互聯網思維模式下學校檔案管理及應用研究

文/徐 鋒

目前，互聯網科技發展迅速，互聯網思維模式得到廣泛應用。基于互聯網思維模式，也是學校的檔案工作在一定程度上也發生了變革，彰顯了學校檔案工作的作用和價值。本文基于互聯網思維模式，探討了學校檔案管理的意義，對互聯網下檔案管理及其應用進行了研究，提出了相應的改進措施及辦法

在信息技術快速發展的當今，學校的檔案資源也得到了極大豐富。具體表現在一是檔案產生形成的主體多元化。這包含學校領導部門、年級管理部門、學校組織團體，以及學生個人；二是學校教職員工和學生的日常工作、生活內容愈加豐富，信息產生量越來越大。由此而言，基于互聯網思維下的學校檔案管理資源越來越豐富。

一、互聯網思維模式下學校檔案管理的意義

近年來，隨著互聯網和信息技術的發展，也為學校檔案管理方式逐漸實現信息化管理創造了條件。這主要體現在學校檔案管理人員，可以充分應用互聯網技術、大數據信息技術將檔案信息輸入檔案管理系統，實現學校檔案數據的自動化管理。信息化檔案管理模式提高了學校檔案服務質量，促使學校檔案工作人員管理效率逐漸提高。

互聯網思維模式下，學校檔案管理人員的服務手段，愈加多樣化，這能夠在一定程度上更好地滿足社會公眾對信息的需求。另外，學校檔案管理人員可以通過電子郵件、網頁瀏覽、平臺搜尋等多種形式，進行信息查找。其中，網絡社交媒體平臺，在當前檔案服務平臺中得到了廣泛應用。許多學校檔案管理部門，也陸續在網絡平臺上開通了微博、微信等公眾號，定期向師生推送不同形式的檔案信息。除此之外，學校檔案管理部門也推出了檔案查詢APP，開設了評論平臺，與大眾進行互動，確保信息公開化，以促使學生享受更高級的檔案服務。

二、互聯網下檔案管理模式構建

1.構建資源服務體系

目前，在互聯網絡發展背景之下，學校要構建檔案管理模式，可以建立檔案資源服務體系，首先是將學校檔案管理功能進行重新分配。例如，在構建學校檔案資源服務體系過程當中，一是圍繞新形勢下學校發展需求來進行模式構建，二是依靠網絡數字化技術對傳統檔案資源進行快速轉變，三是利用網絡信息技術來構建開放性的檔案資源服務體系。其次是學校在構建資源服務體系的過程當中，需要結合制度規范對信息數據進行科學管理和有效開發，從而形成與學校實際情況發展相適應的特色化管理模式。同時學校在構建檔案管理模式時，還要考慮檔案利用者對檔案信息的需求，從而構建公開的檔案資源服務體系。

2.建立資源導航系統

基于互聯網發展思維，學校在構建檔案管理模式時，可建立資源導航系統，幫助利用者快速找到檔案信息內容，也便于利用者獲取有效的檔案信息。關于資源導航系統的建立，學校檔案信息管理部門可以結合檔案資源采集技術的功能優勢，為利用者提供全方位的檔案信息查詢、檢閱以及定位的功能。例如，學校檔案信息管理部門根據檔案信息的來源進行分類整理，然后再按照一定的規律或者特點進行信息的詳細分類和篩選，并用標簽的方式對檔案信息資源進行標注，便于利用者在查找檔案信息時快速獲取檔案信息內容。

另外，學校的檔案信息管理導航系統的建立，要借助網絡多媒體技術，對導航系統進行有效性設計，并且在當前計算機語言控制中，來對導航設計目標進行有效確定。此外，學校檔案管理部門還要注重對檔案信息的完整保存和有效應用，加強檔案信息的資源整合，從而促使學校檔案信息管理部門為利用者提供一個優質性導航服務。

三、學校檔案管理在互聯網絡中的應用

1.建設檔案數據庫

目前，已有學校在檔案管理中應用了互聯網絡技術，對學校檔案進行了數據庫建設，逐漸形成了以開放服務為中心的管理模式。這就要求學校檔案管理部門作為管理者既要為學校每個組織管理部門提供與檔案信息有關的查詢服務，又要注重檔案資源數據庫的建設，用儲存的資源數據為利用者提供優質的檔案服務。例如：美國莫斯特中學與我國某市學校展開了合作，滿足了專業教育學校人員對檔案數據的需求，并且在整合大部分OA資源的基礎之上，建設了Cornell 檔案數據庫，并從不同發展層面為學生提供了長期保存檔案數據的功能服務。其中，學校檔案數據庫包含內容為：科學技術文獻、學校各大會議報告信息、學術研究報告等。同時，學校檔案管理部門還要協同有關部門為檔案數據的安全保存提供有效保障。

2.儲存檔案資源信息

在互聯網技術發展的背景下，學校可以借助互聯網技術對檔案資源信息進行儲存，同時還應注重對每個層面相對分散的檔案資源信息進行有效采集、加工以及儲存，從海量的檔案數據資源中提取出價值相對較高的檔案信息，使得檔案信息儲存更加具有價值。例如，美國某中學采用了數據采集技術，并且能夠對學校分散的檔案資源信息進行有效性采集，應用分布式數據庫技術進行數據儲存，建設大量的資源管理體系，構建了CENC 資源共享網絡，為學校利用者從中獲取有效性的資源數據提供了便利。此外，學校檔案管理部門依據互聯網絡技術，實現了數據結構的合理化，建立了數字化條件的檔案資源信息儲存的便利性模式。

綜上所述，在互聯網思維模式下，學校檔案管理部門借助互聯網技術實現了學校檔案管理的新模式，既提高了學校檔案管理的水平和服務質量，又對促進學校各項工作的發展發揮出了檔案工作的積極作用。