大數據時代檔案管理信息化策略研究★

董曉榮

（淮安區水政監察大隊 江蘇淮安 223200）

在大數據技術的支持下，工作人員能夠對信息庫中的海量數據進行篩選，并解決傳統處理方式中難以解決的問題。因此在檔案管理期間，通過大數據技術可以持續優化檔案管理模式，這也是本文研究的重點所在。

一、檔案管理信息化現狀

信息技術的發展帶動了檔案管理工作的變革，目前各單位在檔案管理期間，為了可以更好地適應未來工作需求，開始推廣檔案管理信息化建設，并已經取得了一定的成果。但是在實際上，現階段檔案管理信息化建設中還存在諸多不足，突出表現為以下幾方面：

（1）檔案管理中應用大數據技術的意識差。在檔案信息化管理中，工作人員尚未形成具體的大數據管理意識，這就導致在日常工作中大數據技術的先進性沒有得到徹底的發揮。雖然已經開始了有關大數據技術的嘗試，但是存在大數據技術水平低、數據規模不統一、使用方法不恰當等問題，這些問題的存在會直接影響大數據下檔案管理工作的實施效果，不利于提高工作效率。同時也有研究認為，目前各單位尚未構建相應的信息化管理制度，這對于檔案管理是不利的。

（2）單位各部門的管理數據相對獨立。在檔案管理中，為了彰顯檔案管理工作的先進性，需要確保檔案管理部門能夠充分收集各部門的資料，并將其匯集到一起，這樣才能讓管理層以及相關業務人員了解單位的實際情況。但是在實際上，單位各部門之間存在層級關系，各個部門之間相互監督、相互制約，再加之部門之間的職權與職位不同，這些都決定了信息的獲取、處理方式存在差異，最終導致在數據護理中存在漏洞，影響了檔案管理水平[1]。除此之外，現階段各部門在檔案信息管理中存在信息獨立的問題，這也為檔案統一管理增加了難度。

（3）缺乏對檔案信息的統一管理。在大數據環境下，檔案管理需要全面采集單位各員工資料，然而各單位在這方面的建設是很欠缺的，甚至沒有構建完整的信息化檔案管理平臺，很多檔案資料都是紙質的，檔案信息缺乏有關的組織與管理，很多不同時間段的檔案信息都是以孤島的形式存在的，沒有被錄入到統一的大數據信息管理平臺上，最終影響了檔案管理的整體水平。

二、大數據背景下檔案管理信息化建設思路

（一）樹立大數據下檔案管理的新理念

在未來檔案管理中，工作人員需要遵照大數據技術的發展優勢，確定檔案管理的新理念，這樣才能更好地適應未來工作需求。為了實現這一目標，下一階段工作中需要重點關注以下內容：第一，提升檔案管理中的大數據意識。未來檔案信息化管理必須要圍繞大數據技術開展，所以在工作中，需要工作人員持續更新工作理念，正確認識到大數據技術對檔案管理工作的重要意義，并在當前技術水平的基礎上，由簡到難地通過大數據技術來創新檔案管理路徑，例如從最簡單的信息技術抓取，發展到繁瑣的大批量檔案信息識別等，最終提高檔案管理能力。而從檔案管理工作的角度來看，隨著大數據技術被廣泛應用于檔案管理中，其先進性也會被更多工作者熟知，實現大數據下的檔案管理也將水到渠成。第二，優化大數據的檔案管理方法。未來在檔案管理中需要進一步認識到大數據技術的先進性，通過大數據技術來改善檔案管理路徑。例如在電子檔案存檔期間，工作人員可以通過大數據技術確定檔案管理的檢索條件，根據檔案的類型、規格、儲存時間等為標準，分類管理各種檔案文件；在檔案的檢索、提取過程中，工作人員可以將檔案管理細化為若干個階段，以人事檔案管理為例，在大數據管理期間，工作人員可以選擇“人事管理”檔案處理信息，此時大數據可以在提取工作人員的這種工作軌跡之后，大量提取人事檔案信息資料發送給工作人員，減少工作人員需要依次查詢人事檔案的麻煩，達到提高工作效率的目的[2]。

（二）實現各部門檔案數據的統一管理

在大數據的檔案管理中，實現各部門檔案數據的統一管理是保證檔案管理水平的關鍵，因此對于這種情況，需要持續改進檔案管理路徑，并注意發揮大數據技術的優勢。針對這種情況，需要工作人員進一步協調各部門之間的關系，在了解檔案管理中信息孤島現狀的基礎上，強化各個職能部門之間的信息溝通，這樣才能強化檔案管理能力。從目前相關技術的發展情況來看，在數據時代下，檔案管理實現了云存儲、云計算，通過標準化建設，工作人員可以將各種檔案管理工作內容進行創新，在統計整個單位的檔案信息資料之后，通過標準化建設，可以將可攜帶式檔案管理設備、指標檔案、電子病歷、人事檔案等不同來源的檔案信息，匯聚到一個統一的云數據平臺中，以供檔案管理的各個業務流程、不同業務主體所共享使用，實現各方檔案數據的優化共享，這樣才能適應未來檔案管理工作需求。

（三）構建完整的大數據檔案信息平臺，實現檔案信息統一管理

在未來工作中，為了可以全面提高檔案管理信息化水平，在檔案管理中需要創建不同的大數據信息流通平臺，在工作中需要發揮大數據技術的先進性，這將會成為檔案管理的必備內容。在實施階段，工作人員應該進一步發揮大數據檔案平臺的作用，采用統一的信息數據存儲、管理、接收、編輯、清理等處理過程，方便對各個檔案處理過程進行改進。在后續工作中，工作人員需要依靠大數據技術優勢，進一步探索大數據平臺的優勢，探索出面向未來的大數據檔案管理新路徑。例如通過大數據信息采集，將人員的個體信息全面上傳到數據平臺上，當產生數據應用需求的情況時，通過相應的數據識別檢索標準，就可以獲得全面的員工信息，方便單位對員工檔案信息做統一編輯、管理。所以根據這一要求，工作人員需要合理應用大數據技術，而不能將殘缺的數據或者獨立數據作為檔案管理的核心內容，所以在條件允許的情況下，需要建立完整的大數據檔案信息平臺，完成各項檔案信息資料的處理、溝通，這樣才能適應未來工作需求。

三、結語

本文詳細介紹了大數據時代檔案管理信息化建設的相關內容，從本文的研究內容可知，在未來檔案管理中需要進一步發揮大數據技術的優勢，通過持續地創新技術應用路徑，適應未來檔案工作需求，這樣才能讓檔案管理成為支持單位各項工作開展的重要支撐。