檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

李雪梅

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息時(shí)代的全面到來，電子信息化技術(shù)在檔案管理過程中的應(yīng)用日益深化，極大地提升了檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量，避免了人工管理失誤現(xiàn)象的發(fā)生。論文主要針對(duì)檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用進(jìn)行了探究。

【Abstract】With the continuous development of science and technology and the arrival of the information age， the application of electronic informatization technology in the process of archives management is deepening day by day， which greatly improves the efficiency and quality of archives management and avoids the occurrence of human management errors. This paper mainly discusses the construction and application of electronic informatization management mode in archives management.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;電子信息化;應(yīng)用

【Keywords】archives management; electronic informatization; application

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2019）11-0046-02

1 引言

科技的不斷發(fā)展使得電子信息技術(shù)逐漸深入人們的生產(chǎn)和生活的各個(gè)領(lǐng)域，改變了人們的生活方式和生產(chǎn)方式，極大地提升了社會(huì)生產(chǎn)力。在檔案管理工作中融入電子信息化的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的變革，全面提升檔案管理工作質(zhì)量和管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，使得檔案管理活動(dòng)能夠更好地服務(wù)于人們的需求[1]。

2 檔案管理中電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢(shì)

2.1 提高檔案檢索效率

傳統(tǒng)的檔案檢索工作依賴人力手工開展，檔案管理工作人員面臨著大量的檔案進(jìn)行收集和處理，檔案管理的工作人員數(shù)量有限，導(dǎo)致檔案檢索工作效率低下，持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，所耗費(fèi)的人員精力較多，影響檔案管理效率。電子信息化檔案管理模式的建設(shè)可以將所有的檔案信息內(nèi)容輸入檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，人們只需要在檢索框中輸入自己所需要查詢的檔案內(nèi)容，便能夠檢索到所需的檔案信息以及紙質(zhì)檔案放置的位置，極大地提升了檔案檢索的效率和質(zhì)量，解決了傳統(tǒng)信息查詢的低效率和時(shí)間長(zhǎng)的問題。同時(shí)，電子化的信息檢索方式也極少出現(xiàn)故障和錯(cuò)誤，提高了信息檢索的精確度，減少檔案管理工作人員的工作量。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

將電子信息化的管理模式融入檔案管理工作中，對(duì)原有的檔案記錄模式以及檔案管理進(jìn)行了優(yōu)化和升級(jí)，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)字編碼的方式對(duì)檔案中的聲像和文字信息進(jìn)行處理，使其能夠轉(zhuǎn)變成以數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的電子文件，這些電子文件更改便捷，查詢方便，而且可以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行共享。相對(duì)于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式來說，管理效率大大提升，管理質(zhì)量也得到了很好的保障。將檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)有效對(duì)接，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，代替了人工進(jìn)行檔案的索取及查詢，實(shí)現(xiàn)了信息的一體化，加快檔案歸檔速度以及存儲(chǔ)速度。

2.3 提高檔案管理工作的時(shí)效性

電子信息化管理模式在檔案管理過程中的有效應(yīng)用還可以解決傳統(tǒng)檔案管理工作耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)以及工作量巨大的問題，利用電子信息系統(tǒng)以及相關(guān)軟件可以對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，保證檔案管理工作的質(zhì)量，全面提升檔案管理的工作效率，而且可以提高檔案管理工作的時(shí)效性，將得到的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容及時(shí)錄入檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)當(dāng)中，為后續(xù)的查閱與咨詢提供方便，避免工作滯后問題的發(fā)生。

2.4 保證檔案管理的精確度

檔案管理工作涉及方方面面的內(nèi)容，工作比較復(fù)雜，而且對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有著一定的要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作涉及多種手工作業(yè)，要求工作人員能夠具備全面的檔案歸檔、檔案查閱以及檔案存儲(chǔ)等方面的能力，檔案管理人員通常需要反復(fù)整理和查閱多種檔案資料，工作效率低下，而且受到管理人員自身注意力的影響，也會(huì)存在各種失誤現(xiàn)象，影響檔案管理工作的效果。電子信息化管理模式的構(gòu)建可以解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜性的問題，將大量的信息錄入電腦中，可以高效精準(zhǔn)地錄入資料和查閱資料，而且電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫相對(duì)比較方便，占用空間較小，可以輕松地將大容量的信息錄入資料庫(kù)中。電子信息化管理模式的構(gòu)建也可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間大、文件體積大、對(duì)環(huán)境濕度和溫度要求高等問題，有效避免了因火災(zāi)和事故造成的檔案資料的丟失，只要做好信息檔案資源的備份工作，便能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的安全性管理，體積相對(duì)較小，發(fā)生災(zāi)害時(shí)也容易保護(hù)和轉(zhuǎn)移，如果存儲(chǔ)的檔案資源受到損害，也可以通過技術(shù)手段進(jìn)行修復(fù)，從而可以保證檔案資源的安全性和可靠性。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 檔案的收集與整理

檔案的數(shù)據(jù)整理工作是檔案管理活動(dòng)的主要工作內(nèi)容，電子信息化管理模式將檔案的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為信息化的電子文件，可以實(shí)現(xiàn)電子信息文件的實(shí)時(shí)共享，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對(duì)時(shí)間和空間的限制。利用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)載體以及云盤系統(tǒng)可以對(duì)電子檔案進(jìn)行全面收集和存儲(chǔ)，并將電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容以匯總的形式構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)。工作人員可以直接通過數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行電子檔案的調(diào)閱、查詢以及管理，工作人員可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中通過編號(hào)的方式對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行整理與分級(jí)，使得電子檔案的排列更加具有邏輯性和系統(tǒng)性，而且也可以利用相關(guān)軟件制作電子檔案的目錄，方便后續(xù)的查閱以及咨詢。

3.2 提高檔案資源管理的安全性

信息時(shí)代的全面到來使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的日常生活中所發(fā)揮的價(jià)值和作用越來越大，為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理工作的改革與優(yōu)化，將電子信息技術(shù)融入檔案管理過程時(shí)，需要結(jié)合檔案管理的工作要求、工作特點(diǎn)以及電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行系統(tǒng)地探究，建立起行之有效的信息檔案信息化管理技術(shù)規(guī)范以及制度體系，保證檔案管理的安全性和可靠性。規(guī)范檔案管理行為和檔案調(diào)閱流程，約束檔案管理人員的工作權(quán)力，盡可能地避免影響電子信息化檔案管理工作安全性問題的發(fā)生。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，減少惡意攻擊檔案信息系統(tǒng)的行為發(fā)生，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)與保養(yǎng)

檔案管理中電子信息化管理模式的建設(shè)與應(yīng)用也存在一定的安全性方面的問題，檔案管理工作往往需要聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)共同開展，在這種情況下，檔案管理電子化系統(tǒng)就處于一種開放式的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境當(dāng)中，難免會(huì)受到外部的惡意攻擊而導(dǎo)致檔案信息的泄露或者檔案信息的破壞，影響檔案管理的安全性。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)，提高檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的安全性和穩(wěn)定性，通過設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件定期殺毒以及禁止外部設(shè)備接入檔案信息管理系統(tǒng)的方式提高檔案信息管理的質(zhì)量，杜絕檔案信息泄露問題的發(fā)生，保證電子信息化檔案管理的效果。

3.4 完善檔案管理工作流程

電子信息化檔案管理工作模式的構(gòu)建需要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際流程來開展，通過計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案的生成條件、可存儲(chǔ)性以及安全性進(jìn)行鑒定，明確電子檔案當(dāng)前所處環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)問題，加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定環(huán)節(jié)的重視。同時(shí)，也需要依據(jù)介質(zhì)的不同，合理設(shè)置電子檔案的保管條件。一般情況下需要選擇抗磁、防光、抗塵的電子檔案載體進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，電子信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用也需要利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)計(jì)算功能以及統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)各項(xiàng)檔案的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用，進(jìn)一步完善檔案的閱讀模式和網(wǎng)絡(luò)化解鎖模式，提高檔案的管理效率和分析質(zhì)量。同時(shí)，電子檔案的管理也需要進(jìn)一步完善保密檔案的管理功能，尤其注意對(duì)保密檔案開展防護(hù)工作和屏蔽工作，避免數(shù)據(jù)泄露和被盜取。在收集電子檔案時(shí)，將收集到的檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接、緊密相扣。在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要做好數(shù)據(jù)的備份處理。對(duì)于軟件來說，需要經(jīng)常調(diào)試，由專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理中電子信息化管理模式的應(yīng)用有效提升了檔案管理效率以及檔案管理質(zhì)量，減少人工管理過程中失誤問題的發(fā)生概率，提高了檔案管理的精確度。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作信息化管理模式的重視，通過應(yīng)用信息化的管理模式為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升。

【參考文獻(xiàn)】

【1】鄭亞琳.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用探究[J].科技資訊，2019（24）：73+75.