淺談計量標準檔案的管理

王彩玲

禹州市質量技術監督檢驗測試中心 河南禹州 461670

1 計量標準管理的內容及具體作用

1.1 內容

（1）計量標準評定。《計量標準評定方法》中指出：“計量標準評定是指國家質量監督檢驗檢疫總局對計量標準的計量能力進行評定，并對其進行計量值傳遞的資格進行確認。中華民國及地方各級質量技術監督部門。計量標準的評審包括新計量標準的評審和計量標準的復審。在計量技術機構，特別是省級法定計量技術機構中，考核工作是雙向的。就其本身而言，接受國家質量監督檢驗檢疫總局或省質量技術監督局主持的考核，可以建立一套比較完整的計量標準，也可以進行多種外部考核任務。對于測量標準本身，也需要評估[1]。

（2）計量保證和文件管理的設置。一種物理測量工具、測量儀器或測量系統，用于定義、實現、維護、再現一個單位或一個或多個已知的測量值。其目的是通過比較將單位或測量值傳遞給其他測量儀器。廣義上，測量標準還可以包括標準物質、標準方法和標準條件，以保證測量結果的均勻性和準確性。測量標準文件集包括測量標準評定證書、測量標準評定申請書、測量標準技術報告、測量標準重復性試驗記錄、測量標準穩定性評定記錄、測量標準履歷表。國家計量檢定制度表、計量標準操作規程、計量標準及主要配套設備操作手冊、計量標準檢驗。證書、實驗室管理制度、實驗室崗位管理制度等。

1.2 作用

檔案的作用有以下兩個方面

（1）憑證功能：JJF1033、JJF1069對檔案管理提出了要求。為滿足計量標準考核、審查監督和法制機構考核抽查的要求，證明一個項目的能力，檔案館發揮了很大的作用，并隨時查閱技術參數和精度水平。

（2）參考功能：測量標準文件與儀器設備同等重要。實驗室人員在日常檢定/校準過程中，遇到問題可隨時查閱相關文件，極大地促進了檢定/校準工作的開展，保證了測量值的準確性和可靠性。

2 檔案管理軟件在計量管理中的建立

2.1 建立計量管理數據庫

數據庫主要包括計量標準裝置檔案、配套設備檔案和設備使用檔案三個方面。計量標準文件主要包括申請表、施工標準報告、定量傳遞圖、授權證書和履歷表。

2.2 計量管理體系建設

這種管理軟件系統便于數據的添加、修改、查詢和打印。添加和修改是軟件管理的重要功能。它可以為已建立的數據庫添加或刪除新數據，并隨時更新數據庫。管理軟件的設計應允許周期驗證，根據需要編制不同的數學模型，滿足周期驗證的需要，建立相應的軟件程序，將原始數據輸入計算機，軟件能自動處理數據。測量輸出數據的統一驗證標準，統一制定驗證標準[2]。

2.3 查詢數據庫

數據庫是管理系統的重要組成部分。數據庫是存儲信息的倉庫，可以由系統的其他部分使用和管理，并顯示給用戶。如果數據庫沒有存儲正確的數據，就不能完全保存數據，或者系統找不到所需的數據，那么數據庫的設計就是失敗的。數據庫設計的好壞直接影響到系統的后期開發和實現，也影響到系統的效率。用戶的需求直接體現在各種信息的提供、存儲、更新和查詢上，這就要求數據庫能夠充分滿足各種信息的輸入和輸出。根據系統的要求設計了數據項和數據結構。以測量標準裝置為例，主要包括標準裝置編號、標準裝置名稱、標準代號等數據項。

3 計量標準檔案的管理

3.1 計量標準申請進行考核

測量標準需要檢驗，檢驗有時限。因此，為了提高計量標準管理的效率，可以盡量縮短考核時間。在新計量標準評審申請和計量標準評審評審申請中，負責評審的質量技術監督部門應及時組織評審，盡量縮短評審時間，提高計量保證管理效率[3]。

3.2 測量標準的有效維護

首先，計量校驗儀和主要配套設備可以及時增加和更換。二是要及時有效地監測測量標準正常運行所需的溫度、濕度、抗干擾等環境條件和工作場所，確保這些條件符合規定和規范的要求。三是根據具體實際情況，及時更改計量檢定規程和技術規范，并按新的計量檢定規程和技術規范進行考核。

3.3 建立合理完善的文件控制程序

計量技術單位的管理文件主要用于說明本單位在實施指令管理體系中所有工作文件的內容。除質量手冊和程序文件的內容外，還包括記錄表、作業指導書等管理性文件。在計量技術機構舉辦的各類質量活動中，需要在文件管理的基礎上開展，要求機構內工作人員嚴格按照相應的工作法律法規開展工作，確保其質量活動的有序進行。只有在保證組織質量管理體系的有效性和適應性的基礎上，測量工作才能順利進行。因此，管理者需要通過判斷體系是否滿足組織質量管理的質量方針和目標，以及體系是否更新質量來評價體系的有效性和適宜性。在此基礎上，對技術計量工作進行管理[4]。

3.4 加強檔案動態管理

探索動態檔案管理方法，實現檔案一竣工即歸檔的目標，克服年底檔案積累過多造成的損失等問題。該方法簡述如下：例如，計量學第二部分的工作總結是一個動態文件。半年總結或年終總結會結束后，立即填寫文件目錄，附件為書面總結。目錄的底部由編制者和審閱者簽名，即形成一個完整的摘要文件，并在文件目錄中添加一行。

4 結語

隨著科學技術的飛速發展，計算機技術和網絡技術日新月異。計量檢定單位要簡化工作程序，降低勞動強度，提高工作效率。利用計算機技術對計量標準文件進行快速、準確、科學、規范的管理。在新的計量管理中，要不斷探索，更加謹慎。