淺析網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的影響
——以G公司為例

□ 龔于潔

(重慶理工大學(xué) 重慶 400054)

隨著近年來ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)作為其中的一個(gè)分支，為企業(yè)的發(fā)展提供了良好平臺。通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，報(bào)銷人員可根據(jù)報(bào)銷需求隨時(shí)隨地進(jìn)行報(bào)銷單的填寫、提交和實(shí)時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度。也可通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的集成，解決企業(yè)內(nèi)部控制、預(yù)算控制和財(cái)務(wù)分析等問題，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息支持，實(shí)現(xiàn)信息共享，為管理層決策提供幫助。

一、G公司原有報(bào)銷現(xiàn)狀

G公司成立于1998年，主營電器銷售，經(jīng)過多年發(fā)展，G公司已經(jīng)奠定了其所在城市同行業(yè)的領(lǐng)跑地位。然而G公司在信息系統(tǒng)建設(shè)方面并不完善，尤其是網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)存在的問題較多。在建立新的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)前，G公司在報(bào)銷方面主要存在以下內(nèi)部控制問題：(1)報(bào)銷涉及行政部、銷售部、市場部、物流部、監(jiān)察部、人力資源部等部門，原有的報(bào)銷流程較為繁瑣，且領(lǐng)導(dǎo)需審核各個(gè)部門主要費(fèi)用的發(fā)生情況，存在信息不準(zhǔn)確、不及時(shí)的問題。(2)報(bào)銷與預(yù)算脫節(jié)，預(yù)算數(shù)據(jù)可能為一紙空文。在報(bào)銷過程中透明度低，領(lǐng)導(dǎo)無法準(zhǔn)確知悉員工或項(xiàng)目的報(bào)銷額度，容易導(dǎo)致費(fèi)用超報(bào)。(3)由于報(bào)銷涉及政策較多，且對每個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目沒有明確的歸類，導(dǎo)致后期報(bào)銷單增多之后，不能準(zhǔn)確的進(jìn)行歸集，也不能實(shí)時(shí)查詢費(fèi)用項(xiàng)目發(fā)生情況。(4)員工提交的報(bào)銷發(fā)票存在虛報(bào)現(xiàn)象，財(cái)務(wù)審核人員在核查發(fā)票方面投入了大量的精力；且報(bào)銷憑證靠財(cái)務(wù)人員手工操作，效率不高。

二、G公司網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)時(shí)與其他業(yè)務(wù)模塊相集成，能更好起到管控作用。G公司通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的集成，形成了組織、制度、信息技術(shù)等“三維”的內(nèi)部控制模式。將組織及費(fèi)用項(xiàng)目細(xì)化，通過操作及管理制度來規(guī)范報(bào)銷的每一個(gè)流程。該網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)主要由費(fèi)用管理、預(yù)算管理、報(bào)表管理、稅務(wù)管理、資金管理等五個(gè)模塊構(gòu)成，整個(gè)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)主要流程及各自功能如下：

圖1 網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)主要流程圖

(一)費(fèi)用管理

G公司從整體上定義各個(gè)部門組織及項(xiàng)目名稱，不僅僅涉及員工個(gè)人的報(bào)銷，還包括公司業(yè)務(wù)類的報(bào)銷。員工報(bào)賬需據(jù)實(shí)填寫報(bào)賬金額和報(bào)銷項(xiàng)目，個(gè)人報(bào)賬金額據(jù)實(shí)際出差情況及報(bào)銷制度計(jì)算得來，員工填列時(shí)在個(gè)人或業(yè)務(wù)的報(bào)銷額度范圍內(nèi)方可填寫成功。同時(shí)錄入報(bào)銷發(fā)票的信息，發(fā)票信息查驗(yàn)無誤后，最后提交報(bào)銷單由領(lǐng)導(dǎo)審批。填報(bào)過程完成后無須財(cái)務(wù)人員再次審核。

(二)預(yù)算管理

預(yù)算管理主要控制企業(yè)業(yè)務(wù)和項(xiàng)目類支出，G公司各部門根據(jù)本部項(xiàng)目資金使用情況進(jìn)行預(yù)算數(shù)據(jù)的錄入，再由各部門匯總為整個(gè)公司的預(yù)算表。并將其錄入系統(tǒng)，在員工進(jìn)行報(bào)銷時(shí)就能進(jìn)行額度控制。

(三)稅務(wù)管理

報(bào)銷人填報(bào)發(fā)票的主要信息，通過與航信系統(tǒng)對接，實(shí)時(shí)驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)尾⒆詣荧@取發(fā)票的全票面信息。如若發(fā)票信息有誤，則報(bào)銷人不能提交單據(jù)。且報(bào)銷完成后，發(fā)票信息自動保存至ERP系統(tǒng)稅務(wù)管理模塊，方便企業(yè)進(jìn)行發(fā)票管理。

(四)報(bào)表管理

領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，可以通過報(bào)表管理功能進(jìn)行多維度分析。如查詢報(bào)銷人的各項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生情況，某項(xiàng)費(fèi)用項(xiàng)目的報(bào)銷情況，以部門為單位查詢某項(xiàng)費(fèi)用項(xiàng)目的發(fā)生情況或預(yù)算數(shù)執(zhí)行情況等。

(五)資金管理

報(bào)銷單經(jīng)出納審核后，生成憑證并將報(bào)銷人銀行賬戶信息向ERP系統(tǒng)資金模塊推送，通過付款功能確認(rèn)付款，實(shí)現(xiàn)付款歸集并發(fā)放。

三、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)對G公司內(nèi)部控制的影響

(一)積極影響

1.便于內(nèi)部監(jiān)督控制

在系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)崗位設(shè)置出差標(biāo)準(zhǔn)，通過出差天數(shù)計(jì)算出交通費(fèi)及差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，從報(bào)銷源頭杜絕額度差錯(cuò)。同時(shí)通過預(yù)算管理控制，也減少了核算人員工作量，保證數(shù)據(jù)正確性。其次，管理人員可實(shí)時(shí)查詢報(bào)銷統(tǒng)計(jì)報(bào)表及預(yù)算執(zhí)行數(shù)報(bào)表，及時(shí)分析是否存在不合理的報(bào)銷信息，加強(qiáng)監(jiān)管，方便內(nèi)部監(jiān)督控制，提高整體報(bào)銷質(zhì)量。

2.流程透明化、易于管理

通過建立統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程，從填制報(bào)銷單到資金支出全程無紙化辦公，使各個(gè)流程及環(huán)節(jié)更為可控。單據(jù)實(shí)現(xiàn)了在線流轉(zhuǎn)和各級領(lǐng)導(dǎo)的在線審批、移動審批、全程跟蹤，提高透明度，落實(shí)了內(nèi)部控制。管理人員可查看小到每一個(gè)報(bào)銷單據(jù)，大至報(bào)銷的整體情況，提升效率的同時(shí)，使整個(gè)流程更具管理價(jià)值。

3.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更科學(xué)準(zhǔn)確

在預(yù)算數(shù)據(jù)編制過程中，充分考慮每個(gè)指標(biāo)的科學(xué)性，更符合公司發(fā)展要求。發(fā)票信息直接經(jīng)過稅務(wù)系統(tǒng)核驗(yàn)，避免人工核實(shí)誤差。在報(bào)銷過程中，管理人員不能更改報(bào)銷人的信息，只能進(jìn)行審核通過或退回操作；同時(shí)，財(cái)務(wù)人員在稽核時(shí)，稽核金額與報(bào)銷金額分開，財(cái)務(wù)人員只能修改稽核金額，使得數(shù)據(jù)更為真實(shí)準(zhǔn)確。

4.財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)化

預(yù)算、報(bào)銷制度的有效執(zhí)行，審批流程的透明化，這極大地加快了員工的報(bào)銷進(jìn)度，使財(cái)務(wù)工作更加高效，把財(cái)務(wù)人員從復(fù)雜繁瑣的工作中解脫出來，更注重分析和風(fēng)險(xiǎn)管理，實(shí)現(xiàn)了“核算會計(jì)”向“管理會計(jì)”的轉(zhuǎn)型。

(二)消極影響

1.內(nèi)部控制執(zhí)行力不足，維護(hù)過程具有較大風(fēng)險(xiǎn)

G公司在完成信息化建設(shè)后，相關(guān)財(cái)務(wù)人員并沒有進(jìn)行明確的職責(zé)分工，在信息系統(tǒng)中會存在越權(quán)操作的現(xiàn)象。雖然系統(tǒng)日志可以記錄每個(gè)業(yè)務(wù)的操作，但是對沒有操作問題的業(yè)務(wù)不會有太多關(guān)注，這一過程就可能產(chǎn)生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)人員需完成對整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)流程的維護(hù)，系統(tǒng)權(quán)限一旦沒有設(shè)置好，信息不對稱產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的可能性越大。

2.信息化內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)意識不高

G公司的會計(jì)信息化發(fā)展進(jìn)程中，部分信息只能依賴于網(wǎng)絡(luò)傳輸呈現(xiàn)。這在提升信息傳輸便利性的同時(shí)，也為信息安全帶來了隱患。一旦網(wǎng)絡(luò)安全遭到破壞，必然會導(dǎo)致企業(yè)的關(guān)鍵性信息泄露，對企業(yè)的資金以及財(cái)務(wù)管理效果造成巨大影響。結(jié)合G公司的內(nèi)部控制體系來看，其對于會計(jì)信息化管控風(fēng)險(xiǎn)意識較低，雖然有IT部門，但是對服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)力度不夠，相關(guān)人員對于信息化風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性以及應(yīng)采取的相應(yīng)預(yù)防措施認(rèn)識不到位。這為會計(jì)內(nèi)部控制機(jī)制的運(yùn)行造成巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

四、加強(qiáng)內(nèi)部控制的策略

(一)完善企業(yè)內(nèi)部控制責(zé)任機(jī)制和規(guī)章制度

為了保障財(cái)務(wù)信息質(zhì)量以及明確個(gè)人分工，可將系統(tǒng)功能進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，減少差錯(cuò)和事故的概率。各個(gè)部門結(jié)合本部實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的崗位分工，以及相應(yīng)的組織和管理規(guī)章制度，這些制度能在一定程度上實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制在管理源頭上的管控，以便于后期信息安全維護(hù)。

(二)嚴(yán)抓數(shù)據(jù)使用范圍，提高數(shù)據(jù)安全性

首先，加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)意識；應(yīng)重視信息系統(tǒng)的安全性，負(fù)責(zé)信息安全的技術(shù)人員應(yīng)配置好計(jì)算機(jī)的軟件和硬件，并安裝安全防火墻及殺毒軟件，保護(hù)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的安全。其次，對系統(tǒng)的安全性開展持續(xù)監(jiān)督和單獨(dú)評估，并按周期出具評估報(bào)告。對報(bào)銷的單據(jù)和會計(jì)憑證信息進(jìn)行不定期抽查，如果發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，將責(zé)任追蹤到個(gè)人，設(shè)置獎懲機(jī)制并及時(shí)采取措施。

五、結(jié)語

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的使用，極大地提高了報(bào)銷效率，全流程的管控跟蹤，融入預(yù)算管理和內(nèi)部控制制度，有效促進(jìn)了業(yè)財(cái)融合的進(jìn)一步發(fā)展。G公司網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的運(yùn)用縮短了財(cái)務(wù)工作人員的人工核查時(shí)間，同時(shí)提高了數(shù)據(jù)精確度，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員的職能轉(zhuǎn)變。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)為內(nèi)部控制帶來積極影響的同時(shí)，也有一些負(fù)面影響，應(yīng)正確看待信息化帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，積極應(yīng)對，完善內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人員培訓(xùn)和監(jiān)督，讓信息化為企業(yè)發(fā)展更好的添磚加瓦。