數字時代聲像檔案管理策略研究

文/劉艷紅，中山市火炬開發區水利所

1 傳統聲像檔案管理存在的問題

傳統的聲像檔案種類繁多，而在管理的過程中就要進行分類，根據不同的載體，采用不同的管理措施。例如一般的影像檔案在實施管理的過程中，首先需要對影像進行采集，這不僅工作量復雜并且需要利用防磁柜進行保存。對于照片檔案的管理措施相對來說比較簡單和便捷，只是通過對底片的采集、附上相應的文字、然后做好防潮、防火的保護措施就可以完成照片的歸檔管理。根據檔案的不同載體需要分別設置不同的管理措施，對比數字時代，傳統的聲像檔案管理模式還存在著大量的缺陷。

1.1 依賴傳統的人工管理

因為聲像檔案的多類型載體的特點，這種管理模式首先在保存工作的過程中，需要開發出針對不同載體的管理工序制度。而這種工序的管理內容相對來說有一定的重復性，常常需要重復作業，嚴重地浪費人力資源。另一方面，聲像檔案之間的不同載體亦存在很多特異性的表現，更加需要配置不同復合型人才的資源。從這些形態缺陷基本可以看出，采用傳統模式的聲像檔案管理單單從人力資源方面就已經造成嚴重的浪費，并且由于工作量的大幅度增加，管理的成本相應提高。

1.2 資金方面的浪費

聲像檔案的管理與文書檔案的管理之間主要是在于載體的不同，因此需要對其各自的管理措施進行區分，由于聲像檔案相對比較特殊，對于聲像檔案的管理特別是在儲存的方法以及容量上存在不同的要求，為了提升聲像檔案管理的質量與效率，必須針對聲像檔案這種特殊的載體分別購置不同的電子儲存設備。特別是媒體單位因為這種特殊工作性質，單位對于聲像檔案的管理質量有更加嚴格的要求，一般重要檔案的儲存措施，會根據不同性質需求而購買更加專業的儲存設備，而對于檔案的保管環境也有著特別的嚴格要求。這樣不僅增加了保管成本，而且在一定程度上影響了聲像檔案的管理質量以及開發利用。

1.3 限制了聲像檔案管理的發展

由于聲像檔案管理的獨特性，所以與一般的檔案在儲存管理方面存在不同的方式，并且由于工作量巨大，程序也相對復雜，往往不夠引起單位對聲像檔案管理的高度重視。這些管理缺陷主要是由于：過于依賴過去的管理方式、沒有針對性地進行管理以及適當的創新，而隨著聲像檔案管理的業務發展，管理方式停留在過去沒有得到明顯的提升，因此阻礙了聲像檔案管理的發展。

2 數字時代提高聲像檔案管理質量的措施

由于傳統聲像檔案管理在儲存的問題上明顯落后，在檔案開始入庫的過程中，也沒有建立可靠的安全保護措施。當單位需要利用檔案的時候，檢索的難度非常高，要經過長時間的檢索才能獲取檔案的信息，這嚴重地浪費了大量的時間。目前很多聲像檔案儲存時間太久，導致磁帶和膠片的質量受損甚至已經達到報廢的程度，導致聲像檔案無法利用。

2.1 數字化技術

數字化技術的應用基本上能夠針對檔案的圖片、視頻、文字等詳細資料進行轉錄以及編碼，然后永久地儲存于智能電腦的程序中，它的優勢是在檢索檔案方面提供了快捷的功能，在不同程度上提高了儲存的價值。數字化技術對聲像檔案管理的發展具有開拓性的意義。

2.2 采用相同標準，進行編碼

數字化技術能夠通過編碼的形式最大化地滿足聲像檔案管理的基本需求，這種技術能夠快速地分辨到檢索的目標資源，并且從自動納入聲像檔案的資料開始展開編碼程式，還能在編碼程式的過程中，采取相同的標準。例如：在對視頻這種介質的檔案的管理過程中，通常需要系統對每個節目進行錄制，包括場景和鏡頭均有一定的要求，最后會自動地將制作視頻的編導、及所有參與視頻錄制的工作人員的資料進行編目。自動編碼程式對聲像檔案管理的工作量以及工序能夠起到自動編碼的管理作用，并且能夠形成統一的管理標準來執行，不僅能夠加強檔案管理工作人員的保管意識，而且能夠為檔案資料的使用者提供快捷的服務功能，從而節省大量的時間。

2.3 建設在線數據庫

在這種信息化背景下，只有建立同等交流、以服務功能為目的，并且按照開發檔案資源的共享工作，確保聲像檔案管理質量能夠基本滿足目前的業務量需求。而建立在線數據庫主要作用在于：對檔案資料的管理更加條理清晰，在檢索資料方面也更加能夠具備針對性，能夠滿足大量的聲像檔案的儲存管理，并且能夠自動進行分類。目前根據聲像檔案的性質特點，主要分為3個類型：照片、視頻，以及音頻。為了能夠激發數據庫的利用價值，在建立數據庫的時候，必須要將資料單位的實際情況作為管理的根據。不同的行業有不同的管理性質，要嚴格掌握實際的發展情況，并且要貫徹嚴格的管理標準與原則。

3 結束語

聲像檔案的發展歷程，涵蓋了多種類型的載體，例如廣泛應用于日常生活中的錄像帶、磁帶、唱片、照片等不同類型的載體。而采用數字化技術的管理能夠在一定程度上推動先進數字化檔案管理工作的發展，這種新型的檔案管理可以直接淘汰膠片、磁帶作為載體，突破了過去的載體模式以及檔案類型的限制，這種檔案管理的眾多管理功能已經能夠直接淘汰傳統的聲像管理模式，本文針對數字化技術在聲像管理中的應用開展一系列的分析，提出幾點舉措，希望能夠對目前的聲像檔案的管理起到一定的參考作用。