淺談會計師事務所如何管好用好審計檔案

文·鄭旗

近年來，我國注冊會計師行業的執業環境不斷改善，會計師事務所內部治理結構不斷優化，人才隊伍不斷壯大，執業領域不斷拓展，業務收入大幅增長。與此同時，會計師事務所的執業責任和職業風險也不斷加大。審計檔案作為注冊會計師執業活動全過程的“記錄者”和執業質量控制的“見證者”，對會計師事務所、注冊會計師防范審計風險、應對法律訴訟、保障合法權益至關重要。因此，會計師事務所應當認真貫徹執行《會計師事務所審計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），管好用好審計檔案，促進會計師事務所健康持續發展。

一、管好審計檔案，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全

（一）強化制度建設。會計師事務所要認真學習貫徹《管理辦法》，建立健全審計檔案管理制度。《管理辦法》是會計師事務所審計檔案管理的基本規范，突出了行業特性，重點對會計師事務所審計檔案管理的制度建設、責任體系、管理方式、保管條件、綜合利用等方面作出了原則性規范，而對審計檔案的整理立卷、分類編號、索引編制等方面僅作概括性描述。會計師事務所的審計工作底稿構成了審計檔案的主體，《中國注冊會計師審計準則第1131號——審計工作底稿》對審計工作底稿的格式、內容和范圍以及審計工作底稿的歸檔作了具體的要求和規范。《管理辦法》與注冊會計師審計準則是并行不悖、相互補充、相輔相成的關系。因此，會計師事務所應當結合自身經營管理的實際，參照檔案法規制度，制定本所的檔案管理細則，包括審計工作底稿的編制、整理、歸檔制度；審計檔案的三級責任制度、利用制度、保密制度和銷毀制度；電子審計檔案的防篡改制度、備份制度等。

（二）注重人員管理。會計師事務所要建立審計檔案管理的三級責任體系，對具體從事審計檔案的管理人員要規定原則性任職要求。會計師事務所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領導責任。同時，明確一名合伙人或股東分管審計檔案工作，該負責人對審計檔案工作負分管責任。設立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案，該管理人員承擔審計檔案工作直接責任。審計檔案管理人員要經常接受檔案業務培訓，具備良好的職業道德和專業職能。

（三）加強硬件配置。會計師事務所要按照《管理辦法》的規定，自行保管或寄存保管、委托保管審計檔案。自行保管審計檔案的，應當使用專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設施和設備，檔案庫房應堅固耐用，具有防盜、防光、防潮、防火、防鼠、防蟲等功能。會計師事務所也可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，也可以委托依法設立、管理規范的檔案中介服務機構代為保管，并簽署書面委托協議。

（四）重視信息化建設。會計師事務所要重視審計檔案的信息化建設，運用現代化信息技術手段，提高審計檔案的管理水平和利用效能。加強電子審計檔案管理，采取有效的存儲方式和存儲介質歸檔保管；建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用、安全；建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀情況等進行測試和檢查，發現問題及時處理。

（五）合理確定保管年限。會計師事務所要按照法律、法規和執業準則的規定，結合審計業務性質和審計風險評估情況等因素，合理確定審計檔案的保管期限。對于永久性審計檔案要長期保存；當期審計檔案自審計報告簽發之日起，至少保存10年；不再繼續審計的被審計單位，其永久性檔案的保管期限與最近一年當期審計檔案的保管期限相同；對于保管期限屆滿的審計檔案，檔案管理人員要及時與相關業務部門聯系，共同開展對保管期滿審計檔案的鑒定工作；對于經鑒定后確需繼續保存的審計檔案，應重新確定保管期限；不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應當登記造冊，經會計師事務所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。

二、用好審計檔案，充分發揮審計檔案的鑒證作用

（一）依法依規利用審計檔案

會計師事務所要嚴格執行審計檔案利用制度，規范審計檔案在查閱、復制、借出等環節的工作。審計檔案管理人員要熟悉本職工作，認真編制案卷目錄，逐步利用計算機著錄、檢索和查閱檔案，以便及時準確地提供檔案。對待查檔人員要熱情服務、耐心細致，對手續不全、線索不明的，要說明原因、解釋清楚。查檔人員要認真填寫查檔登記表，需借出閱讀或復制的，要履行審批手續。需復制時由檔案管理人員負責復制，并經審核摘錄內容與檔案原件無誤后方可簽字蓋章。財政及公檢法等部門需查閱審計檔案的，要由查檔人員提交工作聯系函并出示工作證。任何人不得隨意損壞、涂抹、勾劃、拆封、更換、折疊或剪裁審計檔案。

（二）充分發揮審計檔案的證據作用

1.審計檔案是審計報告中審計意見的直接證據。審計檔案能夠證明注冊會計師按審計計劃實施了必要的審計程序，并獲取了被審計單位有關財務報表金額和披露的審計證據，這些審計證據是充分、適當的，為發表審計意見提供了基礎。

2.利用審計檔案防范和化解審計風險，保障會計師事務所的合法權益。當審計報告相關當事人對審計結論有疑問時，可以利用審計工作底稿，證明注冊會計師是如何按審計準則實施審計的，收集了哪些審計證據，通過擺事實、講道理，能夠說得清、道得明，答疑解難，減少或避免誤解。當會計師事務所遇到法律訴訟時，審計工作底稿是抗辯的直接證據。首先，注冊會計師通過查閱審計工作底稿，判斷委托人或相關第三人的訴求，是否與審計報告存在因果關系，是否不當使用了審計報告。其次，通過出示審計工作底稿的相關資料，證明注冊會計師已按審計約定、執業準則、審計程序完成了審計委托，注冊會計師不存在過錯。再次利用審計工作底稿證明被審計單位存在會計過錯，負有會計責任，注冊會計師可以減輕或免除審計責任。

3.審計檔案是財政部門、注冊會計師協會監督檢查的對象。《中華人民共和國注冊會計師法》《財政部門監督辦法》等法規規定，省級以上人民政府財政部門對會計師事務所、注冊會計師的執業情況進行監督指導。《中國注冊會計師協會章程》規定中國注冊會計師協會及地方協會按章程規定的業務范圍，擬訂注冊會計師執業準則、規則，監督、檢查實施情況。財政部門、注冊會計師協會對會計師事務所和注冊會計師執業情況進行監督檢查，主要是對審計工作底稿規范程度的檢查，審計工作底稿形成于審計過程，同時也反映整個審計過程，通過對審計工作底稿的檢查，可以評價注冊會計師的執業質量和會計師事務所的執業質量控制水平。

（三）利用審計檔案加強內部管理，提高執業質量

一是綜合利用審計檔案，促進會計師事務所相關各項工作。審計檔案記錄和收集了審計程序、審計取證、審計分析、審計評價和審計結論，能夠反映總體審計計劃和業務分工情況，對每個業務工作人員具體做了哪些工作，在項目中起了什么作用，擔負何種責任，工作質量如何，通過查看審計工作底稿一目了然，便于考核和評價業務工作人員的專業勝任能力和工作業績。利用審計檔案提煉升華審計實踐，形成系統性的經驗后，又反過來指導審計實踐。每個審計項目終結歸檔后，就形成了一個完整的審計案例，注冊會計師如果再遇到類似審計項目，就可直接參考類似案例的審計思路，快速拿出審計方案，及時為客戶提供服務。審計檔案還是前后任注冊會計師溝通的橋梁。

二是通過強化審計工作底稿的編制和復核，提高執業質量。審計質量控制是會計師事務所為確保審計質量符合獨立審計準則的要求而制定和運用的控制政策和程序。審計工作質量很大程度上體現在工作底稿上，要提升執業質量，必須對審計工作底稿的編制和復核制定一套嚴格的程序。為保證審計工作底稿的編制質量，對審計工作底稿實行三級復核。項目經理對助理人員形成的工作底稿進行詳細審核，發現問題及時糾正；部門經理在項目經理完成詳細復核后，再對審計工作底稿中重要會計帳項的審計、重要審計程序的執行以及審計調整事項等進行復核；主任會計師或合伙人對審計過程中的重大問題、重大調整事項及重要審計工作底稿進行重點審核，從而完成了三級復核的三次再監督，保證了執業質量。