基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

摘 要：文書檔案是現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常管理工作中的重要內(nèi)容，所以提升文化檔案管理的水平，有利于為事業(yè)單位的發(fā)展提供準(zhǔn)確的查詢資料。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過將信息技術(shù)與文書檔案管理進(jìn)行整合，有利于提升文書檔案管理的實(shí)效性，為事業(yè)單位開發(fā)和利用檔案資料創(chuàng)造良好的條件。通過具體論述信息化背景下的文書檔案管理工作創(chuàng)新策略，旨在為提升文書檔案管理的水平創(chuàng)造良好的條件。

關(guān)鍵詞：信息化;文書;檔案管理

中圖分類號：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.19.027

在事業(yè)單位日常運(yùn)行過程中，文書檔案是非常重要的無形資產(chǎn)，對事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展起著非常重要的作用。尤其是在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)水平不斷提升的背景下，事業(yè)單位的檔案種類變得越來越多，增加了檔案資料管理的難度性。因此，需要將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用到事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，創(chuàng)新文書檔案管理方式，優(yōu)化文書檔案管理過程，最大限度提升文化檔案管理的實(shí)效性。

1 強(qiáng)化文書檔案管理認(rèn)識，創(chuàng)新文書檔案管理理念

將信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，需要以先進(jìn)的思想來指導(dǎo)文書檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢特點(diǎn)，以便能夠更好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化。因此，這便需要事業(yè)單位的檔案管理者充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，積極創(chuàng)新文化檔案管理的理念，將文書檔案管理納入到事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分。這樣文書檔案管理工作在以先進(jìn)思想的指引下，能夠更加順利有序的進(jìn)行。

2 建立完善的文書檔案信息化管理體系，保證文書檔案信息的完整性

在事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建設(shè)規(guī)范化的信息檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確數(shù)字化檔案資料建設(shè)、檔案信息安全、檔案資料管控等各方面的要求，逐步構(gòu)建起系統(tǒng)完善的文書檔案信息化管理體系，從而確保文書檔案資料管理的完整性、真實(shí)性和可讀性。同時，還應(yīng)該創(chuàng)新文書檔案管理的載體形式，制定標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案要求，豐富文書檔案管理工作的內(nèi)涵，真正達(dá)到事業(yè)單位文書檔案管理水平提升的目的，為充分開發(fā)和利用文書檔案資料奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

在事業(yè)單位文書檔案的信息化管理過程中，為了最大限度提升文書檔案的管理實(shí)效性，便需要強(qiáng)化檔案管理人員積極參與培訓(xùn)，全面了解信息技術(shù)的操作方法與規(guī)程、信息檔案的管理方式與原則、信息的匯總和分析，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時，還應(yīng)該強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新意識培養(yǎng)和信息管理思維鍛煉，讓檔案管理人員全面學(xué)習(xí)檔案管理的方法、流程和實(shí)務(wù)操作，逐步提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化提供重要的人才基礎(chǔ)。

4 制定系統(tǒng)的檔案管理制度，優(yōu)化文書檔案管理

為了最大限度提升事業(yè)單位文書檔案的管理水平，便需要制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)文書檔案管理制度的執(zhí)行力度，盡量影響文書檔案管理的水平。通過制定科學(xué)合理的文書檔案管理制度，是開發(fā)和利用文書檔案資料的重要途徑，所以需要在以往文書檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，保證所制定的制度與單位發(fā)展的實(shí)際情況保持統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。同時，需要科學(xué)的分配責(zé)任，制定完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，構(gòu)建系統(tǒng)的質(zhì)量監(jiān)督體系，以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理制度來強(qiáng)化文書檔案管理的實(shí)效性。

5 加強(qiáng)信息化管理平臺建設(shè)，強(qiáng)化文書檔案管理

在現(xiàn)代事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，通過采取多元化的策略能夠讓文書檔案管理更好的滿足信息時代發(fā)展的要求，促使文書檔案管理信息化建設(shè)體系發(fā)展。其中，在事業(yè)單位文書檔案的管理過程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況加大檔案管理的執(zhí)行力度，有效避免影響事業(yè)單位文書檔案管理的水平。通過從文書檔案管理的信息體系建設(shè)入手，打造信息化管理平臺，優(yōu)化文書檔案的管理方式。首先，在建設(shè)信息化文書檔案管理平臺的過程中，應(yīng)該建立檔案加工系統(tǒng);其次，需要設(shè)立文書檔案管理信息存管系統(tǒng);最后，需要建立文書檔案資料的保密系統(tǒng)。在文書檔案管理的過程中建設(shè)加工系統(tǒng)，應(yīng)該根據(jù)文書檔案資料的真實(shí)情況，優(yōu)化加工體系。這樣在文書檔案的管理過程中，檔案管理人員通過充分利用加工系統(tǒng)的查閱和處理等功能，能夠有效緩解檔案管理人員的工作壓力，科學(xué)規(guī)劃檔案管理的時間。文書檔案管理信息化系統(tǒng)所具備的存管功能，主要是用于文書檔案管理數(shù)據(jù)的采集和管理，以便能夠進(jìn)行更加簡單的搜索，這樣能夠保證檔案資料管理的科學(xué)性和合理性，最大限度提升文書檔案管理的效率。同時，保密系統(tǒng)還應(yīng)該安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理，充分利用信息化軟件設(shè)施對文書檔案管理資料進(jìn)行分類整理，并根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定訪問權(quán)限，切實(shí)保證文書檔案數(shù)據(jù)資料的安全性和平穩(wěn)性，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的共享。這樣通過建立文書檔案資料的信息化管理平臺，全面進(jìn)行文書檔案數(shù)據(jù)采集、整理和應(yīng)用，能夠?yàn)槲臅鴻n案資料的利用提供更多的便利。

總之，強(qiáng)化文書檔案管理是現(xiàn)代事業(yè)單位更好發(fā)展的重點(diǎn)所在，所以事業(yè)單位應(yīng)該充分利用各項(xiàng)資源、人員和制度，強(qiáng)化事業(yè)單位的文書檔案信息化管理，最大限度提升事業(yè)單位文書檔案的管理實(shí)效性，為文書檔案資料的開發(fā)和利用創(chuàng)造良好的條件，從而推動事業(yè)單位更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。

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