怎樣基于OA系統建立合同管理信息化平臺

文│高莫嬌（中國牧工商集團有限公司法務部）

在科技高速發展的今天，傳統的合同管理方式已經不能滿足飛速發展企業的日常工作需要，實際應用結果表明，合同管理信息化可有效提高辦公效率及管理水平。筆者在此分析傳統紙質合同管理方式與合同管理信息化的優劣，重點討論合同管理信息化的關鍵及中國牧工商集團有限公司如何通過OA系統建立合同管理信息化平臺。

一、紙質合同管理中存在的問題

1.合同管理模式落后。

（1）合同審核涉及部門較多，合同傳遞效率低。一份完整的合同由經辦人送審到最終的簽訂，根據其金額、產品及付款方式等方面的不同，涉及的相關領導及部門不同，送審人員需要在各個環節向不同部門負責人按順序逐級申請審批。如果遇到相關部門負責人因某些原因無法對合同進行及時處理，則可能導致合同審核過程延誤，從而影響合同執行。雖然許多企業同意使用領導短信等回復作為暫時憑證，但是這種暫時性憑證存在著諸多問題。如有造假的可能，送審人員勾結外部公司或個人，偽造負責人短信等，可能會導致公司利益受到侵害。且這種暫時性憑證到合同最終存檔階段，各部門負責人仍然需要補簽字，這個環節檔案管理人員可能需要單獨制作臺賬進行登記，使工作量徒增。因此，在傳統的紙質合同管理模式下，提高合同流轉效率，減少合同管理周期是亟待解決的問題。

（2）合同檢索復雜，查詢不易。在日常的工作中，合同檔案管理人員將會面對各種內部審計、外部審計、日常檢查、公司各類訴訟案件。這些日常檢查都與合同檔案的管理息息相關。合同檔案管理者擁有一份完整的合同臺賬及良好的歸檔習慣雖可以方便找到相關合同及審批程序。但由于合同數量多、類型繁雜并且審核過程經手人員較多，出錯率較高。如果企業合同管理基礎比較薄弱，在面對需要查詢的信息或統計各類合同時，將束手無策。

（3）合同存檔難。傳統紙質合同的傳遞方式，是通過送審人員，逐級遞送，在遞送的過程中，需要一份合同審批單和一份合同，方便相關部門人員在審核的過程中留下審批意見。整個過程較長，且在存檔時，需要相關部門在審批單上審批意見完整，方可將審批單、合同修改建議及最終簽字蓋章版合同一起存檔，存檔過程復雜，嚴重影響存檔的情況。

（4）合同借閱復雜，易丟失。查閱紙質合同，需由合同管理員查詢存檔編號，前往檔案室進行翻找后，經借閱人登記方可借出，此過程受多方面因素限制，全過程耗時較長，效率較低。且每份合同每次只能借閱給一人，使用效率低。同時，由于紙質合同的特殊性，有時會出現破損、丟失等情況。

2.合同管理制度落實不到位，無合同管理考核指標。企業對合同管理的認知及重視程度，決定了合同管理的成敗。時至今日，仍有企業管理層認為工作的重點在于業務是否促成，而將合同管理及風險拋諸腦后。將合同管理視為多此一舉，認為不需要投入過多人力和精力去落實。管理層的漠視，直接導致員工的忽視，又因為合同管理流程較長，將占據業務人員一定時間和精力，又無相關合同管理考核指標進行績效考核，因此合同管理工作受到直接影響。

簡化合同管理流程，優化合同管理制度，增加合同管理考核，落實合同管理制度是眾多企業發展的新起點。

3.合同管理周期長，監控難。一份完整的合同由擬定、審核、修改、簽署、履行、變更或終止到存檔，整個過程可能會由于各種各樣的因素影響到合同最終的完成。合同的最終完成會因為各個環節的變化導致周期變長，整個過程會受到內部因素和外部因素的雙重影響，作為合同管理人員，無法及時獲得每一份合同的履行情況，導致合同管理監控難。

二、合同管理信息化的優勢

1.流程固定化，各部門審核強制化。首先，通過電子系統審核合同，只要在系統設立前將審核流程梳理完畢，即可在整個電子審核過程中，根據不同條件自動跳轉至未完成流程點。實質上是在系統中將制度流程完善，并使用系統強制執行，有效加強合同管理制度的落實情況。

其次，電子審核在線上流轉，無須在各部門間進行往來簽字，有效縮減了合同傳遞的時間。

最后，由于合同在線上進行審核，在流程中需要審核的相關人員，無論何時何地都可應用手機進行操作，即保證了合同流轉效率，又有效杜絕了傳統合同審核過程中找相關人員進行補簽字的這個環節，有效提高工作效率。

2.臺賬電子化，查詢簡單化。傳統的合同臺賬一般由合同管理人員單獨負責，錄入一些合同的基本內容以便日后查詢使用，由于錄入內容較多，且沒有他人協助檢查，因此出錯率較高。合同管理信息化后，根據送審人員填寫的固化合同審批單，在流轉過程中經由相關流程人員共同檢查后自動生成，準確率大大提高。

同時，電子審核時對合同基本信息進行逐項錄入后，再將紙質版合同掃描或直接以word版上傳進行審核，系統根據送審時間自行生成統一編號，因此，根據錄入內容生成的合同臺賬其合同號、產品、送審人、合同金額、數量等信息一目了然，便于查詢。

在信息錄入系統后，合同流轉經過的所有人可根據審批單內任意一個關鍵詞對合同進行查詢，實現了信息查詢簡單化及信息隨時共享化。由原本一份合同只能一人查詢，升級為一份合同可多人同時查詢，顯著提升工作效率。

3.檔案電子化，管理便捷化。在電子審核過程中，合同不能被隨意撤銷，一旦審核，在線上就會留有痕跡，因此即使被取消的合同，也可以在系統內查詢到。確保了合同檔案內容的全面性及合同的可追溯性。

在合同存檔時，將雙方簽字蓋章的合同掃描清晰后上傳至系統，在有專人定時維護系統的條件下，合同將被永久保存在系統內，如果定期將系統內檔案庫拷貝到硬盤上，還會對合同存檔進行雙重保證。不會發生紙質合同的受潮、損毀及丟失等情況。另外，由于企業正常的人員流動，合同管理人員更換可能導致紙質合同交接不當發生丟失等情況。合同電子存檔可有效避免此類事件發生。合同存檔于系統內，且在存檔后不能再進行任何修改。因此只要正常維護系統，系統內部存檔合同不會因為人員變動而產生任何變化，提高了存檔合同的穩定性。

隨著企業的發展，合同的種類、數量均將大幅度增加，原本根據合同性質、類別、送審部門、法律文件編號進行的檔案管理方式，將難以適應企業的飛速發展。此時檔案電子化管理將展現出其獨特的優勢。完成電子存檔的合同，可以在系統中根據送審時填寫的任意內容進行關鍵詞檢索，篩選出的合同在封閉式的電子管理系統內，不可更改，可進行線上查看或打印查看，合同審批流轉過的人均可可同時查詢，未在合同審批流程上的人員也可在被授權后登錄系統進行查看。大大提高了合同使用效率，保證了合同數據的統一性，有效避免了由于信息不對稱對企業造成的損失。

4.流轉時間點確定，責任到人，全過程監控。合同管理信息化后，系統根據合同管理制度中對于合同金額、產品、付款方式等的要求進行篩選，自動跳轉到需要審批的人員并在系統中進行提醒，將具體制度進行信息化設置。審批流轉過程的每一個節點，都可以準確的記錄經辦人的審核意見及具體處理時間，有利于合同快速的流轉，同時避免了紙質合同因流程較長，出現影響合同執行，但無法責任到人的情況發生。

5.減少耗材、人力浪費，節約成本。合同線上傳遞，縮短了合同審批的時間，有效提高了合同審核效率。同時減少了紙張、打印機的使用，減少了耗材的浪費，節約了辦公成本。合同在線上流轉，免去了送審人員往返各相關部門找領導簽字的煩惱，提高了工作效率，節約了勞動成本。

三、實現合同管理信息化的關鍵

1.企業領導的重視和各部門之間的協作。合同管理信息化平臺的建立，聽起來簡單，看似只要尋找一個軟件開發公司就可以完成。但實際上，這是一項需要天時地利人和的工作。天時，身處在信息化的大環境下；地利，企業正在極速發展和擴張；人和，企業內部團結協作，軟件技術人員技術過硬，才能最終完成這項工作。在整個過程中，會遇到各種各樣的困難及挑戰。

這項工作不僅僅是法務相關部門的工作，而是一項需要全員參與的工作。需要領導的充分重視，組織各部門一起全面梳理合同審核流程，明確審核過程需要參與的每一個節點，確定各部門職能及邊界，明確哪些工作升級到線上操作可以有效提高合同管理水平。合同管理信息化平臺如何設置才能符合本企業具體要求，如何在平臺內將各部門工作梳理清晰，如何實現一些產品或部門的定制化要求，最終在企業實際應用該平臺時合同管理水平可得到有效提高，徹底摒棄落后的合同管理方式，變更不符合企業現階段發展方向的合同管理流程，與此同時將合同管理制度一并明確，做到責任到人，落實到崗。

上述工作均是為了根據公司的業務標準設立合同管理信息化平臺，工作的實施需要企業領導的大力支持，明確牽頭部門，協調各部門共同努力，將項目做全面，做完整，達到預期目標，使平臺在工作中發揮其重大作用。

2.全力配合軟件公司，完成專屬系統設置。合同管理信息化平臺的設立與合同管理制度相輔相成，符合現階段發展的合同管理制度能為企業增添光彩。平臺設立的流程是否合理，操作是否簡單，是有效提高合同管理效率的關鍵。因此，在平臺設立前，要與軟件公司共同對公司合同管理制度進行研究分析，這是平臺建設的首要環節，只有將公司流程清晰化，細節精準化，使軟件系統充分與公司流程相切合，并且統一標準，才能保證平臺的順利搭建與開發，否則搭建的平臺將難以實現資源共享。應將適合現階段公司發展方向、符合公司未來規劃的管理工作流程及各部門之間的邊界明確等均提供給軟件公司，盡可能配合軟件工程師的調研，將可能發生的問題想在前面，盡可能避免在軟件開發后增加難題。因此，企業內各部門，應積極參加，主動配合軟件公司的調研項目，做到全面、準確提供信息，全力配合，保證調研成果真實有效。

3.企業內部建立合同管理隊伍。

再完善的平臺也需要熟練的操作人員才能凸顯其作用，合同管理信息化平臺實施的關鍵在于企業內部優秀合同管理團隊的建設。由傳統的紙質操作轉為線上操作，不僅需要合同管理人員掌握計算機的簡單操作，還要求其認真學習合同管理信息化平臺的使用方法，在合同審批單的填寫及合同的上傳、審核、修改、存檔、查詢等功能上能熟練應用。使平臺充分發揮其流轉的優勢和審批的優勢，提高合同管理水平。

鉆孔彈模計分柔性與鋼性兩種，考慮到本案例測試的對象為高壓水工隧洞圍巖，此次采用鋼性鉆孔彈模計。巖體鋼性鉆孔彈模計測試是利用鉆孔彈模計內置的若干徑向施壓小千斤頂，在孔壁施加一條帶狀徑向壓力，根據壓力與變形對應關系來計算巖體的彈性或變形模量。

另外，要增強全員合同管理信息化意識，要從根源上了解系統，擺正對新事物的態度，不能思維固化，要主動參加相關培訓，多和相關人員進行交流溝通，努力提高合同管理信息化方面的業務素質和操作水平。

4.平臺長期維護，員工定期培訓。合同管理信息化平臺的建設及使用并不是一勞永逸的，其應作為一份長期性、系統性的工作去對待。社會在進步，企業在發展，企業要階段性的對合同管理制度進行檢查及更新，并及時對平臺進行同步，做到制度與平臺的統一化。

同時，企業應定期對內部員工進行合同管理信息化方面的培訓，使業務人員可以通過實際操作發現隱患，發現問題，并反饋給軟件公司查找漏洞并及時更改。使企業員工將理論與實踐相結合，做到真正提高相關人員業務能力，同時提高合同管理信息化水平。

◎圖1 OA標準合同審批單

四、中國牧工商集團有限公司基于OA系統建立合同管理信息化平臺的經驗

OA系統是目前多數企業正在使用的信息化管理系統，其可實現人力資源管理電子化、公文管理電子化等，加強企業辦公自動化。通過使用OA系統，企業上傳下達的工作在網絡中進行并記錄，從根本上改變了傳統的信息傳遞方式，提高企業信息管理水平。同時，由于OA系統界面設計簡潔，易于操作，業務適應性較強，配置性較廣，且企業內員工也已能熟練使用該系統。因此可以基于OA系統來搭建合同管理信息化平臺，并投入使用。目前中國牧工商集團有限公司投入使用的審核模塊為標準合同審核模塊，下面將對標準合同線上審核管理進行介紹。

1.合同登記流程。合同管理信息化的第一步即線上填寫合同審批單，合同審批單是在紙質審批單的基礎上，增加期望能體現在電子臺賬中項目而設置的，其中必填項為圖1中標黃項目，包括：合同名稱、合同號、電話、合同類別、合同類型、提要、送審附件、標的、付款方式、合同金額、匯率、甲乙丙方、是否新增貿易業務、是否新增貿易伙伴等。審批單非必填項目根據業務實際情況，由送審人員自行選擇填寫。送審人員將合同審批單填寫完畢后，OA系統將根據公司合同管理制度的具體要求進行自動篩選進入合同流轉階段。

◎圖2 合同流轉全流程

2.合同自動篩選及流轉。一是合同流轉模塊設立過程。根據公司合同管理制度作為基礎，經與各部門多次協調，明確工作職能與界限后，與OA技術工程師溝通—技術工程師初見模型—技術工程師對企業內部員工進行培訓—牽頭部門組織各部門進行測試—由參與人員根據本部門實際業務情況及審核要求提出問題—牽頭部門匯總問題—與OA技術工程師進行再次溝通—完善平臺—試運行一個月—如無問題出現，由技術工程師進行最終版系統培訓后，通過OA發文通知，標準合同正式線上審核。以上過程大概耗時兩個月。

二是合同線上審核流轉節點設計。合同電子審核其實是將傳統審核中，業務人員奔走于各個部門進行合同審核的過程升級為OA系統代勞，在OA系統中進行合同的流轉是不受時間、地域限制的。不論什么時間，不論什么地點，只要在手機有網絡的情況下，就可以對相應節點進行審批處理。

根據傳統紙質的審批流程進行優化后將程序設定為：送審人員在線上提交合同審批單—流轉至法務部合同管理人員（此節點并非審核節點，是對流程進行監控的節點）—流轉至發起者部門主管審核—流轉至發起者部門分管領導審核—流轉至財務金融部審核（合同涉及賒銷即流轉至此節點，由財務部門人員對合同額度進行審核。如無賒銷情況即直接跳過）—流轉至法務部專職人員對標準合同進行審核—流轉至總法律顧問（根據合同金額進行篩選是否跳過此節點）—流轉至公司領導總經理進行審核（根據合同金額進行篩選是否跳過此節點）—流轉至法務部合同管理員審核（此節點通過后，此合同將根據系統數據自動生成合同臺賬編號）—流轉至發起者（根據前期合同流轉到相關人員處所提出的建議進行修改后，帶合同來法務部蓋章）—流轉至發起者（蓋章后是否有變更，如無變更直接上傳存檔合同）—流轉至發起者部門主管（如涉及變更將流轉至此步驟，如不變更則自動跳過）—流轉至法務部合同管理員（檢查上傳文件是否符合存檔標準，如符合點同意存檔即可，如不符合存檔標準，可退回到發起者處，重新進行合同存檔上傳工作）。整體合同流轉框架見圖2。

◎圖3 已辦事項查詢頁面

◎圖4 待辦事項查詢頁面

◎圖5 合同臺賬界面

3.合同查詢。在OA系統中進行合同查詢，可分為待辦事項查詢和已辦事項查詢兩個模塊，根據需要選擇以上相應的模塊進行查詢（圖3、圖4）。進入查詢頁面后，可根據標題、發起人、發起時間等關鍵點進行搜索。為了方便查詢，在系統設置之初，將標題固化為“發起者部門+合同類別+合同號+合同名稱+合同類型”，因此在對合同進行檢索時，增加了關鍵詞，方便合同的查詢。

4.合同臺賬。合同臺賬的生成是在系統中自動完成的，根據合同審批單上填寫的內容直接提取至臺賬中，確保了臺賬中內容的準確性、完整性。同時，增加了合同臺賬導出功能，便于日常統計、應對各種檢查等（圖5）。

五、結束語

合同管理信息化平臺建設，可把企業員工從傳統、繁雜、混亂的合同工作中解放出來。應用電子化平臺可以簡化合同管理流程，完善合同管理制度，提高合同管理水平，并從實處提高工作效率。為了實現以上種種優勢，還是需要全公司上上下下通力合作，積極配合軟件公司進行系統個性化定制，制定出最符合本企業合同管理要求的系統，從而實現合同管理信息化平臺完美使用。