簡析項目工程檔案整理存在的問題與策略

文/姜紅敏，濟寧市建筑設計研究院

項目工程檔案是指工程項目建設和管理的相關資料，其資料形式主要包括文件、圖紙、表格、影音等。為了充分發揮其作用，以下就項目工程檔案整理存在的主要問題及其策略進行了探討分析。

1 項目工程檔案的重要性

項目工程檔案記錄了工程項目開展的相關信息，為后期工程開展提供了重要參考信息。其是在項目工程建設管理活動之中形成的一種原始、圖物符合的資料。也是國家和社會發展歷程中有著一定要求的文獻載體，同時也是建筑工程在建設過程中的精確記錄，作為十分珍貴的信息資源，在城市發展中意義重大。在建設項目管理過程中形成的各種文檔和材料，其范圍一般包括有土建、文件、水電設備安裝工程等等文件資料。也記載著構筑物、地下管線建設等活動，也是建設項目管理過程中（比如投資、施工、維修、改擴建等等活動）而形成的一些檔案資料，這些檔案資料可以將建筑工程的建設全貌反映出來，對于工程質量評定和竣工后的管理維護具有重要意義。

2 項目工程檔案整理存在的主要問題分析

項目工程檔案整理存在的問題主要體現在：

2.1 收集困難。很多建設單位對工程檔案重視不夠，沒有落實專人負責，以工程緊、任務重為借口，不及時形成、提供檔案材料，不注重收集具有保存價值的文字、圖片、音像等檔案資料，甚至工程項目竣工很久也沒有提供相關檔案。

2.2 內容不全。由于項目工程檔案工作的特殊性，很多建設單位存在重工程、輕檔案的問題，沒有形成完善的檔案整理工作機制，工程檔案不全等現象普遍存在，甚至有假檔案、假資料等問題。

3 項目工程檔案整理工作的策略分析

3.1 全面收集項目工程檔案資料。項目工程由于時間較長、室外工作多、涉及面廣、單位分散，檔案收集存在諸多困難，很容易造成資料積累殘缺不全。要健全檔案收集機制，充分發揮各方面的工作積極性，形成共同關心檔案、共同收集檔案的工作合力，從源頭上保證文件材料無遺漏、無差錯。一方面，要強化跟蹤。檔案工作人員要積極、主動、全面掌握工程進度，根據工程進度，及時督促有關科室或項目部收集檔案，并做出相應的技術指導。另一方面，要強化協調。對一些規模較大的項目工程，項目建設單位和檔案整理部門，應高度重視檔案收集工作，加強與施工單位檔案員及監理等單位的聯系，避免檔案原始材料的散失。

3.2 建立健全項目工程檔案整理機制。項目工程涉及面廣，檔案工作從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交等，需要參與工程項目的建設、設計、施工、監理等多個單位的共同努力。做好項目工程檔案工作，首先必須健全管理機制，明確各相關單位的檔案整理責任和工作要求，每個項目的每個參與單位都要設立專職檔案員，負責本單位的檔案工作，實行檔案整理與工程項目的建設同步進行、同步督導、同步檢查。在各單位內部，要健全檔案聯動機制，做到普通檔案資料定期上報，重要資料隨時上報，切實保證檔案資料的時效性和完整性。

3.3 嚴格項目工程檔案編研。一是利用攝影、錄像等多種數碼處理和載體記錄城市發展，并將其編制成專題片、畫冊等，這種生動、直觀、說服力強的編研成果更能適應快節奏的社會，為處于“讀圖時代”的廣大群眾所接受。二是圍繞經濟發展和建設做好編研。這應始終是編研選題的重點。建設中，開展了專題資料匯編工作，先后匯編了道路改造工程、供熱供氣管理項目工程、“拆墻透綠”工程等專輯，為規劃建設管理部門以及專業技術人員提供極具價值的參考資料。三是體現出地方特色。項目工程檔案含有深厚的文化底蘊，反映著不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格等，對現代設計業、建造業有極高的參考借鑒價值。

3.4 保障項目工程檔案的延續性。項目工程為了適應城市發展的速度，需要在原有發展的基礎上做出快速的更新與轉變，而項目工程檔案在建設過程中發揮著極其重要的作用，這就對項目工程檔案的質量及管理水平提出了較高的要求，需要不斷提高檔案整理人員的業務技能和素質水平，為項目工程水平的提高提供可靠的信息依據。項目工程檔案在管理過程中需要從城市發展的實際情況出發作出相應的改變和創新，如城市的點、線以及面等方面發生了較大的變化，項目工程檔案整理人員也要在此基礎上有所創新，從而確保檔案的延續性。

3.5 加強項目工程檔案信息化建設。首先要加強項目工程檔案信息現代化建設。一是加強信息資源建設工作。從文件目錄做起，將現有檔案數字化，并及時建立、逐步充實和完善檔案信息數據庫。二是加強計算機網絡設施建設。加強計算機配備，并實現計算機連結上網，實現檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計算機軟件的選用和設計，從檔案整理的實際出發，綜合數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，以滿足檔案整理的要求。三是加強信息化管理人才。項目工程檔案信息化建設，要求檔案工作者既要掌握檔案學基礎理論的檔案整理知識，還要掌握一些計算機技術、網絡技術和操作技能。

3.6 提升項目工程檔案的服務水平。項目工程檔案整理最終目的是服務工程建設、保障城市運行、促進城市發展。因此要健全檔案服務機制，拓展項目工程檔案服務范圍和領域，變檔案收集為檔案應用，變管理為服務更好地發揮項目工程檔案的作用。在具體的城市規劃、建設和管理實踐中，要建立健全檔案審查機制，確保每個規劃、每個工程、每個改造都先經過檔案對接和檔案審查；同時要依托信息技術，積極開發三維項目工程檔案整理系統，為各施工單位提供方便、快捷的查詢服務。

4 結束語

綜上所述，項目工程檔案整理工作對于工程建設非常重要，并且隨著項目工程竣工檔案的不斷增多，項目工程檔案整理工作亦發生了深刻變化。為了充分彰顯項目工程檔案整理的作用，必須加強對其存在的問題及其措施進行分析。