基于知識服務的檔案管理模式理論分析

文/王 玲

隨著現代科學技術的發展，檔案管理工作也發生了較大的變化，從過去傳統的檔案管理模式轉向了以知識服務為中心的檔案管理模式。本文通過對知識服務的檔案管理模式進行理論分析，為檔案管理者提供更多的參考和借鑒

基于知識服務的檔案管理，是檔案管理工作的一大創新。它是通過把檔案信息資源整合，利用現代科技手段進行知識編碼，以技術為指導、需求為導向、用戶體驗為中心而建立起的檔案管理體系。知識服務的檔案管理模式最早是由服務行業的企業需求而產生的，在電信、移動通訊公司的發展過程中，由于公司的用戶量較大，并且客戶信息要進行隱私處理，由此產生了這種新型的檔案管理模式。與過去復雜繁瑣的檔案管理模式相比，這種高效的管理模式，大大節約了企業的資源，減輕了管理者的工作負擔。因此，知識服務的檔案管理模式，在各行各業中充分得到了廣泛的推廣。

一、傳統檔案管理模式和基于知識服務的檔案管理模式的區別

傳統的檔案管理已不適應當今社會發展的需求，存在技術和管理方面的弊端，難以滿足現在客戶對檔案信息的需求。通過不斷創新檔案管理模式，進而提高檔案管理效率，滿足用戶不斷增長的信息需求，是做好檔案工作的目的。知識服務的檔案管理模式正是基于這個目的而產生的，它將檔案信息重新歸類，以用戶為中心，按照需求為導向，通過加大對檔案信息的重視程度，把檔案信息作為一種無形資產，從而不斷發揮出它的作用。知識服務的檔案管理模式，在檔案知識、檔案評價、檔案服務以及人力資源管理制度上進行不斷完善，通過用知識管理模塊編碼把檔案信息合理科學地劃分，建立起的用戶信息檔案，以用戶個人信息和內部文件、外部信息為主要管理內容，而傳統的檔案管理只是在企業活動中，對產生的各類文檔進行歸類，缺少對用戶個人性質的分類；知識服務的檔案管理模式，還能夠對各種資源進行整合，傳統的檔案管理只是簡單地把資源進行分類，而不能對資源進行有效的整合；在服務管理方面，傳統的檔案管理模式就是對檔案的簡單歸類和排放，當個人或企業在找尋檔案信息的時候，往往十分勞累和浪費時間，知識服務的檔案管理模式通過搭建信息網絡，使用戶在有檔案利用需求時，能夠高效便捷地找到自己所需，用戶體驗度大大提升。

二、基于知識服務的檔案管理模式研究

1.檔案管理工作注重對知識的整合

如今的檔案管理模式，通過與現代高科技手段的結合，把知識編碼系統納入到構建檔案管理模式中，重視檔案信息的價值，把檔案管理和知識價值聯系起來，知識編碼通過對檔案信息里知識的提取，從而將潛在的、易被忽視的信息通過展示變成可以為用戶使用的知識，實現資源共享，促進人們之間的交流，有效地提高知識的利用率。把檔案信息整合建立起資源數據庫，將知識分類，在運用時可以通過計算機進行信息的篩選，在數以萬計的知識中找出自己所需要的信息，可以幫助管理者或者用戶提供更好的信息服務。為了方便管理者查閱和記載檔案，通過建立知識案例庫的方式，用圖表記錄信息，清晰明了地將檔案信息展示出來，方便管理者對檔案信息進行管理，讓檔案管理工作從單位的輔助性工作轉變為單位的前瞻性工作，由此提高檔案管理的工作地位。這樣的檔案信息管理模式，才能真正地促進社會和單位的發展，為市場經濟做出應有的貢獻。

2.提供人性化的檔案管理服務

知識服務的檔案管理模式在發展的過程中，擺在第一位的就是看重對用戶的服務，把客戶的需求放在第一位，檔案管理的最終目的就是為了服務客戶、滿足客戶的需求。在檔案管理中充分體現出人文關懷，以知識服務為目標，建立高標準高質量的檔案服務管理體系，滿足客戶需求，不斷提高客戶的滿意度。當今社會客戶最看重的就是對服務的滿意度，因此將人性化的服務，融入到知識服務的檔案管理體系中，作為檔案管理模式的一大特點，展現服務特色，在充滿技術優勢的引導下，為社會、個人和單位提供良好的服務，滿足客戶的需求，更好地實現檔案信息價值，為拓展單位的各項業務，提升核心競爭力，推動自身發展發揮作用。

單位和用戶對檔案管理提出的新需求，引發了我們的不斷思考。檔案管理者要結合自身特點，通過不斷的創新和發展，實現檔案管理工作的轉型升級。我們相信起源于服務行業的知識服務檔案管理模式，也會對行政事業單位的檔案管理工作創新提供了借鑒和參考，只要積極主動地將知識服務納入到檔案管理模式之中，就一定會提高檔案管理的服務水平。