試論城市圖書館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)

□楊 潔 天津市西青區(qū)圖書館

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為城市圖書館檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)創(chuàng)造了條件。城市圖書館是一個(gè)城市傳播知識(shí)的天堂，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，城市圖書館所擁有的圖書種類和數(shù)量越來(lái)越多，傳統(tǒng)的管理方式容易造成圖書破損，并且在查找和整理上也相對(duì)困難。計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的出現(xiàn)，給城市圖書館檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向，因此實(shí)現(xiàn)城市圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、城市圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要作用

（一）數(shù)字化能夠提高圖書館檔案管理工作質(zhì)量

數(shù)字化技術(shù)在城市圖書館檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠以較少的人力資源實(shí)現(xiàn)對(duì)海量圖書檔案的規(guī)范化管理，通過(guò)將紙質(zhì)檔案掃描快速錄入計(jì)算機(jī)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所有圖書檔案的信息化管理。工作人員只需利用計(jì)算機(jī)就可完成對(duì)圖書的分類、整理、查找等工作，不僅提高了工作效率，還能根據(jù)工作需要對(duì)檔案進(jìn)行修改和完善，以此來(lái)確保檔案的完整性。

（二）能夠提高工作質(zhì)量

相較于傳統(tǒng)的檔案管理，城市圖書館檔案管理的數(shù)字化不僅節(jié)省了物力、人力，同時(shí)還降低了因人為失誤造成的工作錯(cuò)誤，有效提高了工作質(zhì)量。數(shù)字化檔案管理工作開展后，工作人員只需在計(jì)算機(jī)上操作指令就能完成對(duì)應(yīng)的工作，從而提高了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

（三）能夠儲(chǔ)存更多檔案

在城市圖書館開展數(shù)字化檔案管理工作后，圖書館實(shí)現(xiàn)了對(duì)更多檔案的儲(chǔ)存，用戶在使用時(shí)，只需通過(guò)計(jì)算機(jī)終端就能完成快速查詢，找到自己所需信息，使檔案管理工作更加靈活、高效。同時(shí)，工作人員可以根據(jù)用戶需求增加檔案管理內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充、修改、復(fù)制等。

二、城市圖書館檔案管理與數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）積極完善相應(yīng)的數(shù)字化配套設(shè)施

為確保城市圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的有效開展，圖書館應(yīng)積極建設(shè)完整的配套設(shè)施，加強(qiáng)硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)造有利條件。首先，工作人員需配齊必備的硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀等，并定期檢查設(shè)備的運(yùn)行性能，對(duì)老舊設(shè)備及時(shí)更新、升級(jí)。其次，工作人員要結(jié)合圖書館檔案管理工作的需要，積極構(gòu)建數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，完善信息接收、信息采集、檔案整理、檔案檢索等系統(tǒng)和相關(guān)功能，確保檔案管理工作系統(tǒng)的整體性。

（二）運(yùn)用數(shù)字化分析讀者需求，不斷升級(jí)檔案使用服務(wù)

城市圖書館檔案管理人員可以借助數(shù)字化建設(shè)分析讀者需求，根據(jù)分析結(jié)果了解讀者需求方向，結(jié)合讀者需求實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案使用服務(wù)功能的升級(jí)，從而為讀者提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。一方面，要完善檔案業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變程序，及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，豐富數(shù)據(jù)查詢功能的方式和方法，讓讀者能夠輕松、快速地查找到自己所需信息，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)水平；另一方面，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘分析的辨識(shí)手段，對(duì)信息論與相應(yīng)概率論進(jìn)行整合，提高重點(diǎn)、熱點(diǎn)等信息的快速提取功能，以達(dá)到更精準(zhǔn)的服務(wù)。

（三）建立信息檔案管理

為了提高城市圖書館檔案管理的規(guī)范化和實(shí)用化，首先要明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理目標(biāo)，使檔案管理人員能夠在實(shí)際工作中有章可循。為確保數(shù)字化檔案管理在城市圖書館更好地發(fā)揮作用，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需嚴(yán)格遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的名稱、檔案的類別以及檔案的保存日期，將檔案內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一完善，便于為以后人們使用、查閱檔案提供幫助。圖書檔案實(shí)施數(shù)字化管理后，將煩瑣的檔案信息按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，管理方式更加多樣，并且容易保存，對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修改時(shí)也更加方便、容易。

（四）設(shè)立專職檔案管理員

城市圖書館要選派專人負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理，對(duì)于圖書館內(nèi)的日常檔案采取集中管理的方法，成立專門的機(jī)構(gòu)，選派專門人員實(shí)現(xiàn)對(duì)此項(xiàng)工作的管理。對(duì)于基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)流程檔案由相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門實(shí)行分散管理，同時(shí)各部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，以便根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用。對(duì)于重點(diǎn)檔案文件要及時(shí)呈報(bào)，通過(guò)這樣的過(guò)程增加個(gè)人和部門開展檔案管理的積極性。此外，圖書館要定期開展對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)管理。

隨著信息技術(shù)在全國(guó)各行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，城市圖書館應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)力度，充分挖掘圖書館檔案的優(yōu)勢(shì)與潛能，從完善檔案管理制度、建立檔案管理體系、研發(fā)圖書館檔案管理軟件、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等方面入手，加快圖書館檔案檢索與利用的自動(dòng)化水平，提升圖書館檔案管理質(zhì)量和效率。