科技文件形成積累的影響因素

文/鄭勇宏 吳黎

科技文件材料是科技檔案的前身形態，是科技檔案工作的起點和首要環節。如何做好科技檔案的形成和積累工作，更好地發揮科技檔案的作用非常重要。本文主要分析探討了科技檔案形成積累的影響因素，希望為做好科技檔案起到借鑒作用

科技文件形成后，做好歸檔工作是科技檔案形成、積累不可缺少的工作。而科技檔案專業技術人員的工作能力是決定科技檔案形成、積累質量的直接因素。因此，做好科技檔案形成、積累工作，對建立完整、準確、系統的科技檔案是非常重要的。

一、科技檔案的完整、準確源自科技文件的形成、積累

科技文件的形成是比較復雜的，在不同的單位，不同的科研、生產、基建領域里，由于專業分工不同、任務性質不同，加之行業和生產過程的特殊性，各自產生和形成的科技文件材料也不同。因此，科技文件的積累工作是一項貫穿在科技活動始終的經常性工作，要做好這項工作必須做到：一是要有制度措施防止失散、損壞，確?？萍嘉募牧系凝R全、完整和準確；二是要將形成和積累與查閱和利用有機地結合起來，利于科技檔案的廣泛使用；三是要培養工程技術人員檔案意識和良好科研作風，為科技檔案的形成和積累奠定基礎。

科技文件材料是否完整、真實、準確，除了平時的積累外，還得有嚴格的制度和科學的態度。要制定科技文件積累形成的工作細則，對積累的內容、范圍、方法、程序和措施都要有明確的規定和要求。要把科技文件的形成、積累，納入工程技術人員的責任考核之中。

二、專業技術人員工作能力是科技文件形成、積累的決定因素

科技檔案是由科技文件材料轉化而來，科技文件材料是科技檔案的前身形態，科技檔案則是科技文件材料提煉后的歸宿，所以，抓好技術人員的工作能力提升是做好科技文件形成、積累、歸檔工作的根本。

首先，科技文件材料產生于工程技術人員的手中。從材料的選擇、編寫的要求，到內容的完整、準確又要有相應的標準和要求，工程技術人員必須按照標準要求，及時做好科技文件材料的形成和積累工作。

其次，工程技術人員要明白自己在工作中會形成哪些科技文件材料，要了解和熟悉其完整程度、價值大小、相互之間的關系，只有這樣才能保證科技文件材料形成積累的完整、準確。

第三，科技文件材料形成以后，一般不能立即脫開具體的實踐活動，這一階段科技文件周轉在業務部門，掌握在技術人員手中，對歸檔前科技文件的管理也必須高度重視。

三、歸檔工作是科技檔案形成、積累不可缺少的工作

科技檔案是科技文件材料轉化而來的，歸檔是科技文件材料形成檔案的必然步驟。所以，沒有科技文件歸檔，便沒有科技檔案。

科技文件收集歸檔時必須緊緊抓住每一個科技文件材料形成的階段、步驟、環節來進行。歸檔必須符合本單位科研、生產等活動中自然產生和形成、積累的規律和特點，保持其科技文件材料內在有機聯系。

正確處理科技文件材料的歸檔范圍是保證科技檔案完整、準確、系統的關鍵。歸檔范圍過寬，把不必要的科技文件歸檔，會增加不必要的工作量。過窄則會使有保存價值的科技文件材料得不到應有的保存，造成了歸檔的不完整。在確定歸檔范圍的同時，還必須正確區分科技檔案與技術資料的界限。因此，檔案技術人員要做好以下幾個方面的工作：

1.配合科研、生產計劃編制好科技文件材料歸檔計劃。

為使科技文件形成、積累、歸檔工作在內容、時間、責任、要求上得以落實和保證，編制科技文件材料歸檔計劃十分必要。計劃應包括：歸檔項目、歸檔文件名稱、歸檔內容、歸檔時間、承辦單位負責人、接收單位負責人。按照計劃進行歸檔，能保證科技文件材料的完整、準確。

2.檔案人員要參與科研、生產活動。

檔案人員要及時參與產品定型、科技成果鑒定、基建工程竣工等活動，對應該歸檔的科技文件材料進行驗收、檢查，不符合要求的，不得通過鑒定、定型和驗收。

3.檔案人員要履行好監督、指導責任。

檔案人員要經常深入基層，了解和掌握科技文件形成、積累的規律，檢查指導科技文件的形成和積累，特別是散失在不同部門人員手中的材料，幫助解決工作中出現的問題，避免出現工作已經結束，卻沒有形成相對應文件材料現象的出現，杜絕事后憑印象、記憶再進行追補，影響科技文件材料準確性事件的發生。

做好科技文件材料的形成、積累和歸檔，檔案專業技術人員是根本，健全各項管理制度是保障。單位檔案管理部門只有和業務技術部門要相互配合，才能確保這項工作的順利進行。