做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

文/石玉芳，高密市社會保險事業管理中心

隨著當前我國社會保險工作的全面發展，社保檔案管理這一工作的基礎性地位更是得到了顯著提升。有效開展社會保險檔案管理工作，不僅能對社會保險工作的發展基礎起到顯著提升作用，同時還能對廣大工作人員自身的工作能力進行提高。

1 社會保險檔案管理工作的重要性

1.1 社會保險業務發展的基本要求

社會保險工作的開展十分復雜，社保工作的落實會產生大量數據和信息，如果這些信息及數據資料沒有進行妥善保管，則會造成數據丟失，對社會保險工作的開展產生阻礙。此外，由于各個企業及單位中經常會出現人才流動的現象，保險繳納也會產生相應的變動，加強社會保險檔案的嚴格管理，避免社會保險的繳納出現混亂，人才流動期間會將部分信息資料進行轉移，并由新單位予以保管，雙方共同協定社保繳納情況。從體制上來看，保險本身具有嚴格制度管理體系，社會保險工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實施。

1.2 社會保險改革的需求

社會保險改革需要對傳統檔案管理工作加以改革，加強社會保險檔案管理工作，建立完善的社會保險檔案管理體系，確保社會保險工作的高效開展。在社會保險檔案中具有完善的保險資料信息記錄，是社會保險工作順利開展和實施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續的保險工作也就難以展開，信息資料補回十分困難。因此加強社會保險檔案管理工作十分重要。

2 做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

2.1 提高公民的社保檔案意識

加強社保檔案管理工作的落實完善，首先要提升群眾的檔案使用意識。配合基層檔案工作人員完成內容補充任務，對檔案中的基礎信息進行核實，發現不完善的內容也能及時整改。這樣開展檔案管理任務才更加真實有效。除此之外，還要提升工作人員的積極性，明確檔案管理職業。作為基礎工作，開展期間要有完善的基礎設施，對于使用年限久遠老化嚴重的設施進行換置，以提升使用安全性為目標。定期對檔案管理情況進行檢驗，發現問題第一時間解決，取得群眾的滿意。檔案管理不只是安全，更重要的是發展檔案使用價值。

2.2 加強社會保險檔案管理制度的標準化建設

社會保險檔案管理工作需要進行標準化管理和規范管理，首先需要加強社會保險檔案管理制度，確保社會保險檔案管理規范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并將這些材料進行科學的分類，做到規范化檔案管理。對于不同門類檔案，尤其是社保檔案中的專業檔案、會計檔案、生育、醫療、工傷、養老等社會保險審批材料、證明文件和統計報表等按照保管期限和歸檔范圍進行劃分，確保社會保險工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依。與此同時，還要對社會保險檔案信息資料進行整合，實現信息資源共享，從而提高社會保險檔案的管理效率，規范化的社會保險檔案管理制度，才能促進檔案管理的規范化、標準化與科學化。

2.3 加大宣傳力度，積極營造有利于社會保險檔案管理服務工作開展的良好氛圍

社會保險檔案與每一名參保人員的利益息息相關，做好社保檔案工作也離不開社會各界的重視。因此，各級社保部門要建立長效宣傳機制，創新宣傳方式，通過互聯網、報紙、電視等媒體，采取設立專版、專區、專題等多種形式，充分體現社會保險檔案管理服務工作對每一名參保人員的重要意義，提高全民的檔案意識。同時，各級社保部門也要在工作中積極爭取上級部門和領導的重視，爭取更多資金資源投入，有效解決管理方式不完善、人員隊伍不充足、物質條件不具備等問題，努力營造良好的工作開展環境。

2.4 通過信息化手段，完善社會保險檔案服務功能

在信息時代背景下，社會保險檔案管理模式在不斷創新，通過信息技術，使社會保險檔案管理更加智能化和人性化。在對紙質社會保險檔案進行查閱時，既浪費人力，又浪費時間，并且，在翻閱的過程中有可能破壞紙質檔案。為了可以加強對紙質檔案原件的保護，提升相關工作人員的質量和效率，方便參保人員對檔案進行查閱，可以通過信息化手段，對社會保險檔案進行管理。加大對軟件和硬件設施的資金投入，保證相關設施足夠完善，并在專業工作人員的指引下，通過高水平、專業的電子化掃描設備，對社會保險檔案進行掃描，生成電子檔案，以便于相關人員進行查詢。在查詢檔案軟件中，可以查詢到參保信息，從而提供給參保人員繼續參保和轉移保險以及核發待遇可靠的依據。通過信息化手段，可以實現把參保人員合法權益作為前提，提升管理工作的質量和效率。

2.5 加強對管理工作人員的培訓，提升其業務技能

社會保險檔案管理工作具有較強的業務性和政策性，因此管理工作人員需要熟練掌握相關業務知識和法律法規，并且還需要具備較強的計算機操作能力。社保部門需要和檔案行政管理部門加強溝通和聯系，并定期對管理工作人員進行培訓和教育，定期開展經驗交流會。此外，還需要提升管理工作人員的思想建設和作風建設，從而保證檔案管理工作的連續性，培養出一支業務精湛的管理團隊。

總之，社會保險業務檔案管理，是一個長時間的工作。社會保險業務管理可以為參保人維護利益還能提供相應的憑據，同時還能促進社會和諧穩定。所以我們要慢慢建立并且完善社會保險業務檔案的管理制度，完善業務檔案的保存，確保檔案信息的安全。