淺談風(fēng)電企業(yè)提高工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率的探索

文/張雪霏

近年來陜西省風(fēng)電工程密集上馬，如何提高風(fēng)電工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率是風(fēng)電工程建設(shè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。本文以國家能源集團左莊風(fēng)電場為例，分析了風(fēng)電工程檔案的特點，探索了提高在建工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率的措施及做法

風(fēng)電工程檔案是風(fēng)電場工程建設(shè)過程中直接產(chǎn)生的，具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，反映了風(fēng)電場工程建設(shè)的全過程，對風(fēng)電場工程以后的運行、維護有著重要的作用。

一、風(fēng)電工程項目檔案的特點及其背景

風(fēng)電工程檔案是工程實體建設(shè)情況的有力憑證，是一種獨有的、不可替代的檔案信息資源，是工程竣工驗收，工程質(zhì)量評定、安全可靠程度燈箱工作開展的必須條件。因此，必須加強風(fēng)電工程檔案規(guī)范化管理，使其能夠全面客觀地反映工程建設(shè)的實際狀況。風(fēng)電工程檔案規(guī)范化管理不僅可以為提高工程質(zhì)量水平服務(wù)，而且可以為鑒別工程質(zhì)量，特別是風(fēng)機基礎(chǔ)工程中隱蔽工程質(zhì)量提供重要的依據(jù)。

左莊風(fēng)電場項目是國家能源集團創(chuàng)建風(fēng)電場達標項目工程。在達標驗收時，工程檔案專項驗收是非常重要的一環(huán)。隨著風(fēng)電場的快速建設(shè)，施工工藝越來越高，為了確保工程達標目標的實現(xiàn)，檔案資料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)是必備要素，如何使在建工程檔案符合規(guī)范要求，提高檔案質(zhì)量優(yōu)良率顯得尤為重要。

二、保證風(fēng)電工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率的組織保障

在工程前期準備工作中，成立項目工程檔案組織機構(gòu)，是保證工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率的組織保障。在左莊風(fēng)電場項目開工前，建設(shè)單位成立了工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、建立了檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)，為實現(xiàn)項目檔案與工程項目同步開展奠定了基礎(chǔ)。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，以公司主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，成員涉及到綜合部、工程部、計劃部、財務(wù)部等多部門，同時還明確了各個部門主任及兼職檔案人員在工程檔案管理中的工作職責，真正將責任落到了實處。在此基礎(chǔ)上，建設(shè)單位還要求項目參建單位必須建立檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)，并利用QQ和微信建立了參建單位的檔案管理群，建設(shè)單位的檔案室與參建單位資料管理員形成快速、有效的垂直組織管理。

三、保證風(fēng)電工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率的措施

1.事前控制是工程檔案質(zhì)量優(yōu)良的基礎(chǔ)。

（1）制度建設(shè)是工程檔案質(zhì)量優(yōu)良的事前控制重要環(huán)節(jié)。在開工伊始，建設(shè)單位就制定了《風(fēng)電工程建設(shè)項目檔案管理實施細則》《風(fēng)電工程數(shù)碼照片檔案管理辦法》等制度。通過制度明確了建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的職責分工，對竣工檔案的編制范圍、組卷要求做了詳細規(guī)定。并組織項目建設(shè)相關(guān)單位的檔案人員學(xué)習(xí)和領(lǐng)會制度要求，便于在今后的工作中執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范標準。

（2）針對各部門歸檔文件的不同，按照前期文件、施工管理文件、招投標文件、合同、資金管理等文件提出相應(yīng)的檔案管理要求，并加強對部門兼職檔案員的培訓(xùn)力度，了解檔案管理規(guī)范，并明確歸檔范圍，從文件產(chǎn)生源頭進行積極把控，確保歸檔文件的質(zhì)量，為工程檔案文件的收集整理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（3）在編制招標（詢價）文件時、簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，設(shè)立專門檔案條款，明確各參建單位應(yīng)提交相應(yīng)的項目文件以及所提交文件的整理、歸檔要求及責任。通過合同條款的約束，為項目文件的收集、整理、歸檔提供有力的保障。

2.事中控制是工程檔案質(zhì)量優(yōu)良的重要保證。

（1）左莊風(fēng)電場針對資料整理與現(xiàn)場施工情況不同步、不及時這個問題，檔案室及時與工程部溝通，通過與工程技術(shù)專工、設(shè)備廠家的工作配合，每月定期開展對參建單位的檔案管理檢查，不斷督促參建單位及時完成文件整理，對不能按期完成的單位實行經(jīng)濟考核，確保工程資料與進度相匹配。

（2）針對施工單位配備的工程資料人員不足，工程資料人員工作水平層次不齊。建設(shè)單位邀請中電聯(lián)的檔案專家、國電陜西公司檔案專家，多次到左莊風(fēng)電項目開展檔案指導(dǎo)培訓(xùn)工作。建設(shè)單位多次督促檢查施工單位配備足夠的工程資料專業(yè)人員，通過加強與參建單位的溝通，強化參建單位的檔案意識，提高了參建單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

（3）多渠道、多形式組織開展好建設(shè)單位檔案人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，一是積極參加中、省檔案部門組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)，二是與兄弟單位開展工程檔案管理經(jīng)驗交流活動，有效提升了檔案管理人員的能力和水平。

（4）左莊風(fēng)電項目應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化管理，提高了檔案的檢索和利用率。利用紫光檔案管理電子系統(tǒng)，及時錄入項目立項、勘察設(shè)計、招投標、合同、項目管理文件、竣工圖等工程文件信息，實現(xiàn)90%的電子文件掛接，為工程項目建設(shè)利用檔案打好了基礎(chǔ)。

（5）建立項目檔案進度定期跟蹤制。按照《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》要求，由工程建設(shè)部牽頭組織監(jiān)理、施工單位按照《風(fēng)電工程建設(shè)達標考核表》內(nèi)容要求，定期對工程文件的齊全、完整、準確性，是否與工程進度匹配等情況進行跟蹤檢查，通過該措施保證了工程文件與工程進度保持同步，從而大大提高工程文件的齊全、完整和準確性。

3.事后控制是提高工程檔案質(zhì)量優(yōu)良的必要手段。

（1）在項目施工結(jié)束后，建設(shè)單位應(yīng)及時組織設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位按照《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《風(fēng)力發(fā)電工程達標投產(chǎn)驗收規(guī)程》等要求完成項目資料的分類、整理、歸檔工作。建設(shè)單位安排經(jīng)驗豐富的檔案人員參與全程指導(dǎo)，努力提高參建單位歸檔文件整理歸檔的質(zhì)量和水平。

（2）項目竣工時，檔案人員要積極參與竣工驗收，及時收集整理相關(guān)的竣工文件，對存在問題有針對性地逐一去整改完善，真正把好工程檔案的質(zhì)量關(guān)。

總之，通過對左莊風(fēng)電場工程項目檔案事前、事中、事后的有效控制，使得左莊風(fēng)電場項目檔案一次性通過了達標驗收，并獲得參評專家的好評和肯定。左莊風(fēng)電場投運后，運行人員通過查詢工程檔案，熟悉和掌握了風(fēng)電場設(shè)施、設(shè)備的性能及操作規(guī)程，保證了風(fēng)電場的正常運行，使得工程檔案的作用在推動企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中得到了有效地發(fā)揮。