高職院校檔案管理探析

楊曉帆

達州職業技術學院 四川達州 635000

隨著高職院校的不斷發展，學校的各項資料和檔案的數量和種類呈現井噴式發展，過去傳統的檔案管理理念和工作已經嚴重制約著檔案管理工作的發展，同時也制約著高職院校各項工作的進行。與時俱進的提高檔案管理的意識，改進工作方式，已經成為趨勢。

1 高職院校教學檔案管理過程中存在問題分析

1.1 教學檔案管理制度不夠系統

高職院校發展時間相對較短，教學檔案來源不一，原有管理體系不同，檔案管理人員調動頻繁，致使學校的教學檔案管理制度松散，缺乏準確的分類與系統的整合，使得部分檔案成為遺失，這給教學檔案的管理帶來極大的不便[1]。

1.2 信息技術應用程度不高

信息管理檔案能夠節約大量的人力和物力，能夠將陳年檔案迅速走進現代人視野，不過，還有很多高職院校教學檔案管理仍沿用原始的管理方法，沒有及時應用計算機教學檔案管理系統，給教學工作帶來很大的不便。

1.3 不能及時收集并存儲檔案

高職院校普遍不能及時進行檔案收集及存儲工作，這對學校的教學發展難以進行準確把握，給以后的資料查詢工作帶來諸多不便。

1.4 宣傳力度不夠，重視程度不足

很多高職院校對教學檔案的重視不足，片面地認為在上面花費大量的人力、物力及財力不夠劃算，某些高職院校只是將教學檔案進行簡單地裝訂，不利于教學檔案管理工作的有序開展。

1.5 教學檔案管理人員的業務素質亟待提升

從事高職院校教學檔案管理的工作人員普遍存在業務不精，且相當一部分檔案管理人員責任心不強，工作熱情不高，檔案歸檔時的隨意性較大。同時，各高職院校考核教學檔案管理工作時缺乏科學的考核機制，致使某些教學檔案管理人員工作效率不高，服務意識不強，此外，對現有員工的在在職培訓缺乏應有的重視。

2 高職院校檔案管理改進措施

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

新時代背景下，檔案管理信息化是必然趨勢，也是當前學校學生檔案的必然方向，為了滿足管理要求，檔案管理人員必須具備一定的計算機基礎知識，又具備專業的檔案管理知識，并且具備高度的責任感和信心、耐心。所以，學校應積極引進具有學生檔案管理方面才能和工作經驗的高素質的綜合人才，對現有的檔案管理人員進行定期或不定期的職業技能、職業道德的培訓，提高學校學生檔案管理人員的專業素質和職業素質，更好地促進學校的學生檔案管理工作[2]。

2.2 實物檔案與電子檔案一體化

紙質檔案是檔案管理工作必不可少的對象，然而在今天，信息化技術正在給越來越多的行業帶來不可忽視的影響，因而高等職業院校管理人員務必須要認識到電子檔案和紙質檔案結合的必要性。在收集資料、歸檔入庫等步驟中，同時進行電子信息和紙質信息的處理，不能讓二者割裂開來。除此之外，在提交紙質檔案的時候需要核對電子化檔案信息，從而確保電子信息化建設與紙質檔案的同步。另外，還需要盡快引入電子信息化檔案管理系統，以管理系統為依托提升檔案管理的穩定性。

2.3 提高檔案管理質量

保障檔案管理質量是檔案管理的根本所在，只有完備的、科學的、準確的檔案才能最大限度地發揮檔案的價值，為檔案的整理工作發揮作用。所以，學校必須高度重視學生的檔案管理工作質量，強化監督，積極防止和減少檔案的錯、漏、缺、假、更新不及時等情況，為學校的學生檔案管理建立統一的規范，合理歸檔分類保存，做好信息檔案備份，確保檔案管理質量的提高。

2.4 提高檔案管理員的溝通和組織協調能力

檔案管理人員在工作時，要對所有基本工作有組織協調的能力。首先，在檔案查閱者對檔案信息進行查閱時，檔案管理員要及時與查閱者進行溝通，根據檔案管理的規章制度，查閱者在翻閱檔案過程中需要注意的問題，以及檔案的歸還方法等等需要查閱者注意的地方，檔案管理者都要對其進行耐心的解說和告知。其次，在查閱者查閱檔案的時候，檔案管理員應該在旁守候，當查閱者遇到問題時，可以及時地給予幫助，從而大大地提高管理員的工作效率。最后，在查閱者查閱檔案完畢之后，檔案管理員要詢問查閱者的感受和情況，在檢查被查閱過的檔案保存完好的情況下，更應該注重查閱者的感受，并將每一個問題記錄下來，登記在冊，對于查閱者指出的不足加以反思和改正[3]。

2.5 硬件建設與軟件建設一體化

高等職業院校的檔案管理工作想要真正取得發展，還需要強化管理人員工作能力和整體素質，盡快調整檔案管理人員的組織結構，采取新的管理措施和手段進行統一化管理，注重他們的職業道德培養，確保每個工作人員都能充分認識到自己工作的重要性。除此之外，還需要積極投入更多的資金作為檔案管理工作發展的支撐，購入檔案管理所需的一系列硬件設備的同時，設立工作人員獎勵專項資金，對工作態度及工作質量優異的工作人員以足夠的獎勵，讓他們在工作中能夠發揮出自己的光和熱[4]。

3 結語

總而言之，高等職業院校的檔案管理工作質量關系到學校的整體管理水平，因而我們需要改變目前存在的諸多不足之處，調整工作方法、改變工作思路，為建設更加高質量的檔案管理工作體系而努力。