對做好計量檔案管理工作的認識與思考

文/薛 蕾

計量檔案是計量工作和質量認證的重要依據，但在實際工作中忽略計量檔案的收集和整理，使計量檔案無法反映測量設備的真實情況，本文針對計量檔案的特點進行簡要分析，以提高企業計量管理工作的質量和效率

企業檔案資料對企業發展具有良好的促進作用，在企業科研、生產過程中檔案管理工作具有非常重要的地位，良好的檔案管理可以在企業發展過程中起到催化劑的作用。現代企業中科技檔案、人事檔案、設備檔案、計量檔案、財務檔案等都是企業檔案的重要組成部分，做好各種檔案的管理和使用工作將直接關系到企業的發展和各項經濟活動的進行。作為計量管理單位的一名檔案管理員，深知儀器儀表檔案在生產運行中發揮著不可替代的作用，所以強化儀器儀表類檔案的管理，可以提高儀器儀表使用率和周轉率，為企業科研生產提供有力保障。

現代化工業生產要求企業必須專業化、自動化、機械化，儀器儀表計量就是現代化工業生產中一項基礎的技術工作，特別是在提高產品質量和技術保障方面起著非常重要作用。舉例來說，生產現場使用的一把普通游標卡尺是否能準確計量產品零件，就需要計量部門通過專業的檢測設備進行檢定，卡尺的檢定周期是12個月，也就是說每隔12 個月就需要計量一次，因為不能保證在生產過程中卡尺長期使用而造成磨損，每次計量檢定過程都留有記錄，以便后期查詢，這些留存的檢定記錄就是計量檔案的一部分，在企業生產過程中具有特殊重要地位。

一、計量檔案的概述

計量就是利用技術和法制手段實現單位統一和量值準確可靠的測量。計量檔案就是在計量過程中取得的結果或提供完成活動的證據而產生的文字資料。計量檔案是測量設備在使用、維修、報廢、管理等方面的重要依據，是判定測量設備是否能正常使用的必要條件，對測量設備后期管理起著非常重要的作用。

二、計量檔案管理的特點

計量檔案的管理是對測量設備檔案收集、歸檔、借閱、使用等環節的管理，根據測量設備的驗收可將計量檔案管理分為驗收前管理和驗收后管理兩個階段。

1.驗收前檔案管理

企業購置一臺測量設備，檔案收集工作就要從前期的預算計劃、市場調研報告、實施申請、招（投）標文件、比價結果、購置合同、（如果購置的是進口的測量設備，還需要廠商授權證明、代理商資質、海關進口貨物報關單）等環節開始，每一步的文字資料都要收集。驗收前的檔案資料是計量檔案的重要組成部分，也是對計量管理工作進行檢查、管理的原始依據。

2.驗收后檔案管理

測量設備驗收后，儀表驗收單、開箱單、校準證書（二方校準證書）、儀器儀表說明書、儀表電路圖、儀表包裝說明、儀表附件資料等每一個與儀表有關的資料都要留存，并登記上賬。驗收后檔案資料最為重要，因為在后續儀表的使用、保養、維護、維修等環節都需要查閱，驗收后的檔案資料是否齊全，是儀表能否正常使用的基礎。

三、計量檔案在企業中的地位與作用

1.計量檔案是企業計量工作的基礎。檔案工作質量的好壞直接影響著企業質量管理體系的認證。企業持續發展，保密資質、環境資質和計量資質等是必備條件，本公司具有國防軍工三級計量檢測資質，每五年就需國防科工辦組織的計量認證。儀器儀表在計量過程中產生大量的文件資料，計量人員資質、標準器資料、實驗室溫濕度記錄、儀器儀表說明書、測量設備過程記錄等構成企業規范化管理的基礎資料，是企業計量資質認證的重要依據。

2.計量檔案在企業工作中起到工作考查、科研、試驗、技術交流等作用，對企業當前生產和以后發展具有憑證和參考的作用。為保證儀器儀表的正常使用，提高企業科研、生產的工作效率，降低安全隱患，很多測量數據都來自計量檔案的長期積累，是科研和管理工作的基礎。

3.完善計量修理檔案的管理，既有利于平時對儀器儀表的維護保養，又為儀器儀表的下次購置提供參考和依據。

四、計量檔案管理工作中存在的問題

1.管理人員業務能力水平不高。檔案管理人員本應該具備扎實的專業理論知識和管理操作技能，在實際工作中，單位檔案人員大多是兼職和新調入人員，對檔案專業知識和現代信息技術（如縮印技術、數字化掃描、光盤和多媒體技術等）的了解、掌握和運用能力有限，無法對大量的信息進行加工和處理，造成一些重要的信息經常不能及時送達到需要人員手中，無法適應現代企業對檔案信息資源的需求。

2.檔案資料收集難。企業是從事各種經濟活動、具有盈利性的組織，在這個組織中需要各個部門通力合作，共同協作。但事實上許多儀表資料被分散存貯于組織的各個單位，給收集工作帶來了困難，比如說儀表的報關單在規劃部門；儀表的購置發票在財務部門；預算計劃、實施申請的批復在科技部門；儀表的說明書在設計人員手中……等到儀表資料驗收時才發現很多資料都沒有，極容易造成儀表資料的不完整或遺失。

3.檔案資料收集標準不規范。儀表檔案資料一定要及時收集和整理，確保檔案資料真實有效。但在實際中存在收集的管理性的文件不是原件，驗收簽字人的簽名不是親筆，儀表電路圖組卷不標頁碼，合同的原始材料書寫不規范，合同沒有蓋騎縫章等，這類檔案資料是不符合保管標準要求的，對后續的檔案管理帶來了一定的隱患。

4.存儲介質管理不規范。目前很多進口儀表的說明書都是以光盤的形式存貯的，與之前的紙質檔案相比在保存和使用過程中容易造成劃傷、損害，導致在使用時無法讀出光盤信息。

5.保密和監督管理意識不強。單位本應按照保密法的要求，結合企業的實際情況制定出適合本單位檔案保密管理的相關制度，包括檔案的收集、使用、借閱、復制、銷毀等。但實際情況并非如此。

五、對做好計量檔案管理工作的幾點思考

1.制定切實可行的計量檔案管理規章制度。計量技術管理部門要依據國家法律法規和行業特點及時制定好檔案管理的相關規章制度，使檔案管理工作有章可循，科學規范地開展。

2.建立好檔案工作的協調機制。檔案工作不是檔案部門一家的事，而是企業各個部門共同協作的工作。將檔案管理規章納入到企業管理的方方面面，明確各個部門檔案人員的職責，如：測量設備的管理和使用部門應將儀器儀表采購階段、開箱驗收階段、使用及維護階段形成的圖表、技術文件、原始記錄、請示及批復文件等資料收集齊全，為開展好利用工作奠定基礎。

3.對計量檔案實行分類管理。企業可根據儀器儀表的采購渠道和用途，先將儀器儀表檔案資料分為進口類、通用類和自制類，再按儀表的代碼和型號進行逐一編號、登記上賬來管理，并建立電子檢索目錄，便于查閱。

4.嚴把檔案資料歸檔關。堅持“寧多勿漏”的原則。在檔案收集過程中一定要認真負責、逐一檢查，復印件、破損件、非標件等需要重新整理，做到主動收集，及時存檔；反復篩選，經常檢查，定期整理；科學管理，分類存放，便于查找。

5.做好計量檔案的開發利用工作。隨著辦公自動化和計算機技術的發展，電子檔案的產生數量越來越多，檔案管理人員既要做好新產生電子檔案保存、使用，又要將原有的紙質計量檔案轉換成數字檔案信息，多渠道地滿足企業各個部門對計量檔案的使用需求，為企業發展發揮作用。

總之，作為一名計量檔案管理員一定要加強自身的職業道德修養和業務能力提升，緊隨時代步伐，認真學習專業知識，切實履行好崗位職責，努力為提升計量檔案管理水平盡職盡責。