人事檔案科學(xué)化管理探析

閆娜

摘 要：新時期人事檔案的科學(xué)化管理具有重要的意義。本文分析人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和意義，明確其存在的關(guān)鍵問題，并給出解決策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案 檔案數(shù)字化 信息化規(guī)則 檔案數(shù)據(jù)化 管理機(jī)制

以電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)發(fā)展與廣泛應(yīng)用，拉開了信息經(jīng)濟(jì)時代的序幕，并使人類進(jìn)入數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描和照相錄像等數(shù)字化技術(shù)、計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、（移動）通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的最新成果，根據(jù)檔案管理理論與技術(shù)以及信息化時代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網(wǎng)絡(luò)社會中檔案管理、利用與服務(wù)的基本流程、框架和基本方法等，在紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的實(shí)體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案基礎(chǔ)上，構(gòu)建、組織、開發(fā)具有有序結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)化檔案信息庫，最終建立人事檔案管理信息系統(tǒng)（或平臺），最大限度地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案信息的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案的個性化和社會化利用與服務(wù)。這便是人事檔案管理的信息化建設(shè)。其實(shí)質(zhì)是檔案管理、利用與服務(wù)從以檔案實(shí)體為中心的管理模式到以檔案數(shù)據(jù)化信息為中心的管理模式的轉(zhuǎn)變。最終實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、數(shù)據(jù)化和智能化管理、利用與服務(wù)，提高其相應(yīng)的水平、效能與作用。

一、制約人事檔案科學(xué)管理的瓶頸

根據(jù)人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，做好新時代人事檔案信息化建設(shè)，存在如下問題。（1）人事檔案信息化建設(shè)的過程管理與質(zhì)量控制問題。盡管有2018年中央辦公廳印發(fā)并實(shí)施的《干部人事檔案工作條例》以及一系列的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，并且有中組部進(jìn)行的干部人事檔案信息化試點(diǎn)與推廣經(jīng)驗，但實(shí)踐證明，人事檔案信息化建設(shè)的過程管理與質(zhì)量控制依然存在許多問題，必須加以解決。（2）人事檔案全文數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題。例如，必要的環(huán)境改造、配套設(shè)備等。實(shí)際投入是當(dāng)前影響人事檔案信息化建設(shè)的一個主要問題。（3）人事檔案材料不規(guī)范、不完整的問題。（4）人員素質(zhì)提高的問題。在信息化建設(shè)過程以及后期管理、利用、服務(wù)和維護(hù)過程中，需要人事檔案管理與研究人員具有較高的計算機(jī)應(yīng)用能力、應(yīng)用軟件使用能力、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析、智能計算、數(shù)據(jù)挖掘等能力。（5）人事檔案信息化建設(shè)的保密管理與安全性問題。（6）人事檔案全文數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，就必須建立基于內(nèi)容的數(shù)據(jù)化目錄、建立數(shù)字化或者數(shù)據(jù)化人事檔案數(shù)據(jù)庫。這都需要人事檔案的主題詞、分類號、基礎(chǔ)知識庫、本體詞表等數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施的編制與建設(shè)。這是目前人事檔案信息化工作中的難點(diǎn)。

二、科學(xué)做好人事檔案管理工作

在人事檔案信息化建設(shè)中，人事檔案數(shù)字化的主要目的是在信息化時代供人類借助計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代閱讀設(shè)備、終端和基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行閱讀和使用，而數(shù)據(jù)化的目的卻在于充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的最新成果，如數(shù)據(jù)統(tǒng)計、機(jī)器學(xué)習(xí)、大數(shù)據(jù)等的處理與分析方法，在新時代配合人事制度的改革與變化，讓機(jī)器進(jìn)行處理與分析，從而改變?nèi)耸聶n案的管理、利用與服務(wù)理念、模式以及效率和水平。（1）做好人事檔案信息化建設(shè)的過程管理與質(zhì)量控制。運(yùn)用已有項目管理中進(jìn)度管理、質(zhì)量監(jiān)控、過程控制的方法與技術(shù)，對人事檔案信息化過程的組織、進(jìn)度、質(zhì)量保障措施進(jìn)行管理。（2）進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。（3）數(shù)字化之前干部人事檔案的規(guī)范化和完整化整理。（4）檔案管理和研究人員的培訓(xùn)與提高。培養(yǎng)他們進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)化和建立基于內(nèi)容的人事檔案數(shù)據(jù)庫的能力，并能夠進(jìn)一步進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的統(tǒng)計分析、知識提取等，真正實(shí)現(xiàn)基于人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的管理、利用和服務(wù)。（5）做好人事檔案信息化建設(shè)的保密管理。無論數(shù)字化或數(shù)據(jù)化過程是否外包（如果外包，招標(biāo)時必須是有資質(zhì)的公司，并簽訂嚴(yán)格、具有保密和驗收標(biāo)準(zhǔn)的合同），都要按事先制定的信息化建設(shè)業(yè)務(wù)流程，逐步、逐層設(shè)置保密標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計保密措施，簽訂保密協(xié)議，并明確職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和控制。（6）做好人事檔案信息化建設(shè)的安全防護(hù)。對人事檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化加工場所、加工設(shè)備都要按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》設(shè)置，以保證信息化的環(huán)境安全和設(shè)備安全，建立環(huán)境、設(shè)備和信息資源的安全保障體系。（7）數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括人事檔案的主題詞、分類號、基礎(chǔ)知識庫、本體詞表等的編制與建設(shè)。

三、結(jié)語

人事檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化都是新時代干部人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。做好這些工作，可以提高人事檔案的管理水平、效率以及知識型服務(wù)水平，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理與服務(wù)模式，提高檔案業(yè)務(wù)部門的管理與服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率、高深度、知識型的全面服務(wù)。但必須強(qiáng)調(diào)和保證，數(shù)字化和數(shù)據(jù)化結(jié)果必須真實(shí)、完整、可用、安全，并確保與紙質(zhì)檔案一致，而且必須保護(hù)好原始實(shí)體檔案，確保不能損毀和丟失。