淺談新時代檔案信息化建設

何云璐

（大同煤礦集團有限責任公司二醫院，山西 大同 037031）

信息化的工作開始滲入到我們的工作和生活當中。這個時候必須要嘗試一種最新的檔案管理方式，就是所謂的信息化檔案的管理，簡單來說就是將以往的檔案管理方式轉變為具有新時代氣息，成為信息化的檔案管理，使檔案管理起來變得更加便捷，操作起來也更加簡單[1]。要想實現檔案的管理進入信息化時代，使檔案的管理變得有效率，這是這個時代對我們檔案建設的要求。現在的檔案管理，遠遠比我們想象中的問題還要多，所以，我們必須重視檔案的管理，還要完善檔案的管理制度，并且提高檔案的管理效率。

一、檔案管理應用信息化的意義

檔案信息化管理建設的意義就在于要符合時代發展的步伐，因此在快速發展的大環境下，我國應該快速推動檔案信息化建設，檔案管理必須適應我們所處的新環境，進行信息化管理，做到規范管理，才能在新時代長期立足，由此可以看出建立信息化管理檔案的重要性。在當今信息化時代，我們必須明白信息化管理檔案是非常重要的。應用互聯網技術讓人們在大數據的環境下快速的應用信息、接收資源、提供信息，這些都是檔案信息化建設的不變條件。檔案信息化管理具有獨立性，它包括技術性與保密性以及比較人性化的特征。獨立性主要體現在兩方面：第一，管理檔案的資料利用信息化方法可以變得更有順序。第二，應用電子檔案進行信息化的管理使用起來安全性更高。新時代的發展，檔案信息化管理的要求也就越高，必需緊隨時代步伐，利用先進技術與經驗為實踐和理論做有力的支撐，并不斷完善與管理電子檔案。然而新時代的信息化檔案管理比較人性化，做到“以人為本”的理念，將這一特點落到實處，使服務能夠做到面面俱到，更好的服務廣大用戶。

二、檔案管理的問題做出相應的分析

現在檔案的管理對我們來說越來越為必要，并且很多人都在關注，因為發展的時間比較短，所以問題也比較多，下面是對這些問題的探討。

（一）不完善的基礎建設

檔案管理在信息化建設中屬于基礎性建設，我們完善基礎性建設就是對檔案管理的建設，不完善的基礎性建設有幾個表現：首先，檔案的管理設施中軟件與硬件還沒有那么完善，要想更好的完善檔案的管理我們就要進行完善檔案設施中的軟件與硬件，這是檔案管理的根本條件，也是必要條件，先進的技術能夠確保檔案的管理工作開展地更順利；其次，不完善的隊伍建設，大部分工作人員對檔案的管理知識比較缺乏，不了解信息化管理的意義，更不知道怎樣處理相關工作；最后，管理的制度不夠完善，管理制度的完善可以督促工作順利進行，但是目前的管理制度漏洞百出，存在許多不完善，從而影響了新時代檔案信息化建設的開展。

（二）資源利用率低

利用信息化進行檔案管理主要是為了改善檔案管理的效率，能夠更好地達到資源共享，從現在情況來看，一些資源信息沒有充分的被利用，無法體現信息化建設的作用，如今許多地方已經建設檔案專門管理的信息化管理機制，但是管理模式上依然非常的傳統守舊，不去交流學習，使管理理念受到很多束縛，使資源利用率沒有辦法保證。現在是一個信息發展迅速的時代，很多資源和信息都不需要在進行保密的情況下，應該拿出來讓大家共享與交流，這樣就可以把資源很好地利用起來。

（三）信息水平低

雖然我國已經意識到檔案管理比較薄弱，但是已經做出了調整，進行改變有了很大的進步，但是檔案管理應用信息化還是很低，比如：管理運用信息化處理的能力還是很弱，無法在短時間內處理好檔案，儲存的設備不夠標準，數據極易丟失和改變，此管理沒有做到統一，使這些檔案數據很難實現利用與共享。這些情況表現信息化的管理水平很低，我們必須做出相應的改變。

二、檔案管理運用信息化的策略

對于管理檔案使用信息化所出現的現象，我們在以后檔案的管理中做出相應創新與改革，提高檔案在管理中運用信息化的利用率。

（一）完善檔案的管理建設模式

檔案的管理使用信息化必須做出創新與改革，緊跟時代步伐，使管理的方式改進，只有這樣做才會使檔案的管理和信息化建設結合起來，讓信息化在檔案的管理中起到更大的作用。第一，在信息化的技術中，不僅需要提高先進的技術，還要重視技術的開發與適用，讓二者達到一個平衡的狀態，將信息化在檔案管理中呈現出做好的效果。第二，在這項工作中，我們要把收集過來的信息進行更深層次的整理，建立更完善的數據庫，使資源更好的被利用，體現其價值所在。

（二）培訓檔案的工作人員

在檔案管理的工作人員，我們要對他們進行培訓，這樣可以提高信息化在檔案管理中的效果，在檔案的管理中，我們需要改進兩方面：一方面，招聘專業的管理人才加入；另一方面，對檔案的管理人員實施素質培訓。第一，必須提升檔案的管理人員，讓他們理解什么是信息化，提高他們管理的能力，教他們怎樣使用軟件對信息進行處理及收集；第二，還要培養他們的管理能力，采用不同方法來提高培訓及指導，時常對他們進行考核。

（三）資源的共享

檔案的資源在被人們使用的時候才會顯示出其價值，在當今社會中，如果檔案的管理還是采用傳統的管理模式，我們不去更新，不去改變，把所有收集來的資源信息只是固定的放在那里，沒有人會去學習與搜尋，那么，這就是沒有用的資源，與此同時，也是對資源的一種浪費，這樣資源始終不能起到應有作用，各部門必須提高檔案資源的交流與共享，把檔案的管理優勢發揮到最大。

四、結束語

綜上所述，信息化運用在檔案管理中是一個比較全面、長期又艱巨的工作，它不僅僅是一個部門所要完成的工作任務，更加不只是單純只依靠計算機的人就可以完成的任務，這需要更多的檔案工作人員的配合與積極參與，檔案管理工作人員的素質對信息化的檔案管理建設也起著重要的作用，只有不斷地努力，才可以使檔案信息化建設有一個美好的明天。