網(wǎng)絡(luò)教育下中學(xué)生學(xué)籍檔案管理初探

文/朱蘭，云南省蒙自市紅河州財(cái)經(jīng)學(xué)校

學(xué)籍檔案管理的過程一直以來都是有著重要的意義，是學(xué)生在校期間活動(dòng)學(xué)習(xí)過程的基本記錄，也是對(duì)學(xué)生進(jìn)行行為考證的時(shí)候一個(gè)重點(diǎn)的模塊，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)教育的發(fā)展給檔案管理工作帶來了一定的便利，如何采取結(jié)合網(wǎng)絡(luò)教育背景進(jìn)行更加有效果的檔案管理工作就成為有關(guān)工作人員必須重視的重點(diǎn)。

1 中學(xué)生檔案管理意義

當(dāng)今世界是信息爆炸的時(shí)代，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。學(xué)生檔案是經(jīng)過科學(xué)整理歸檔的文字、表冊(cè)等材料，是學(xué)生入學(xué)資格、學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲以及其畢業(yè)等情況的最原始、最基本的記錄，能夠全面反映了學(xué)生在校期間的德、能、體、美等表現(xiàn)，對(duì)學(xué)生將來就業(yè)有著重要影響，因此學(xué)校的學(xué)生檔案管理在一所學(xué)校的日常管理工作中發(fā)揮著越來越大的作用。中學(xué)檔案管理包括黨群行政、教育教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會(huì)計(jì)以及人員的檔案等內(nèi)容，涵蓋面較廣。其中學(xué)生學(xué)籍檔案作為中學(xué)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，能夠清晰的反映出每個(gè)學(xué)生綜合素質(zhì)狀況，對(duì)教師的因材施教重要依據(jù)。是促進(jìn)學(xué)校學(xué)生管理行之有效的重要手段。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了前所未有的機(jī)遇。雖然網(wǎng)絡(luò)教育是近幾年的產(chǎn)物，但發(fā)展迅速。網(wǎng)絡(luò)教育中學(xué)生檔案管理的具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是具有特殊性。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)教育大多以半脫產(chǎn)或者全開放式教育為主要的學(xué)習(xí)形式，這就給檔案管理人員在信息采集、數(shù)據(jù)核對(duì)等工作上增加了難度，增學(xué)生學(xué)籍檔案管理中信息采集、數(shù)據(jù)核對(duì)工作的難度二是具有復(fù)雜性。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)科很多、涉及的專業(yè)廣、課程的設(shè)置以及考試、考試較多，導(dǎo)致其學(xué)籍管理工作相對(duì)復(fù)雜；三是具有綜合性。網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)籍檔案管理包括人事檔案、學(xué)籍檔案、招生錄取檔案、文書檔案以及統(tǒng)計(jì)管理，類別齊全，涉及內(nèi)容廣。

2 中學(xué)生檔案管理策略

管理學(xué)生的學(xué)籍檔案千頭萬緒，工作繁忙，同時(shí)檔案的部分內(nèi)容具有保密性，這就對(duì)檔案管理人員有更高的要求，管理工作是一個(gè)異常繁雜的過程，某些內(nèi)容也具有內(nèi)部保密性，這就要求學(xué)籍檔案工作人員責(zé)任感強(qiáng)，必須具備較高的思想政治素質(zhì)與文化素質(zhì)，具備良好的職業(yè)道德與扎實(shí)的工作作風(fēng)，熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)，對(duì)檔案管理工作中的每一項(xiàng)規(guī)章制度都要嚴(yán)格遵守，維護(hù)好學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)性，尤其是學(xué)生檔案材料需要保密的內(nèi)容，決不能隨意泄露。同時(shí)，檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，連續(xù)性強(qiáng)，具備獨(dú)立的科學(xué)體系和科學(xué)結(jié)構(gòu)的性質(zhì)，其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度的建設(shè)，需要檔案管理人員長時(shí)間的學(xué)習(xí)，逐步積累經(jīng)驗(yàn)，才能做好，因此，學(xué)校的檔案管理要有一支業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的專業(yè)隊(duì)伍，能夠依據(jù)學(xué)校對(duì)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案工作的相關(guān)要求與部署，對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理、保存。并且對(duì)學(xué)校檔案存在的問題能夠進(jìn)行健全和改善。逐步使學(xué)校的檔案管理工作走上規(guī)范化與法制化。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)教育發(fā)展迅速，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行教育成為當(dāng)今社會(huì)的熱潮，這樣給檔案人員在收集信息、核對(duì)信息等方面帶來很大的難度，同時(shí)，學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容也比以前增多，因此，檔案人員應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，將收集到的信息在及時(shí)在公開欄公布，便于網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)生隨時(shí)上網(wǎng)查詢核對(duì)自己的信息與資料，有出入時(shí)能及時(shí)得到更正，同時(shí)，采用計(jì)算機(jī)管理，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)以電子檔案、光盤等形式來保存檔案，有效地提高學(xué)籍檔案管理的效率，根據(jù)學(xué)籍檔案查找的要求，錄入姓名、班號(hào)、證書號(hào)碼等檢索條件，大力提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。網(wǎng)絡(luò)教育下學(xué)生人數(shù)多、檔案數(shù)量大、學(xué)籍變化也大，因此檔案管理人員一定要按照學(xué)生的年級(jí)、專業(yè)及時(shí)收集、整理、歸類，在檔案整理過程中認(rèn)真仔細(xì)核實(shí)學(xué)生所填信息是否準(zhǔn)確無誤，不得遺漏材料，對(duì)學(xué)籍中增加的內(nèi)容要及時(shí)存入學(xué)生檔案袋里，做到及時(shí)收集、及時(shí)整理。網(wǎng)絡(luò)教育具有特殊性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，所以，中學(xué)生學(xué)籍檔案的管理應(yīng)該區(qū)別于普通教育學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，應(yīng)該有符合自身發(fā)展的規(guī)章制度，檔案管理人員的工作職責(zé)和任務(wù)一定要明確，讓學(xué)籍檔案管理做到有章可循。

3 結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)教育現(xiàn)在發(fā)展已經(jīng)逐漸具備規(guī)模化的特征，在進(jìn)行檔案管理的工作過程中就可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)教育的一些措施，解決檔案管理中存在的一些問題，結(jié)合學(xué)校管理特點(diǎn)來針對(duì)性的分析并采取措施，逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理過程。