淺析SAP HR 在國(guó)內(nèi)某大型企業(yè)中的部署與實(shí)施

中遠(yuǎn)海運(yùn)科技(北京)有限公司 李洋光

一、人力資源管理信息化的必要性

隨著科技的日益發(fā)展，如今已是以全球化為趨勢(shì)、由信息化所驅(qū)動(dòng)的全新的知識(shí)型社會(huì)。因此，人力資源管理勢(shì)必要發(fā)生相應(yīng)的變革，否則企業(yè)將難以適應(yīng)如潮水般涌來(lái)的信息洪流，人力資源管理的信息化勢(shì)不可擋。

二、SAP HR 主要功能介紹

SAP 作為交付的不僅是一個(gè)ERP 管理平臺(tái)，還包括先進(jìn)的人力資源管理解決方案。平臺(tái)上實(shí)施構(gòu)建的人力資源系統(tǒng)，可與集團(tuán)整體管控平臺(tái)進(jìn)行無(wú)縫集成，滿(mǎn)足企業(yè)當(dāng)前“人、財(cái)、物”集中一體化管控的要求，搭建整體的人力資源管理統(tǒng)一平臺(tái)，管控業(yè)務(wù)和操作并規(guī)范流程。

1.組織管理

SAP 的組織管理支持復(fù)雜多變的組織調(diào)整及組織成長(zhǎng)，明確組織機(jī)構(gòu)和職能職級(jí)，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)各司其職，各盡其能。管理人員能夠全面、實(shí)時(shí)掌握組織和職位的分布及變動(dòng)情況。

2.人事管理

SAP 的人事管理用于規(guī)范全集團(tuán)人事業(yè)務(wù)流程，通過(guò)數(shù)據(jù)體系來(lái)統(tǒng)一全集團(tuán)的度量衡。

通過(guò)員工人員變動(dòng)管理，詳細(xì)記錄員工整個(gè)工作周期內(nèi)各階段的詳細(xì)信息。此外，SAP 還可依據(jù)員工屬性的不同確定其在系統(tǒng)中的身份及薪資類(lèi)別，如船員的特殊待遇等。

3.考勤管理

SAP 支持多種考勤模式，常用的有正向考勤和逆向考勤，集成了考勤管理和工資計(jì)算，提高了核算的效率和準(zhǔn)確性。

4.薪酬管理

薪酬管理是基于企業(yè)對(duì)總額預(yù)算管理、工資發(fā)放等進(jìn)行有效規(guī)范和監(jiān)控，通過(guò)獎(jiǎng)金分配等工具提高效率，并和考勤、保險(xiǎn)福利等緊密集成、高度共享，提供全面準(zhǔn)確的薪資數(shù)據(jù)報(bào)表分析，支持領(lǐng)導(dǎo)決策。

5.進(jìn)行全面人才管理

通過(guò)四大模塊的集成，SAP HR 以崗位體系為基礎(chǔ)和驅(qū)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)人才全流程管理，固化復(fù)雜的績(jī)效考核管理流程使其變得公正與透明。

SAP 還實(shí)現(xiàn)了人力資源與財(cái)務(wù)核算一體化。在人力資源管理結(jié)構(gòu)和財(cái)務(wù)成本中心結(jié)構(gòu)緊密集成的條件下，可靈活支持各類(lèi)成本歸集方法和過(guò)賬科目規(guī)則，以及人力/財(cái)務(wù)靈活分工，共同完成薪資核算流程。

在這基礎(chǔ)上，SAP 通過(guò)系統(tǒng)協(xié)助集團(tuán)實(shí)現(xiàn)人力資源戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，逐步擺脫傳統(tǒng)的“人事管理”角色，促進(jìn)全集團(tuán)人力資源管理水平的顯著提升，使人力資源管理擴(kuò)大了覆蓋面、加強(qiáng)了集成度、提高了智能化、優(yōu)化了互動(dòng)性。

三、實(shí)施SAP HR 模塊過(guò)程中的問(wèn)題與對(duì)策

1.各單位信息化水平的差異

人力資源信息化實(shí)施成功需要三個(gè)基本條件，即暢通的網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和完善健全的人力資源管理體系。某集團(tuán)作為國(guó)有大型企業(yè)，分、子公司遍布全球，企業(yè)層級(jí)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，各公司的信息化現(xiàn)狀各不相同，這使得對(duì)于不同現(xiàn)狀公司的數(shù)據(jù)整合及區(qū)分有了新需求。

經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組討論，特新增兩套HR 專(zhuān)用的虛擬賬目表以區(qū)分三類(lèi)不同的上線(xiàn)單位，在此基礎(chǔ)上完成了HR 與FI 模塊交叉互用組件的解決方案。這樣不僅對(duì)各公司信息化現(xiàn)狀做了清晰的梳理，同時(shí)也為未來(lái)公司對(duì)財(cái)務(wù)模塊的上線(xiàn)奠定了基礎(chǔ)、鋪平了道路。

2.部分從業(yè)人員信息化能力的差距

SAP HR 系統(tǒng)涉及到各級(jí)單位人力資源部門(mén)的所有業(yè)務(wù)人員。系統(tǒng)上線(xiàn)后，許多日常業(yè)務(wù)都將通過(guò)系統(tǒng)直接操作處理，這樣就對(duì)業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)技能水平、計(jì)算機(jī)操作水平等提出了較高的要求。但由于SAP 本身的用戶(hù)友好度不高，且部分用戶(hù)年齡偏大導(dǎo)致學(xué)習(xí)能力下降，使其離最終用戶(hù)資格要求還有一定差距。

為此，項(xiàng)目組在對(duì)用戶(hù)的培訓(xùn)過(guò)程中，結(jié)合用戶(hù)特點(diǎn)，制作針對(duì)性較強(qiáng)的課件，采用業(yè)務(wù)流程處理與系統(tǒng)操作處理相結(jié)合的辦法，幫助用戶(hù)熟悉系統(tǒng)和業(yè)務(wù)操作過(guò)程。

3.各單位管理方式的差異

目前，集團(tuán)部分二級(jí)單位已分板塊實(shí)施了SAP 的部分模塊，與本次項(xiàng)目實(shí)施的SAP HR 不在同一套信息系統(tǒng)內(nèi)。由于各套系統(tǒng)之間業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)功能存在較大差異，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一或無(wú)縫集成。因此，經(jīng)過(guò)與集團(tuán)財(cái)務(wù)部溝通，項(xiàng)目組出具了分板塊的財(cái)務(wù)集成方案。

以某二級(jí)單位為例，該單位在自有服務(wù)器上完成了FI模塊的實(shí)施，但未使用HR 模塊。針對(duì)組織機(jī)構(gòu)所屬的公司代碼和成本中心、工資項(xiàng)與會(huì)計(jì)科目的對(duì)照關(guān)系仍由FI 管理。HR 工資核算之后，由PO 發(fā)送工資核算完成信息，PO 平臺(tái)調(diào)用HR 工資結(jié)果接口并讀取數(shù)據(jù)發(fā)送給甲單位自有SAP 服務(wù)器，最終系統(tǒng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)的成本中心、工資項(xiàng)與會(huì)計(jì)科目對(duì)照關(guān)系生成費(fèi)用憑證。

4.應(yīng)用個(gè)稅過(guò)渡方案實(shí)現(xiàn)個(gè)稅計(jì)算

2018 年10 月1 日 起施行的個(gè)稅改革方案恰在系統(tǒng)上線(xiàn)前的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，為此項(xiàng)目組制定了臨時(shí)個(gè)稅過(guò)渡方案以應(yīng)對(duì)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)上的個(gè)稅調(diào)整政策。由于SAP 服務(wù)器部署在集團(tuán)北京服務(wù)器上，與財(cái)務(wù)模塊共享資源，考慮到各業(yè)務(wù)板塊之間的系統(tǒng)關(guān)系，HR 版本暫未升級(jí)至最新版，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)個(gè)稅計(jì)算功能暫不使用。

在過(guò)渡階段由HR 計(jì)算薪酬，但轉(zhuǎn)向附加扣除和月度個(gè)稅采用導(dǎo)入系統(tǒng)的方式實(shí)現(xiàn)，年終獎(jiǎng)勵(lì)采用導(dǎo)入年度獎(jiǎng)勵(lì)工資項(xiàng)，個(gè)稅也是線(xiàn)外計(jì)算，并導(dǎo)入新增的年終獎(jiǎng)稅替代項(xiàng)。工資稅/年終獎(jiǎng)稅替代原先系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出的個(gè)稅工資項(xiàng)，以前臺(tái)導(dǎo)入的金額作為個(gè)稅扣款。

過(guò)渡階段結(jié)束后，維護(hù)員工的專(zhuān)項(xiàng)附加扣除的數(shù)值，并由系統(tǒng)計(jì)算個(gè)稅，過(guò)渡期導(dǎo)入的專(zhuān)項(xiàng)附加扣除值和月度個(gè)稅作為年度累計(jì)已扣除的專(zhuān)項(xiàng)附加扣除以及年度內(nèi)已繳納的個(gè)稅。

5.人員活動(dòng)的多樣性導(dǎo)致權(quán)限的復(fù)雜性

由于HR 系統(tǒng)中的人事數(shù)據(jù)均為敏感的個(gè)人信息，因此需要對(duì)各個(gè)用戶(hù)的權(quán)限做嚴(yán)格細(xì)致的劃分。SAP 權(quán)限由結(jié)構(gòu)化授權(quán)和一般授權(quán)兩部分組成，其中結(jié)構(gòu)化授權(quán)是HR 模塊獨(dú)有的分類(lèi)，是用來(lái)確定賬號(hào)的管轄范圍，通過(guò)組織架構(gòu)去定義賬號(hào)可以對(duì)哪些單位一般授權(quán)賦予的業(yè)務(wù)操作權(quán)限；一般授權(quán)，也叫角色，主要用來(lái)確定賬號(hào)的功能范圍，需要根據(jù)公司的人資業(yè)務(wù)范圍和崗位設(shè)置進(jìn)行設(shè)計(jì)，也是權(quán)限設(shè)計(jì)的重點(diǎn)。

針對(duì)集團(tuán)的實(shí)際情況，項(xiàng)目組設(shè)計(jì)了通過(guò)結(jié)構(gòu)授權(quán)和本地角色的授權(quán)方式，取兩者交集為有效授權(quán)。每家單位的權(quán)限設(shè)計(jì)最大化滿(mǎn)足本單位的要求。由于需要為每家單位派生本地角色，因此在實(shí)施過(guò)程中角色創(chuàng)建工作量大。角色數(shù)量會(huì)根據(jù)新增單位或者權(quán)限變更要求遞增派生，對(duì)后期權(quán)限管理也提出了較高的要求。

6.SAP 系統(tǒng)本身的局限性

SAP 是一款德國(guó)軟件，作為舶來(lái)品，在界面展示、操作交互等方面確實(shí)存在很多弊端。雖說(shuō)SAP 會(huì)根據(jù)各國(guó)的法律法規(guī)政策的變化發(fā)布定制更新與補(bǔ)丁，但這并不能完全滿(mǎn)足復(fù)雜的日常業(yè)務(wù)，且配置數(shù)據(jù)龐大及操作界面復(fù)雜，仍有許多定制開(kāi)發(fā)、程序增強(qiáng)的需求。

如歐盟于2018 年5 月25 日正式生效的《通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例》強(qiáng)調(diào)了個(gè)人數(shù)據(jù)出口到歐盟境外的問(wèn)題，其目標(biāo)主要是將個(gè)人數(shù)據(jù)控制權(quán)交給公民和居民，通過(guò)統(tǒng)一歐盟內(nèi)部的監(jiān)管，簡(jiǎn)化國(guó)際業(yè)務(wù)的監(jiān)管環(huán)境。簡(jiǎn)單地說(shuō)，員工個(gè)人情況都屬于隱私，數(shù)據(jù)不得離開(kāi)本國(guó)。這是SAP 系統(tǒng)所不能解決的。

四、結(jié)語(yǔ)

從全集團(tuán)層面統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)范，提升業(yè)務(wù)集約化水平，同時(shí)打破各家單位人資管理信息化建設(shè)水平參差不齊、技術(shù)平臺(tái)各不相同的現(xiàn)狀，建立全集團(tuán)統(tǒng)一的人資管理信息化平臺(tái)，加強(qiáng)管控力度，提升管理水平。

集團(tuán)SAP HR 系統(tǒng)上線(xiàn)運(yùn)行以來(lái)，得到了各單位的全力支持，目前運(yùn)行基本穩(wěn)定，既定工作穩(wěn)步推進(jìn)，力保各單位從“成功上線(xiàn)”到“上線(xiàn)成功”。這標(biāo)志著標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、運(yùn)行規(guī)范的人力資源管理信息系統(tǒng)正式向全集團(tuán)深化推廣應(yīng)用，全集團(tuán)在人力資源信息化建設(shè)的道路上邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。作為新生事物，SAP HR 信息系統(tǒng)在集團(tuán)的上線(xiàn)起步初期，離盡善盡美還有很大距離。隨著項(xiàng)目的逐步推廣，將進(jìn)一步突出SAP人力資源系統(tǒng)在改善集團(tuán)人力資源管理現(xiàn)狀、提高人力資源管理質(zhì)量和效率方面的作用。