淺析大數據時代的數字化人事檔案管理

文·李彬

在大數據時代背景下，對信息管理的要求越來越高，而人事檔案管理作為一種信息管理形式，面臨著新的機遇和挑戰。數字化人事檔案管理，是隨著科學技術發展有別于傳統紙質人事檔案管理的新檔案管理形態，按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將人事紙質檔案轉化形成數字圖像和數字文本，能夠實現人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、統計、查借閱等日常工作的數字化，并可以通過網絡系統，實現檔案信息資源的共享。將信息技術應用于檔案管理工作中，使人事檔案管理數字化，提高服務效率和精確率，是新時代廣大檔案管理工作者亟須實踐和研究的一項課題。

一、數字化人事檔案管理的新優勢

（一）安全集中

人事檔案具有長久性，需要永遠保存，紙質文件由于頻繁的借用而被損壞甚至丟失。采用數字化檔案管理方式，不僅可以減少紙質檔案的翻閱次數，延長其使用壽命，還可以進行原檔案的備份、共享，保證了檔案的利用安全，提升了檔案的利用率。相較于傳統紙質人事檔案管理的有形庫房存儲，數字化檔案管理具有集約性，其存儲介質從紙張等轉變為光盤、硬盤等新型載體，體積小、容量大，可以有效地節省存儲空間。

（二）節約高效

數字檔案管理將傳統的文件信息對象轉化成數字信息，節省存儲成本，節省空間，便于快速訪問，實現“無紙化辦公”。在檔案查閱、提取及增添等方面，傳統紙質干部人事檔案管理模式，一直處于一種封閉的狀態，一切程序都需要手工操作，較為繁瑣。數字化檔案管理具有突出優勢，實現了從手工檢索到電腦檢索的轉變，檔案管理人員僅需要根據系統操作提示，即可快捷、有效、準確地完成工作，提高了辦公效率。

（三）實時更新

傳統紙質人事檔案管理從信息收集、加工整理到入庫存檔，往往需要多人協作完成，操作過程中所經過的環節較多，有時會造成信息過時，影響檔案材料使用的實效性。而數字化人事檔案管理可以避免這個問題，及時信息更新，從而保證檔案材料使用的準確性。

（四）管理規范

數字文件管理是將傳統的文件信息對象以紙張作為載體轉換為機器可讀文件進行存儲，有效地杜絕了在查閱檔案過程中可能發生的抽取、撤換、涂改等現象，既提高了檔案管理的規范性，又保障了檔案的真實性。同時，數字化干部檔案管理系統建設，為檔案管理由靜態管理轉化為動態管理提供了必要條件。

二、數字化人事檔案管理的新需求

（一）人事檔案信息處理需要數字化

人事檔案信息處理是管理工作的重要環節，大數據分析所處理的信息都是存儲于計算機內部的數字信息，通過利用數字化和網絡化技術，能夠提高人事檔案信息管理數字化的質量。人事檔案管理在大數據時代背景下，將原有的檔案信息進行數字化、建立數據庫，使數字化和網絡化的管理代替人工管理，人事檔案信息管理人員對個人檔案信息賬號進行檢索，就能夠快速調取個人檔案資料的全部內容，全面分析個人的發展。從而提高人事檔案信息管理的整體質量，節約人事檔案信息管理的費用和時間。

（二）人事檔案信息結構需要科學化

數據化檔案信息不單單是指記錄在檔案文件當中的信息，而是一個系統化的信息庫，它不僅需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種現代化技術的支持，還應該結合單位自身的實際發展水平進行分析，有效制定科學的管理方式。檔案信息的存儲結構一定要科學，可以采用專業的數據庫類存儲檔案信息，并根據人事檔案信息自身的特點來采用樹狀結構、鏈狀結構等不同的數據結構形式來對檔案信息進行存儲，以便于在進行大數據分析時能夠快速地實現對有用信息的查找和分析。

（三）人事檔案信息管理人才需要專業化

在大數據時代背景下，數字檔案信息需要由專業的檔案管理人才進行管理。專業化的檔案管理系統需要專業的人才進行開發和維護，才能保證檔案錄入提取的安全性和準確性。專業化的人事檔案信息管理人才，不僅要能夠熟練地運用檔案管理系統，能夠對檔案管理系統的運作原理有較為深刻的理解，而且要對所需要管理的檔案信息有專業級別的認知，能夠根據實際情況來對信息進行解構整理，能夠將信息完整地保存在檔案管理系統中。

三、數字化人事檔案管理的新矛盾

一方面，現有數字化人事檔案管理技術設備尚不完善，不能滿足數字化人事檔案管理的實際需求。很多關鍵技術難題未能有效突破，制約了檔案管理人員的數字化檔案管理工作，有可能降低人事檔案管理的效能，甚至使人事檔案信息面臨泄密和篡改的風險。同時，檔案管理軟件嚴重缺乏，系統程序版本低，加之許多設備存在老化或過時的現象，軟件的搜索功能和兼容性也比較差，都影響推進檔案數字化的速度和效率。

另一方面，檔案管理人員的專業化素質亟待提升。檔案信息化的實現，需要以檔案信息化專業技術人員為保障。檔案信息化工作的先進技術水平和專業技術人員較高的知識素養，是確保檔案信息化工作順利開展的關鍵。而實際工作中，檔案部門普遍缺乏現代化高技術人才，檔案、信息處理復合型人才匱乏的現象尤為突出。另外，檔案管理員工作流動性相對較大，也制約了數字化檔案管理的發展。

四、數字化人事檔案管理的新策略

（一）完善人事檔案信息管理系統的功能設計

在大數據時代背景下，不僅要確保電子檔案的完整，而且要降低檔案存檔時故障的發生率。檔案管理工作可以緊隨檔案現代化發展的步伐，開發和利用檔案數據的云存儲。同時，在對檔案數據進行云存儲的過程中，積極開發各項功能完善的檔案信息管理系統來提高檔案管理質量。隨著數據云存儲的發展，檔案管理的信息化水平將也會隨之提高，對數據的處理能力會得以有效加強，從而更好適應人事檔案管理需求。

（二）提升人事檔案管理人員的綜合素質

相關部門要重視提高檔案管理人員的專業化素質，對檔案管理人員進行定期培訓，安排專業人員開展“人事檔案基礎知識培訓”等活動，力求將理論知識與實際工作結合起來，確保能夠有效提升工作人員的專業技能。積極創新培訓形式，拓展培訓平臺，立足崗位鍛煉成才。采取討論分析等方式激發工作人員的工作興趣，增強自身責任感，進而推動檔案管理創新工作順利開展。建議采用考核激勵機制，對于工作完成質量高、工作態度積極負責的員工，要進行表揚和獎勵；對于工作完成質量低、工作態度消極的員工，要進行批評和教育，進而不斷提升檔案管理創新工作人員的綜合素質。

（三）提高人事檔案管理的服務水平

在大數據時代背景下，檔案管理部門要充分考慮利用者的需求。要對利用者的查詢行為進行細致化的數據分析，并針對分析的數據結果來優化檔案管理服務，逐步提升用戶對檔案管理的滿意程度。檔案管理機構也可以酌情建立專門的檔案信息網絡服務平臺，讓利用者通過注冊登錄的方式，能夠進入到檔案信息網絡服務平臺中，查詢自己所需要的檔案信息，從而提高電子檔案信息的利用率。同時，在確保安全的前提下，檔案信息網絡服務平臺可以多開放一些權限，方便查檔利用，提升檔案管理的服務水平。

（四）保證人事檔案資料信息的真實性

在日常工作中，人事檔案管理人員必須要認真負責、嚴謹細致，避免因疏忽大意而造成檔案資料和檔案信息的錯誤。檔案管理工作人員在傳送檔案信息時，要提前做好備份，并定期對檔案信息資料進行核對，從而保證檔案信息的真實性。在購買或定制系統軟件時，須選擇安全系數高、防御功能強的安全保護軟件，從而降低網絡被攻擊或者中病毒的可能性，提高檔案信息真實性、安全性的保障水平。完善數字化人事檔案管理制度，嚴格工作紀律，增強保密意識，注重提高人事檔案管理人員的業務素質，干部人事數字檔案在利用、轉遞和保密等方面要嚴格按照紙質檔案相關要求管理。

在大數據時代背景下，檔案管理數字化是大勢所趨，是人事檔案的管理、存儲及利用方式的革新。數字化人事檔案管理不僅有新優勢、新需求，還面臨新矛盾。只有不斷完善人事檔案管理系統，規范數字化檔案管理工作的流程，提升檔案管理人員的綜合素質，提高檔案管理服務水平，才能使人事檔案管理工作真正實現數字化、自動化與網絡化的發展。