行必要的培訓(xùn)工作。并定期組織人員到先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，幫助員工提高工作能力。同時(shí)，也可以引進(jìn)一些在檔案管理方面具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)管理人才，充實(shí)現(xiàn)有的檔案人才隊(duì)伍，使道路橋梁的檔案管理工作有充足人力資源保障。例如，某道路施工單位，為了能夠做好相道路橋梁的檔案管理工作，引進(jìn)了一大批檔案管理工作方面的人才。基于這種對人才的科學(xué)化管理，充分發(fā)揮了員工的實(shí)干精神，使檔案工作在專業(yè)人才的開拓中打開了新局面，為道路橋梁檔案管理工作提供了新的方式方法。

（二）規(guī)范化管理，落實(shí)相關(guān)法規(guī)

檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要遵守《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)。因此，要求檔案工作管理人員根據(jù)相關(guān)法律的要求，對檔案的進(jìn)行嚴(yán)格管理。如對于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，檔案管理人員必須對各個(gè)部分提出相關(guān)要求，令其定期向檔案部門移交，進(jìn)行集中管理。同時(shí)要建立科學(xué)的管理制度，檔案的收集、整理、保管、利用做出明確規(guī)定，既確保檔案安全，又能夠有效利用，使檔案的實(shí)用價(jià)值得以發(fā)揮。同時(shí)，要求檔案所有者根據(jù)相關(guān)法規(guī)妥善保管檔案，確保檔案管理環(huán)境的穩(wěn)定性和安全性，如果因不安全原因可能出現(xiàn)損毀檔案的，國家有關(guān)部門可以代為保管。另外，根據(jù)相關(guān)保密性原則，道路橋梁等相關(guān)檔案一律不允許轉(zhuǎn)賣給其他的國家，如有需要復(fù)制以及交換的，需要按照國家有關(guān)法律執(zhí)行。

（三）知識更新，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性

檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要熟練地掌握相關(guān)知識，總結(jié)一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，為檔案管理的高效開展提供先進(jìn)的理論指導(dǎo)。在實(shí)際的工作過程中，要針對道路橋梁檔案管理中涉及到的先進(jìn)技術(shù)，如對路基路面設(shè)計(jì)、橋梁設(shè)計(jì)等前沿知識進(jìn)行有效理解和深入把握，并對其中經(jīng)常出現(xiàn)的問題進(jìn)行綜合性探討，從而增強(qiáng)檔案管理人員對道路橋梁檔案的科學(xué)管理能力，真正的發(fā)揮出道路橋梁檔案管理的作用。

（四）做好工程資料的收集整理工作

工程檔案管理工作的基礎(chǔ)，是對工程資料進(jìn)行完整地收集和科學(xué)地整理，這需要相關(guān)工作人員能認(rèn)真地完成對工程資料的校對工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。具體說來，一是根據(jù)國家頒布的法律法規(guī)、規(guī)章制度，對于本部門的資料進(jìn)行必要的篩選，使其符合檔案管理工作的要求。二是需要檔案管理人員根據(jù)檔案管理要求，對其進(jìn)行必要的歸類和移交，并對其中存在的問題，進(jìn)行仔細(xì)核對，剔除錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確資料，補(bǔ)充應(yīng)歸檔卻未征集來的資料，以保障檔案工作的順利實(shí)施。

（五）建立薪資績效考核制度，提升工作人員的責(zé)任意識

檔案管理工作是集管理性、服務(wù)性為一體的工作，具有嚴(yán)謹(jǐn)性又相對枯燥，崗位極具挑戰(zhàn)性，這也對工作人員提出了更高的要求。因此，需要的根據(jù)實(shí)際情況，建立科學(xué)的薪資績效考核制度，通過合理的安排，讓工作人員的工作態(tài)度、工作能力，同相應(yīng)的薪資水平進(jìn)行掛鉤，使自己的付出和回報(bào)成正比，以此增強(qiáng)管理人員對檔案工作重要性的認(rèn)識，鼓勵(lì)其切實(shí)負(fù)起自己的責(zé)任，積極為工作獻(xiàn)言獻(xiàn)策，解決工作中的突出問題，使檔案管理工作邁上科學(xué)高效的發(fā)展軌道，為相關(guān)工程建設(shè)提供有力的檔案資料支撐，使工程建設(shè)能夠形成健康的發(fā)展體系。

（六）加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐

為解決傳統(tǒng)檔案管理模式在存儲(chǔ)以及查閱過程中的問題，道路橋梁檔案需要利用當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，將檔案工作推入電子化管理模式。在相關(guān)資料形成之時(shí)，就并入電子化軌道進(jìn)行收集、整理、歸檔、移交、利用，既節(jié)省人力、物力、時(shí)間、空間，又有益于道路橋梁檔案的完整、統(tǒng)一、高效、共享。

總之，對道路橋梁檔案的管理，需要根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況制定相應(yīng)地管理措施，配備高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，并加強(qiáng)規(guī)范化管理，落實(shí)相關(guān)法規(guī)，做好電子檔案的創(chuàng)建工作，以保障檔案管理工作在政策、制度、人才、技術(shù)的支持下有序開展。