《印章檔案整理規則》（DA/T 40-2008）解讀及相關問題思考

劉林子洋

印章檔案是一種特殊形態的檔案，在歷史研究、檔案考證、文物收藏、藝術鑒賞等方面具有重要價值。為使印章檔案符合長久保存和利用的需要，提供管理原則與方法，明確其在清洗、分類、排序、編號、裝盒等具體環節的操作規范，國家檔案局于2008年6月20日發布《印章檔案整理規則》（DA/T 40-2008，以下簡稱《規則》）。《規則》屬于我國檔案行業標準中的推薦性標準，由湖北省檔案局提出、起草，于2008年9月1日實施。本文將對《規則》的制定背景、特點、內容進行解讀，并就其存在的不足給出改進建議。

一、《規則》的制定背景

印章被各類國家機關、企事業單位和個人在政治、軍事、經濟、文化、科學、技術等社會活動中廣泛使用。當這些印章失去現行效用，以實物形態構成集合，就成為了印章檔案。然而在《規則》頒布之前，我國僅有少數地方檔案管理機構出臺了印章檔案行業相關標準（如《云南省印章檔案管理辦法（暫行）》），缺乏中央層面的統一指導性標準文件。《規則》的實施，填補了國家印章檔案行業標準的空白。同時，這也是檔案學和印章學領域的一項重要突破，為今后組織和個人開展印章檔案管理的工作實踐提供了標準參考。

二、《規則》的主要特點

（一）注重與已有標準的協調統一

印章檔案作為一種特殊載體形式的檔案，其整理規則可參考歸檔文件的整理方式，因此引用了《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2000）。在印章檔案的整理過程中，會涉及分類、排序、編號、著錄等若干具體環節，所以還引用了《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）和《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）。《規則》涵蓋的這三部規范性引用文件，均為檔案行業的推薦性標準，在保證了權威性的同時，還維持了與已有標準的通用統一。

（二）條款具體可操作性強

印章檔案的整理是一項強調實踐性的活動，其最終目標和落腳點是為了更好地長期保存印章檔案和開展利用。因此，除了必要的理論和原則，卓有成效地指導工作人員開展印章檔案具體工作才是《規則》制定和實施的目的。《規則》的正文對各個整理環節做出了具體規定，避免了空洞口號式的文字。《規則》的附錄也十分翔實，附錄B按照實際操作順序給出了印章檔案整理的全套步驟，附錄C則將裝具、目錄、備考表的具體樣式尺寸、著錄內容等一一呈現。該標準具體、便于操作的特點使其可以作為檔案機構開展相關業務的指南和工具。

三、《規則》的主要內容解讀

（一）總體結構

《規則》的主體結構由正文和附錄組成。正文部分包含9章，共71條條款，其中一級條款9條，二級條款25條，三級條款23條，四級條款14條。這些條款明確了《規則》的使用范圍、規范性引用文件、術語和定義以及印章檔案整理的具體原則和方法。附錄共有三個：附錄A“國家綜合檔案館印章檔案進館范圍”、附錄B“印章檔案整理步驟”、附錄C“印章檔案盒、目錄及備考表圖示”，均為規范性附錄，與標準正文具有相同效力。附錄內容可視作印章檔案整理中的具體操作指南，因其內容集中且篇幅較長，故獨立于正文之后編為附錄。

（二）術語及定義

《規則》對4個術語的概念進行了界定，包括：印章Seal、印章檔案Seal Archives、印模Moulage、印紐Seal Handle。

《規則》對印章的定義是：“將文字、符號和圖形等按照一定的規范格式或藝術風格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標記為使用方式的標志性信物和藝術品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執柄）和印材5個構成要素。作為在社會交往中象征和證明身份、權利與地位，起憑證信物作用的印章又稱作實用印章或印信；作為以欣賞和表現篆刻藝術為目的的印章又稱作藝術印章或文人印章。本標準以下有關印章的表述，未作特殊說明的，均指實用印章。”

除《規則》外，目前我國其他法規或標準中鮮有對印章的概念界定，本文僅找到一處，《文具用品術語及分類》（GB/T35600-2017）對印章的定義是：“刻在特定材質上，代表特定信息標記或符號的憑據。”對比這兩個標準，可以發現T35600基于文具角度認為印章是一種憑據；而《規則》概念外延更廣，僅是起憑證作用的實用印章即涵蓋了T35600的內容，另外還提出了以欣賞為目的的藝術印章，因此《規則》所表達的概念更為全面。《規則》采用“信物”當作實用印章的屬概念（為直觀對比，暫不討論“藝術印章”的屬概念）；T35600以“憑據”作為屬概念。“信物”和“憑據”意思相近，都可表示憑證，但“信物”還強調被作為憑證的物品，十分貼切地表達了印章具備實物屬性這層含義。

比較而言，《規則》的印章定義更具科學性，但仍有值得完善之處。第一，用“物體”指代印章的載體形式過于空泛。自然界中客觀存在的一切個體都可稱物體，但很顯然并不是任何物質都能成為印章的載體。這里的物體實際是指印章的印材，通常要求質地堅硬、印跡清晰、穩定耐久，如金屬、木、塑料等，因此建議將“物體”改為“特定材質”。第二，印章的分類結果取決于我們選取何種特征作為分類標準。按照印章的使用主體，可以分為公章和私人印章。按照印章的使用效力，可以分為歷史印章和現行印章。條款中實用印章和藝術印章的分類，顯然是基于使用性質進行的類別劃分，因此建議補充這一分類依據的表述。第三，現有定義考慮到實用印章和藝術印章的區別，用“信物”和“藝術品”分別作為其屬概念，這種表述從邏輯上講十分嚴謹，但定義中出現兩個并列的屬概念顯得有些贅余。由于《規則》關于印章的表述主要針對實用印章，本文認為可從形式上弱化“藝術品”這一屬概念，不妨將其作為補充內容置于括號中，使印章的屬概念更加簡潔突出。

綜上所述，對印章的定義可以修改為：“將文字、符號和圖形等按照一定的規范格式或藝術風格刻制、鑄造在特定材質上，形成的以蓋制圖形和文字標記為使用方式的標志性信物（或藝術品）。印章通常包括印面、印文、邊款、印紐（執柄）和印材等構成要素。按照印章的使用性質，可分為在社會交往中象征和證明身份、權利與地位，起憑證信物作用的實用印章（也稱印信），和以欣賞和表現篆刻藝術為目的的藝術印章（也稱文人印章）。本標準以下有關印章的表述，未作特殊說明的，均指實用印章。”

《規則》對印章檔案的定義是：“國家機構、社會組織和個人在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。”首先，該表述把“印章”作為印章檔案的屬概念，這種認識存在邏輯錯誤。在辨別文件與檔案概念時，我們說文件和檔案是同一事物處在不同運動階段上價值形態變化的體現。文件強調個體概念，而檔案強調集合概念。文件只有依照一定的內在聯系發展成為體系，才能稱為檔案。文件“生長”成檔案的過程不是簡單通過歸檔就能實現的，因此不能認為歸檔文件就是檔案。印章和印章檔案的關系可以類比上述觀點，印章是個體，而印章檔案應表達集合概念。另外，歷史研究、檔案考證、文物收藏、藝術鑒賞等價值雖然是印章檔案客觀具備的，但并非是印章檔案有別于其他類型檔案的本質屬性，文書檔案、藝術檔案同樣可具有這些價值，故沒有必要在定義中強調。對印章檔案的定義可以修改為：“國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的有保存價值的印章實物的集合。”

《規則》對印模的定義是：“采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真偽印章的存底印模又稱作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。”我們日常口語中所說的“印痕”即為這一概念。通過對印模的制作和編輯從而間接協助印章檔案實物的整理一定程度上提高了印章檔案管理的效率。

《規則》對印紐的定義是：“印章頂端用于穿線和執握的部位，通常被雕刻成動物等各種形狀。現代機構法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執柄所取代。”古人習慣隨身攜帶印章，或佩于腰，或系于臂，因此在印章頂部鉆孔。在封建社會，統治者利用印紐的不同獸形來顯示職位官階，以別尊卑。秦漢六朝以來，官印多用紐制。現代社會使用的印章特別是實用印章，不再需要隨身攜帶，印紐也已被執柄代替。

（三）印章檔案的整理原則和質量要求

《規則》第4章和第5章分別規定了印章檔案的整理原則和質量要求，可以視為后續具體整理環節的宏觀目標，在標準全文的結構中起到類似總則的作用。

整理原則包括四項：“遵循形成規律”是指檔案整理應充分利用原有整理基礎，尊重和繼承前人已有成果；“集中整理分類”要求印章檔案按館藏集中，統一整理，不宜按來源劃分全宗，這是對既有檔案全宗理論的一次創新（具體分析見下文“整理方法”部分）；“區分保管價值”是劃分保管期限的前期準備；“便于保管利用”則是檔案整理的落腳點和最終目的。

在質量方面，要求印章收集齊全、完整、真實；整理方法科學規范；整理印章檔案所使用的材料符合長期保管需要。

（四）印章檔案整理具體環節

第6章至第10章分別對清洗方法、整理方法、裝具、目錄與備考表、制作印模給出了詳細規定，可具體指導印章檔案整理工作實踐中的具體環節。

1.清洗方法

第6章規定了印章的一般清洗方法、清洗劑的選擇和清洗要求。清洗是印章檔案整理環節中的第一步驟和后續工作開展的必要前提。若清洗質量不達標一方面會影響整理環節的后續操作，另一方面會給日后印章進館的長期保存埋下隱患，因此需對此步驟給予足夠重視。

印章在清洗時應將印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風處晾干。

另外《規則》針對竹木類、金屬類、礦物類、橡膠塑料類、骨質類等不同材質的印章給出了相應推薦的清洗劑種類及濃度。這是出于化學性質的考慮，既要有效清除污漬，又不能使清洗劑中的成分與印章材質發生反應損壞印章。

《規則》對清洗的操作過程和效果提出了以下五點要求：

第一，清洗印章應去除印章上的油泥、污物、霉點和銹斑。

第二，清洗后的印章應確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。

第三，使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時，應注意防火。

第四，使用竹針挑剔印面污物時，手法要輕，防止損壞印面。

第五，用橡皮制作印面貼附在木質或有機玻璃（塑料）等印柄上的印章，對其清洗時，應避免長時間浸泡和用力過猛，以防止印面老化和脫落。

2.整理方法

第7部分規定的內容較多，包括集中印章、劃分保管期限、分類、排序、裝盒和編制檔號等六個方面的問題。

《規則》對檔案館和檔案室分別提出了集中印章的要求：“檔案館保管的印章檔案應按館藏集中，統一整理，不宜按來源原則劃分全宗。檔案室保管的本單位內設機構和專業活動使用的印章檔案可以按全宗集中，也可以按室藏集中，進行整理。”該條款是對既有全宗理論的突破，是《規則》的創新之處。來源原則是檔案學重要的基本原則，其核心內容是同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混淆。該原則在檔案整理工作中的具體表現，是將源自同一形成者的檔案組成一個全宗，并以全宗作為實體整理的基本單元。本文認為印章檔案有其自身特殊性，可以針對其特點和形成規律，打破固有原則，采用便于印章檔案保管和利用的集中方式，避免教條。若按來源原則劃分全宗，首先會使得印章檔案分散至各個全宗，同一全宗內部紙質載體和實物載體檔案混雜給保管增加難度；另外印章在制作、使用、收繳、歸檔等生命周期中經手主體較多，全宗歸屬界限較為模糊。因此，檔案館應將館藏印章檔案集中起來、統一整理，按照印章檔案的實物載體特點設置客體全宗。

《規則》規定的印章檔案保管期限是永久和定期（15年）兩種。“對外行文使用的機構和組織法人及其辦事機構（辦公室）印章的保管期限為永久；其它內設機構和業務工作印章的保管期限為15年。嚴重破損和一般事務性工作（收發文等）使用的無檔案保管價值的印章，不列入歸檔整理范圍，已進館的，應按照國家有關銷毀檔案的規定統一組織銷毀。反映本地各個歷史時期篆刻藝術成就的藝術印章的保管期限為永久。”該條款實則包含了歸檔范圍和保管期限兩部分內容，但由于《規則》中沒有關于歸檔范圍的單獨條款，因此顯得內容有些雜糅，層次不清。建議設置獨立條款對印章檔案的歸檔范圍進行說明。

《規則》推薦的印章檔案分類方法是按照歷史時期（中華人民共和國建國前、中華人民共和國建國后）、印章屬性（機構、個人）、機構類型（黨政機關、社會組織、企業、事業單位等）或人物類別等特征進行分類。《規則》在此處還附圖表作為舉例，具體展示了條款中所述分類方案。一方面，該分類方法所選用的分類標準較為客觀，不會因工作人員主觀認識差異造成分類結果不同；另一方面，三級分類層次適中，各類之間無交叉，分類體系具備邏輯性（見表1）。對于藝術印章，《規則》推薦根據作者進行分類。此外，《規則》還鼓勵各單位根據館藏印章檔案的實際合理地選擇和確定具體分類的依據、分類層次的多少和各級類目的名稱。

《規則》推薦的排序方式是按印章檔案的保管期限—分類號—枚號順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類別的實用印章，可按整理批次—機構（或人名字順）—形成時間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術印章，可按整理批次—作者（人名字順）—形成時間順序組織排序。裝盒時，相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。可根據印章規格的不同，確定盒內存放印章的數量。盒內印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

《規則》對檔號結構和編號方法做出了規定。印章檔案的檔號由“印章檔案代號”“保管期限代號”“分類號”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯數字及連接號“─”混合編制，書寫格式為“印章檔案代號—保管期限代號—分類號—印章枚號”。印章檔案代號使用“YZ”代表“印章檔案”；保管期限代號以“YJ”和“DQ”分別代表“永久”和“定期”；分類號用阿拉伯數字加間隔符“.”表示，其中間隔符“.”用以區分分類層次；印章枚號根據印章檔案在最后一級類目中的排列順序用阿拉伯數字流水編制。該條款下附上了檔號連續書寫示例圖。

3.裝具

第8章對裝具形式、材質要求、格式要求、填寫項目進行了說明。附錄C“印章檔案盒、目錄及備考表圖示”涵蓋了豐富、詳細的圖示，已經可以全面反映裝具的形態、尺寸、填寫內容等，故該部分的條款文字較為簡略，且多有“見附錄C”的補充說明。在實際工作中可參照附錄C來完成印章檔案的裝盒工作。

4.目錄與備考表

第9章規定了印章檔案保管目錄和備考表的相關內容。

目錄部分，條款對目錄規格與項目、著錄方法進行了規定。其中，目錄的紙張規格、著錄項目、封面樣式均已在附錄C中以成品表單的形式出現，打印后僅需填空即可完成目錄。條款主要對著錄項目的含義及著錄方法進行了說明，包括7項著錄內容：（1）保管期限：填寫印章檔案的保管期限，方法同本標準7.6.3.2。（2）分類號：填寫印章檔案的分類編號，方法同本標準7.6.3.3。（3）枚號：填寫印章檔案的枚號，參見本標準7.6.3.4。（4）印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內容，“邊款”填寫印章邊款中的文字內容，填寫的邊款文字兩端應加注圓括號“（）”，無邊款的印章可不填“邊款”，示例：剿匪總兵關防（1651年制）。（5）使用起止時間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時間，用8位阿拉伯數字標注年月日，中間用起止符“—”連接，時間無法確定的用空格“□”表示，示例：19850212—1999□□□□。藝術印章可只填寫制作時間，示例：19990123。（6）印材：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機玻璃、骨、角、牙等。當印章的印面與執柄分別采用不同材料制作時，只填寫印面的制作材料。（7）備注：注釋對印章需要說明的情況，如與文書檔案及其他相關檔案的參見號等。

備考表的規格樣式同樣也在附錄C中以成品表單形式出現，因此條款正文也采用了簡略表述并注明參見附錄的方式。條款還對“本盒印章情況說明”“整理人”“整理時間”三項填寫內容進行了含義說明。備考表的位置應于印章檔案盒內，排在印模單之后，印章之前。

5.制作印模

第10章對印模提出了材料、制作、編輯三方面推薦性要求。

制作印模所需材料包括宣紙、平板紙、印泥臺、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機等。

制作印模時需遵循以下六點要求：（1）蓋制印模使用的印章、工具和材料應保持清潔；（2）印泥臺和攪拌印泥的工具應使用非金屬材料；（3）蓋制印模使用的宣紙應平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上，蓋制印模時，印章要放準位置，均勻用力，一次成型；（4）蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀；（5）對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進行復制和取樣，作為印模的有機組成部分，一同編輯；（6）鋼印可直接在80克以上的平板紙上壓制印模。

編輯部分的相關條款明確了印模的編輯可采用計算機或手工兩種方式，并提出作為目錄使用的印模單和用于檢索、利用、宣傳的印模集或印譜。

本文認為，印模的使用貫穿于印章檔案整理的多個環節，可以很大程度助力印章檔案管理工作。從印模的形式和作用方面來講，卡片印模是組織印章鑒定、分類、排序、編號的工具，也可以發揮檢索作用；裝具盒內單頁紙印模作為目錄使用；印模集或印譜是經編研加工的二次文獻，可供宣傳或作為藝術品收藏；數字印模將印章檔案從線下搬到了線上，通過建立數據庫等手段可以實現館藏共享、在線查詢利用。印章檔案由于以實物載體形式存在，直接對實物進行整理既不便于操作，又易損壞印章。在實際場景中，人們對印章檔案最基礎、最高頻率的利用需求在于其蓋章留下的圖樣（即印模），而非印章實物整體。因此，借助印模對實體進行管理，提高了印章檔案管理效率，更便于印章記錄信息的傳播與利用，符合效益至上原則。

四、《規則》存在的問題及改進建議

（一）時效性不足

《規則》出臺至今已超過十年，期間未經過重新修訂，其中一些內容和思想已顯過時。《規則》引用了《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2000）中的部分條款，但2015年修訂的新版《規則》已代替原有版本。DA/T 22-2015中的一大變化是將標準適用范圍由原有紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料，因此《規則》除了現有對印章檔案實物的整理內容外，還應增加電子環境下印章檔案整理的相關內容，例如數字印模的整理方法。類似地，DA/T 22-2015中整理原則部分的新條款“歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一”也應在《規則》中有所對應，建議陳述為“印章檔案整理應保證印章實物和數字印模整理協調統一”。

（二）部分章節間關系邏輯混亂

《規則》的10個章節標題分別為：范圍、規范性引用文件、術語和定義、整理原則、質量要求、清洗方法、整理方法、裝具、目錄與備考表、制作印模。仔細觀察不難發現，這些一級標題存在邏輯層級不一致的問題。例如，清洗只是印章檔案整理中的某一具體環節，卻將其獨立成章，與宏觀層面的整理原則和質量要求并列，顯然不合邏輯，建議將該部分并入整理方法章節，《規則》最核心、最充實的章節顯然應是整理方法。同理，裝具、目錄與備考表、制作印模也都是整理過程中的具體問題，不需設為一級章節，一并作為整理方法部分的二級章節即可。

（三）缺乏對歸檔范圍的說明

上文內容解讀部分提到過，《規則》的保管期限表述中夾雜了一些歸檔范圍的信息，但曖昧不清，沒有明確給出印章歸檔范圍應具體包括哪些內容，無法指導實際歸檔。建議單獨設立歸檔范圍的條款，例如：上級制發給本單位對外行文使用，使用期結束后，因各種原因未上繳的單位法人、相關組織、法人代表及其辦事機構的印章；本單位制發使用到期的有保存價值的內設機構和業務工作印章；本單位制發給下級單位使用，使用到期后收繳回來的下級單位法人、相關組織、法人代表及其辦事機構的印章；歷史上接收的各種有保存價值的印章；反映篆刻藝術成就的藝術印章。

另外，現有附錄A“國家綜合檔案館印章檔案進館范圍”列出了接收和征集范圍，由于該部分內容篇幅較小，不妨將其與歸檔范圍一同列入正文部分，整合為“印章檔案歸檔與進館范圍”。

參考文獻：

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[3]國家檔案局. DA/T22-2015歸檔文件整理規則[EB/OL].[2019-11-27]. http：//www.saac.gov.cn/daj/ hybz/201806/b305d0d06b864f81bdad2bbc4672bc9d/ files/9e059b683ad44ed992bc7680e1c26d2c.pdf.

[4]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院