加強基層科技檔案管理工作的實踐分析

文/張巖，航天九院十六所7171 廠

1 引言

科技檔案包含十個種類，其內容涵蓋設備、農業科技、醫藥衛生、環境保護等多個方面的內容，但是當前，主要分為基建、科研、產品、設備等四個大類。我國多年前就開始了科技檔案的管理，到如今已經有了很長的歷史。科學檔案與一般的檔案有很大的不同，其中最大的一個區別是，科技檔案管理過程十分復雜，因為科技檔案涵蓋多個方面的內容，檔案管理工作者需具備一定的知識，鑒別出哪些檔案屬于哪個行業，這就對檔案管理人員提出了更大的挑戰。

2 基層科技檔案管理工作中存在的問題

我國基層科技檔案的管理雖然有了很多年的歷史，但其中仍然存在許多問題。下面簡要提出目前科技檔案管理中存在的幾個主要問題。

2.1 沒有健全的管理制度

當前大多數的事業單位和企業潛意識對檔案管理工作不重視，沒有對檔案管理建立健全的管理制度，例如對檔案的收集，保密和借閱方面的制度。還有一些單位和企業可能制定了檔案管理制度，但是實際操作時往往執行力度不夠，甚至流于形式，對制定的檔案管理制度置若罔聞，沒有發揮出制定檔案管理制度的作用。

2.2 缺乏檔案保護意識

當前，我國還缺乏檔案保護安全意識，比如，檔案室的門窗很少安裝防盜窗設備，多人可以保管檔案室、檔案柜的鑰匙，這些做法都非常不利于對檔案的保護。從保護檔案不遺失、不被盜的角度考慮，檔案室不宜設在人員來往密的地方，比如說樓梯口，人員經常走動的過道等，適宜設置封閉一點的地方。此外，調取胡傳遞檔案時應嚴格遵守檔案管理的相關規定。但這些安全舉措卻很少在檔案管理工作中得到實施。

2.3 檔案保管環境差

一些檔案室的保管環境差，比如放置檔案的柜子是木質的，時間長了之后，容易遭受蟲噬，毀壞檔案的完整性。此外，南方容易受潮，如果放置條件差會使檔案受到污染。還有一些檔案管理人員可能缺乏安全意識，在下雨天不關緊門窗，導致雨水進入室內，污染檔案墨跡，造成檔案毀壞，甚至達到無法挽回的地步。還有一部分單位沒有建立專門的檔案室，而把檔案放置在辦公的地方，這不僅不利于檔案的存放，還會對日常的辦公工作產生影響。

2.4 檔案管理人員知識水平不高

當前我國有很大一部分的基層檔案管理員不是檔案管理相關的專業畢業的，這就導致檔案管理員對檔案分類等的相關知識沒有全面掌握，容易在檔案分類，檔案管理時出現錯誤。此外，由于科技檔案本身的特質，科技檔案的管理人員應具備更深層次的科學知識，以分辨某些檔案屬于什么行業、屬于什么大類，從而進行分門存放。但很大一部分檔案管理人員缺乏這些知識，導致進行檔案管理工作時容易出現錯誤，工作效率低下。

3 加強基層科技檔案管理工作的對策

3.1 完善檔案管理制度

要促使企業和事業單位建立起完善的檔案管理制度，首先應當使檔案管理的領導意識到加強檔案管理可以促進經濟和科技發展，對企業或單位自身的發展也有很大的益處。建立完善的檔案管理制度，才能使檔案管理工作更好的運行，使管理員心中明確自己的職責范圍，從而提高檔案管理的工作效率。此外，檔案管理的領導還應該經常組織檔案管理人員進行相關法律法規的學習，使檔案管理員認識到檔案管理的重要性。事業單位或企業對管理成果好的檔案管理員可以提升或獎勵，提高管理員的工作積極性。

3.2 提高檔案保護意識

檔案管理員應不斷學習檔案管理相關的法律法規，適應社會的發展，做好檔案的歸檔、收集、整理工作。對于檔案的調用，借閱等應進行詳細的登記，對于檔案的日常保管應移交專人負責，安置防盜窗，從而防止檔案遺失。此外，管理員應裝訂好整理完成的檔案，方便存放和日后查找。再次，單位或企業應當加強對檔案管理員的培訓，在工作的方方面面中滲透檔案保護意識，以此使管理員養成檔案保護的好習慣。為做好檔案保護工作，單位和企業還應在每年的經費中留用對檔案搶修、檔案保護的經費。

3.3 結合實際情況，創造良好的檔案保存環境

事業單位和企業應當結合當地和自身情況建立良好的檔案保存環境，缺乏經濟基礎時應當積極向上級部門申請財政支持，購置專業的檔案存儲柜，做好檔案的防潮，通風，防火工作等，盡力保證檔案的完整性。

例如，檔案管理員在下班之前，應檢查門窗是否關好，從而保證在下雨刮風的天氣檔案室不會進入雨水，污染檔案；存在把檔案室和辦公室合二為一的單位或企業，應當創造條件，建立專門的檔案室，把檔案存放區域和辦公區域分離，這有利于檔案管理工作的進行，不影響正常的辦公工作，從而提升檔案管理和辦公工作的效率。

3.4 提高檔案管理員綜合素質

基層檔案管理工作的工作量巨大的，如果檔案管理員不具備專業的檔案管理知識，就會對這些管理工作感到力不從心，身心俱疲。因此，檔案管理工作者應不斷學習檔案管理分類等的相關技能。

比如，檔案管理工作者在業余時間或者工作閑暇之余，可以閱讀一些專業的檔案管理方面的書籍，加強自己的專業技能，從而提高檔案管理的工作效率，做一個合格的檔案管理工作者。此外，由于科技檔案管理本身流程的復雜性，科技檔案的管理人員應提高自身的專業水平，不斷學習，以適應社會的發展。

4 總結

科技檔案管理是基層檔案管理中非常重要的一部分內容，相關事業單位和企業應對此加以重視。檔案管理工作者應不斷提高自身知識，管理檔案時，快速篩選、鑒別出某個檔案屬于哪個行業，并根據檔案管理規范，科學、合理的對檔案進行歸類分檔，以保證在日后需要查看某個檔案內容時可以很快的找到，從而提高檔案管理的工作效率。