淺談人力資源檔案管理

陳志強

四川省渠縣人力資源執法監察大隊 四川達州 635200

人力資源管理水平的提高，在很大程度上能提升公司的總體工作環境。望此篇文章對我國各企業人力資源管理能有一定的幫助。

1 健全制度流程

提高重視程度，爭取將人事檔案工作納入企業年度績效考核。持續完善人事檔案管理工作制度，每2～3年修訂一次，明確管理權限，細化業務流程。將該制度納入企業制度匯編予以印發，確保管理人員熟悉，普通員工知曉。加強管理隊伍建設，堅持先培訓后上崗，培訓內容包括法規制度、行業標準和實操技能。每年集中開展1次工作講評或業務交流。通過企業內部展板展屏、媒體刊物，定期介紹工作動態和相關知識。對擬提任干部，在報上級組織人事部門審批前由專人負責審檔；審核發現人事檔案不完整、不規范的，要求限期整改，確保其規范性和嚴肅性[1]。

2 增擴渠道范圍

根據企業發展需要，抓好“自選動作”，對不同崗位的人事檔案適當開展“私人訂制”，改變傳統檔案“千人一面、千篇一律”的面貌。除組織人事部門的材料外，應適當納入由各級職能部門、工青婦等群團組織形成的榮譽嘉獎材料，由紀檢監察部門形成的黨內外懲處材料，以及函授培訓、繼續教育、比賽競聘、資格或注冊考試等材料。要潛心分析崗位特點，分層分類的開展收集。如對業務部門員工，著重業績成果證明材料；對綜合部門員工，著重反映管理、協調和應急能力的材料。尤其要將員工在重大活動、重點工作、突發情況中的表現及時入檔。通過上述舉措，努力將人事檔案打造成選拔培養、人崗適配的高質量依據。

3 提高檔案工作人員的綜合素質

想要做好個人檔案管理工作，需要工作人員對檔案管理的相關理論知識爛熟于心，并且需要能夠熟練的了解計算機技術，還需要具有相當高的責任感以及職業道德和認真謹慎的態度。企業需要對檔案管理人員定期展開思想教育工作，使其充分的了解到檔案管理工作的重要程度以及實際意義。另外還需要增強工作人員自身的責任感和榮譽感，以助于提高工作的效率[2]。

探索檔案資源利用價值。在檔案管理中，應用檔案服務其他部門工作提供切實支持是檔案資源開發利用的一個重要方面，要與包括公安、司法、工商、民政、銀行、稅收等部門在內的有關單位做好信息鏈接，發揮信息共享的優勢，完善檔案社會信用體系的構建。另外，還要加強補充檔案的收集與管理，尤其是干部人事檔案方面，要加強對其政治思想、業務能力、工作績效、道德品質等方面資料的收集，確保及時反映個人狀況，為干部人事管理服務。信息化手段服務檔案管理。人事檔案管理工作中要積極利用新技術服務于信息化水平的提升，在掌握現代檔案管理理論與模式的基礎上，配合管理工作需求積極開發相關管理軟件，對人事檔案做動態化管理與維護，提升數字化水平，建立數據庫與備用數據庫，利用云計算、物聯網、大數據有網絡優勢提升辦公自動化水平與管理信息化水平，服務檔案動態化管理，并逐漸充實、優化個人檔案的建設與管理，減少遺漏與損壞。

4 勞動人事檔案管理工作服務手段現代化

為適應現代社會經濟的發展，盡快拋棄過去那種手寫筆抄落后的服務手段，利用計算機電腦技術、信息技術、大數據實現服務手段現代化已迫在眉睫，在勞動人事檔案管理工作服務方面切實推進數字化、網絡化、信息化、自動化，運用計算機電腦軟件、大數據建立檔案電子化、自動化管理系統，實現勞動人事檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢。建立勞動人事檔案網站平臺和信息服務中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網絡支持，為勞動人事檔案管理服務社會創造條件，利用計算機信息系統、互聯網進行檢索、編目、登記、借閱，使利用者快速準確便捷地查找檔案信息[3]。

5 保證職工檔案的安全性

如果職工檔案被不法分子利用，并且職工檔案管理人員，不能及時的發現，被做了手腳的檔案有問題，或者不能及時發現，某個職工的檔案被竊。那么，將會對職工的利益有所損失。并且受害者在遭受損失的同時，職工檔案管理人員，也將會，因為職工檔案管理不當而被處罰。所以為了大家的利益著想。人力資源管理部門應該做好職工檔案管理的安全工作，時刻確保職工檔案處于安全狀態。

6 職工檔案管理有關部門要更新觀念，擴大服務范圍

人事制度不斷變遷。職工檔案管理工作也在不斷地遇到新的難題。傳統型的職工檔案管理工作，它的服務方式比較閉合，主動服務能力差，職工檔案管理的方法也比較簡單，這種傳統型的職工檔案管理服務，并不能長盛不衰，并且存在著許多缺陷。所以我們應該及時變革，不斷優化，我們的職工檔案管理服務，才能在服務這塊市場上長久立足。我們應該主動服務。經常了解各單位對職工檔案管理的需求，可以采取問卷調查的方法，對各單位開展跟蹤式人力資源管理服務，把服務工作做到最需要之處，爭取最大限度地，發揮出職工檔案管理工作的作用。

因為現在是科技信息化時代。所以，職工檔案信息也加入了科技領域的行列里，現代職工檔案管理的模式可以借助電腦進行存儲和備份，并可直接登錄系統進行查閱，這在很大程度上節約了職工檔案管理工作的時間和成本。職工檔案管理工作的開展，為人才的培養提供了合理發展計劃。極大程度上，人力資源管理水平被提高。我相信，人力資源管理的輝煌發展指日可待！