淺談當代企業辦公室人員公文寫作能力提升思路

文/陳靜偉，河南能源義煤公司石壕煤礦綜合辦公室

1 前言

從當代企業經營管理的實際來看，很多從辦公室等黨政部門發出的公文往往具有涵蓋范圍廣、主題內容差異大等特點，這些與企業經營管理息息相關的重要文稿內容不僅起草難度大，而且企業領導的要求也相對較高。鑒于此，筆者認為，如何寫出既符合企業需要、具備企業特點，又能讓閱讀者喜聞樂見的公文材料，成為了時代發展對于企業辦公室人員的要求。

2 做好擬稿計劃

做好擬稿計劃是公文寫作的起點。在這一步中必須明確幾個問題：領導交待任務的實質是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點放在哪里？作為辦公室人員，要處理好這一步的關鍵就在于要善于揣摩領導的意圖。因為公文寫作是一種指令性寫作，只要把領導的意圖吃透并充分表達出來，材料就是基本成功的。揣摩領導意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務時集中精力聽領導講意圖；記就是把領導講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱；消化就是在聽和記的基礎上，充分理解領導提出的問題和觀點。既要站在全局上去理解，因為領導交付的任務不可能講得很細致、很全面，大都是要點式的；又要參照領導平時的一貫思想去理解，一般情況下，領導提出的問題都是經過長時間的實踐和思考得出的結論。

3 廣泛收集材料，制定寫作方案

廣泛收集材料是公文寫作的根據，沒有材料公文寫作便無從下筆。收集材料一是必須考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法。可以從現有的資料中收集，如單位基本情況、重點工作任務等，以了解有關情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態信息；還可以從國家的政策法規中收集，為擬寫公文尋找更多的權威性依據。

制定寫作方案是公文寫作成功與否的關鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達次序、各部分內容之間的銜接配合關系。主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導向確立主題。具體來講包含五個方面：一是領導應該講什么？二是文件起草部門希望領導講什么？三是受眾希望聽到什么？四是領導本人希望講什么？五是上級希望領導講什么？每項工作都應該按照上級領導機關的部署和要求開展，講話中需要科學地傳遞上級的要求。

除了上述這些，在制定寫作方案的過程中，構建出合理的表達次序是公文寫作布局合理性的重要體現：一是要善于提綱挈領，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復斟酌布局結構的合理性。二是要善于歸納整合，在把握公文整體結構的基礎上，按照訴求重要性科學合理劃分文章層級，使受眾能通過標題基本判斷行文邏輯。

4 正式起草文稿

在長期的實踐工作中，筆者認為，在起草文稿過程中要把握好以下幾個環節：

首先，深度加工。把篩選所得的材料經過加工處理，初步構建公文文本，對照公文提綱和框架結構，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實現公文“由骨到肉”的質變。其次，注重事例。如總結性公文可以通過大量事例的直接引入增強文章說服力。要格外關注事例的典型性和真實性，不當的事例引用常常會造成適得其反的效果。再次，要善用數字。恰當選取各種數據能夠增強公文的信息含量和說服力。對數字的選用要注意兩點：一是數據的權威性，要使用權威部門發布的數據，非正式渠道搜集的數據要經過權威機構核實方能使用；二是數據的準確性，重要數據要以專業部門統計口徑為準。

除了上述這些，要做好會商。當公文內容涉及其他部門職權范圍時，應當主動協商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應加強協調直至取得共識，以防政出多門。最后，要強調升華。一般的材料只求四平八穩，優秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實現從“一般”到“優秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼備”，一要于常規處尋亮點，有效提煉出企業工作的亮點和突出成就，以實實在在的內容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發散思維、升華思想，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過不同形式增強文章的韻律，或增強公文的典雅和美感等。

5 仔細加工修改

仔細加工修改是保證公文質量的重要一環。對公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照從內容到形式的修改順序。一是檢查主題質量。主要看文稿是否符合領導意圖，表達是否鮮明深刻，是否有新意，與上級部門的指示是否吻合。二是檢查觀點表達。觀點與主題關系極為密切，主題是中心論點，觀點可謂分論點，在保證公文主題準確無誤的前提下，還要確保公文觀點經得起推敲。三是檢查材料應用。對文稿中引用的數字、事例等認真核實，避免材料之間相互沖突，還要特別注意動態信息的變化，不能使用過時的數據說明已經變化的實際情況。四是檢查文稿形式。主要考慮文稿結構是否完整、嚴密、合理，重點內容是否突出，層次是否清楚，過渡轉折是否自然，以及語言表達是否準確、簡練，標點符號是否正確、規范。

6 結論及建議

綜上所述，提升公文寫作能力是一個需要長期學習、思考和實踐的過程，本文所闡述部分主要是筆者在長期實踐工作中的歸納總結，企業辦公室人員要想寫作有突破，仍需要在工作之余多讀、多思、多寫。只有多讀，才能胸有成竹，妙筆生花；只有多思，才能綱舉目張，得心應手；只有多寫，才能舉一反三，觸類旁通，進而更好地適應企業辦公室公文寫作工作的實際需要。