貨代公司基于客戶物流運輸方案的投標過程及要點分析*
——以上港物流國際貨運分公司的快速消費品業務為例

□ 王建勇,沈莉玲,於 瑋

(1.上海市現代流通學校，上海 200444；2.上港集團物流有限公司國際貨運分公司，上海 200080)

上海國際港務(集團)股份有限公司簡稱為上港集團，其英文簡稱為SIPG，股票代碼為600018，是全國首家整體上市的港口股份制企業。作為大型的國有上市公司，上港集團除了運營上海港公共碼頭外，還投資入股了長江沿岸眾多港口碼頭公司；除了擁有海華航運和錦江航運這兩個經營外貿航線的船東企業外，還擁有集海航運這一經營內貿長江航線的船東公司；除此之外，上港集團還擁有規模不斷壯大的由普通集卡、危險品集卡和散雜貨箱式卡車組成的專用運輸車隊。上港集團物流有限公司是上港集團旗下的全資物流子公司，是港口綜合物流服務商，其旗下的國際貨運分公司成立于2010年01月，現有員工超過250名，是業界有名的品牌貨運代理公司和海運貨代的行業領導者。上港物流國際貨運分公司除了擁有完善高效的海運訂艙平臺、報關報檢平臺外，還在行業研究和企業定位的基礎上廣泛開展了快速消費品、大宗商品、食品、汽車及化工產品等五個模塊的物流貨代業務。本文以上港物流國際貨運分公司的快速消費品業務為例，詳細地闡釋貨代公司基于客戶物流運輸方案的投標過程并對其進行要點分析。

運輸決策在物流決策中具有重要地位。事實表明，運輸成本要占到物流總成本的35%-50%；對許多商品來說，運輸成本要占商品價格的4%-10%。運輸決策包含的范圍廣泛，主要包括：運輸路線的選擇、運輸方式的選擇、運輸服務商的選擇、運輸計劃的編制、運輸能力的配備等，其中運輸路線和運輸方式的選擇尤為重要。運輸路線是首先要確定的、也是最為關鍵的一個問題，其選擇會影響到運輸方式的選擇，而運輸方式選擇的主要依據是要求的服務水平和允許的物流成本[1]。在具體的物流運輸方案的招投標業務中，快速消費品制造商的地址(有時有多個)和貨物的流向(有時有多個)是已知的，客戶在招標文件中往往已將運輸路線和運輸方式預先確定，此時貨代公司的投標事實上就變成了對已知運輸路線和運輸方式的報價。

作為法律意義上的要約行為，投標是投標人按照招標人提出的要求和條件，在規定的期限內向招標人發出的包括合同主要條款的意思表示[2]。上港物流國際貨運分公司快速消費品業務獲取工作項目的主要渠道，就是參加市場上一些快速消費品制造商即客戶的物流運輸招投標項目并爭取競標成功。上港物流國際貨運分公司(以下簡稱“公司”)的快速消費品業務的典型投標過程可分為如下7個步驟。

1 獲取招標文件

根據法律規定，招標分為公開招標和邀請招標兩種方式。事實上，成本、時間因素以及法律規定的嚴格程序，使得公開招標并非總是可行。市場上一些大的客戶非常注重物流運輸供應商的綜合實力和口碑，因此對于一些市場信譽好、規模較大的品牌貨代公司，快速消費品的制造商即客戶往往會采用邀請招標的方式讓它們直接報價。一些國際化客戶也會通過一個被稱為ARIBA的系統進行網上邀標，另外一些客戶往往會通過EMAIL發來招標邀請書。

除此以外，公司也會參加每年度在上海舉辦的快速消費品展銷會以獲取更多市場信息并尋求更多的業務機會，在該展會上大批的快速消費品(如瓷磚、紅酒、礦泉水、咖啡、奶粉等)制造商會集中亮相。另外，中國招標網也是貨代公司獲取物流運輸業務項目的一個重要渠道，盡管有時該網部分客戶招攬物流運輸供應商投標的目的僅僅只是為了調查市場或進行價格比對。

客戶的物流運輸項目招標文件一般包括如下幾個方面的內容：①招標項目介紹；②招標要求；③投標要求；④評標與簽約；⑤附件。其中，附件作為招標文件的一部分，和招標文件具有同等效力，附件通常包括：①投標方的法定代表人授權書；②投標方的資信情況表；③投標方的現有主要客戶情況表；④投標方的自有運輸資源清單；⑤運輸項目投標報價表(從A地發出)；⑥運輸項目投標報價表(從B地發出)；⑦運輸項目投標報價表(從C地發出)；⑧投標方的資格文件聲明書等。

2 組建投標團隊

作為規模較大且市場信譽好的品牌貨代公司，上港物流國際貨運分公司理所當然地會對客戶有所“挑剔”。一般來說，公司對于市場信譽度不高、忠誠度較低、合作的項目規模過小或利潤不高、需要墊資時間較長(也就是付款期限較長)的客戶不怎么“待見”。對于感興趣的客戶項目，在獲取招標文件后，公司業務部門會組建4人投標小組，這個小組的成員包括部門經理、2名部門副經理和1名項目經理。4人小組將對標書進行“拆標解標”、分析與研究后再進行投標。

盡管擁有自己專業的運輸車隊，且部分500強的客戶關注公司自有和外協車輛的使用比重，但一個常見的情況是，公司招投標業務項目事實上需要外協供應商即分包商輔助完成，這些分包商可能包括運輸車隊、倉庫、二級貨代公司、甚至船公司等。在公司內部，外協供應商專門是由采購部門進行管理的(采購部門的工作職責并非是采購日常辦公用品和耗材，辦公用品和耗材的采購是由公司的行政部門完成的)。在投標報價前，公司采購部門在必要時會向多家分包商詢價并且進行比價和議價，然后將外包業務的底價通知投標團隊。這樣，外包業務底價就成了投標團隊投標報價所依賴的基礎之一。

招投標業務涉及了招標投標法、政府采購法、合同法等一系列中外法律，牽涉到物流運輸、市場環境、競爭戰略、項目管理等方面的專業知識和技能，有時又離不開外協供應商即分包商隊伍的參與和支持，所以投標團隊的成員在知識與技能方面的互補性、團隊運作的科學性與高效性、項目團隊與采購部門及其所管理的分包商隊伍緊密的合作伙伴關系，這些對投標的成功均會產生促進作用。在必要情況下，向經驗豐富的招投標專家或“高手”咨詢也不失為投標過程中一個有效的輔助手段。

如果項目投標成功，那么該項目會轉由項目經理和操作員(operator)具體負責執行。

3 拆標解標

投標團隊首先會考察具體的物流運輸招標項目對于本公司的適用性。上港集團作為實力雄厚的國有大型上市公司，除注資入股中央企業中遠海運和大型民企中谷海運外，還參股了長江沿岸的很多個水運碼頭，所以在水運方面具有顯著的競爭優勢。作為水運的行業領導者之一，公司當然優先考慮水運業務為主的招投標項目，在投標報價時公司一般優先分析水運報價，然后再分析鐵運報價，公司的鐵路運輸業務完全依賴中鐵集團來完成。對快速消費品而言，空運不是日常使用的運輸方式。對于汽車運輸而言，如果該運輸是以上海為中心輻射出去的，那么公司會很樂于進行報價；若汽車運輸是以其它城市為中心進行的，那么公司會視分包商的距離遠近選擇報價或者不報價，而這本身常會導致公司在汽運方面的報價的競爭力不強。鐵運和汽運這兩種運輸方式在價格上和運輸時間上的差別通常不大，所以鐵運和汽運這兩種運輸模式會經?！按蚣堋?，價格的競爭會很激烈，汽運盡管可以“門到門”運送和雙程運輸從而獲取較高的經濟效益，但會涉及到環保問題(政府提倡“公轉鐵”的運輸模式)。事實上，鐵路運輸一般會采用集裝箱運輸方式，汽運則可能會采用集裝箱也可能采用散貨運輸的方式，汽運車輛通常有5T、15T和30T三種規格類型。

在“拆標解標”過程中，專業的投標團隊有時會運用一些管理學專用工具對貨代公司所處的市場環境、行業競爭狀況和潛在的競爭對手等進行分析與研究。這些分析與研究工具通常包括：①波特“五力”框架-通過供應鏈(從供應商到客戶)中的競爭、競爭性活動及議價能力，對組織的競爭性環境進行分析。它說明了市場作用力是如何對競爭性環境施加壓力的，有助于組織提出一些關鍵性問題，常被用于評估整體的市場結構以及組織在市場中的地位；②PESTLE框架-用于對組織運作所處的宏觀環境進行評估，有助于確定并了解可能導致組織經營環境和協議執行發生變化的重要因素，可用于識別關鍵問題和對問題進行歸類并進一步探究各因素影響的本質以及發生的可能性，有助于組織就相關問題制定計劃以克服那些對于組織利潤、現金流和市場地位方面的嚴重威脅；③SWOT-用于分析組織內部和外部的因素，有助于幫助組織揚長避短、發揮優勢、抓住機會、克服威脅，能夠幫助組織站在對方的立場去思考問題。

目前的貨代行業存在惡性競爭，小的、個體的貨代公司多如牛毛。上港集團在資本的構成中包含有招商集團和中遠海運的股份，所以公司與招商局物流貨代、中外運貨代事實上形成了既互相競爭又互相合作的關系。公司在上海本地的一些其他的競爭對手包括亞東貨代公司、華貿國際貨代公司以及其他國家一些國際貨代公司設在上海的辦事處。由于處于水運行業領導者(Industry Leader)地位，公司在考慮價值很高的招標投標項目時有時會進行競爭戰略分析以謀求競爭優勢。行業領導者的競爭戰略主要考慮的是維持自己已有的領導地位，或者成為首要的占支配地位的領導者而非僅僅作為一般領導者。與其它的行業領導者和處于支配地位的公司一樣，公司常用的競爭戰略主要包括主動進攻戰略(Stay-on-the offensive strategy)、加強防御戰略(Fortify-and-defend strategy)和跟隨領導戰略(Follow-the-leader strategy)三種類型[3]。

需說明的是，由于運輸決策自身的復雜性和需考慮因素的廣泛性，在特殊情況下客戶在招標文件中預先指定的運輸方式未必就一定是最優選項。此時，基于對客戶需求的深入理解，貨代公司可以提出自己認為最具成本效益的運輸方案并盡早與客戶進行詳細討論。以服務客戶為宗旨、創新的優質物流運輸方案往往會為公司“加分”并幫助其最終贏得該業務項目。

“拆標解標”是整個投標過程中最為關鍵的一個環節。對招標文件進行分析與研究并且擬定投標報價，需要考慮的因素太多。除了投標團隊工作的科學性和有效性以外，擁有一個真正意義上視野廣闊、能夠多維度觀察和洞悉問題、本身擁有多方面資源、經驗豐富的領導者或“高手”對于整個投標工作至為重要。

經驗表明，投標報價僅靠低價競爭是不行的。隨著時代發展，市場對物流服務供應商的要求也在提高，基于客戶的真實需求提出創新性的解決方案或者提供更多輔助服務會使得貨代公司更加受到市場青睞。這些創新性解決方案和輔助性服務包括但不限于：安全保護措施、確保高準點率方案、擁有追蹤系統和實現可視化物流管理(在APP上可隨時查詢物流狀態，目前淘寶、京東、天貓、順豐等公司已經實際做到)、供應鏈信息系統的整合等等。規模較大的品牌貨代公司在服務以世界500強和中國500強企業為主體的客戶群時，往往已做了很多并且正在爭取做得更好。

4 選擇分包商

中標項目雖然不能轉讓但可以分包。如前所述，公司的供應商即分包商隊伍由采購部門選擇并管理，這些分包商在投標團隊進行“拆標解標”時有的已經參與了分包部分工作的報價。鑒于公司的實力和品牌，分包商基本上不擔心收款問題，所以公司一直以來就擁有一支較為穩定和緊密合作的分包商隊伍，隊伍中較大規模的車隊、倉庫和二級貨代公司均已達到了幾十家以上。

公司對于分包商的選擇和管理是嚴格的：一是要求分包商擁有相應資質；二是公司只將中標項目的部分非主體、非關鍵的工作外包給分包商；三是明令要求接受分包的人不得將分包的工作再次分包；四是采購部每年度會對分包商進行考核，該考核有專門的考核機制和相對應的獎懲措施。為保證分包工作的履行，采購部門總是會將分包工作一分為二或者一分為三，按比例交給主要的或次要的分包商。如果在工作履行過程中某分包商的工作出現了問題，那么其工作會轉由其它的分包商來完成。對于每一次業務項目分包，公司都會與分包商簽訂分包合同。在項目投標成功后，項目操作員會主動聯系分包商并在整個工作期間與分包商們協同工作。

5 投標

公司投標會遵循“先技術投標、再商務投標”的步驟。所謂的“先技術投標”指公司將客戶在招標文件中提到的“招標書附件”，如公司的資質、文件、證書、資源等、以及集團公司的介紹說明先提交給客戶審核，這往往只是對于“新客戶”才采取的舉措。技術標的PPT或PDF格式文件會被敲上公章，由公司派專人面見客戶進行遞送并且進行市場推廣和說明。市場推廣時宣講的內容不僅包括集團公司的硬實力即其所擁有的各種資源，隨著時間還越來越多包含了集團公司的軟實力，諸如足球隊建設的成效、健康安全與環保(HSE)的理念的穩步樹立等。很明顯地，公司的技術投標不會像其他小的不成熟的貨代公司那樣可能會由于資質不過關、分包比例過大、主體性業務分包等原因而被淘汰?！霸偕虅胀稑恕笔侵鸽S后的針對客戶指定的物流運輸方案(這通常包括多個起運地點和多種運輸方式)進行報價，然后通過指定的或合適的方式呈遞給客戶。網上進行的“電子招投標”是近些年由于網絡技術的發展而產生的新模式，除了文件是電子版的外，招標投標雙方不需要在同一實體空間內見面也是區別于傳統招投標的一個重要方面。

投標前若遇到問題，項目經理會將這些問題匯總，在領取招標文件之后的一周左右時間通過電子郵件將問題發給客戶進行咨詢(RFI：Request for Information)。這些問題通常涉及投標保證金及其退還時間、投標地址的確認等方面。在目前的條件下，客戶很少召集存有疑問的多個投標方聚集在一起進行面對面答疑，而常常是通過召開“一對一”的電話會議進行問題澄清。

為謹慎起見，在正式遞交投標書之前，公司專職的法務人員會對投標書進行專業性審核。在非電子招投標的情況下，如果客戶是在上海市區又沒有具體投標方式的要求，公司則會安排“內部跑單人員”上門遞送投標書；若客戶在外地，公司則會選派項目經理或者部門副經理前去現場投遞。

6 中標與訂立合同

中國招標投標法禁止在中標人確定前招標人與投標人事先就投標的實質性內容進行談判。但《歐盟采購指令》指出，如果是非正規招標，當招標文件沒有得到遵守時或者供應品是用于開發的目的時，可以采取標后談判(PTN:Post-tender negotiation)的形式。明顯地，在歐盟的正規招投標過程中，標后談判也是不存在的；但是不可否認的是，如果合同標的價值很高、或不同投標人的投標結果差別很小、或需要發展長期關系、或價格與市場出現沖突、或者客戶的物流運輸方案極為復雜且處于可能的變化狀態，此時允許標后談判的存在就會為投標過程增加一些靈活性并有助于最終解決問題。在這種可能的標后談判中，雙方旨在獲得更多可量化利益和經濟價值，此時招標書中的任何條款都可協商[4]。

經過法定的開標和評標程序，中標人會被最終確定?？蛻舭l出的中標通知書對招標人和中標人均具有法律效力。自中標通知書發出之日起30日內雙方應簽訂招標合同，該合同的內容是對招標文件和投標文件中所載內容的肯定。招標人和投標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議。

按照法律規定，招標文件若要求中標人提交履約保證金，中標人應當提交。履約保證金是指招標人要求投標人在接到中標通知書后提交的保證履行合同各項義務的擔保。一旦中標人不履行合同義務，該項擔保會用于賠償招標人因此所受的損失。在實際業務中，公司的老客戶有時會由于多年的業務合作關系或正在進行的一些合作項目而不再另行收取承擔擔保效力的履約保證金；有時，公司的上級單位集團公司因為某種原因已經向對方繳納過履約保證金，因此不必另外繳納保證金的情況也實際上存在。

7 執行項目與履行合同

合同訂立后，中標人應當按照合同約定履行義務以完成中標項目。在投標團隊進行拆標解標時，若分析與研究到位，那么在此基礎上成功中標的項目在執行時一般就不會出現大的問題。執行項目與履行合同時由于不得已而需要“厚著臉皮尋求客戶諒解”或者“自己死拉硬扛”的情況在公司歷史上似乎鮮有所見。

上港物流國際貨運分公司在今天貨代公司多如牛毛、市場競爭異常激烈、不少貨代公司實際業務量萎縮的情況下，依靠集團公司的優勢努力經營，通過打造自己的核心競爭力，已發展成為物流貨代行業中的一支耀眼的品牌和杰出的水運行業領導者。在激烈競爭的市場情況下，公司業務量依然穩定增長，平均投標成功率常年穩定在50%左右。很顯然地，在獲取新的業務項目時，公司典型的、標準化的投標流程和對該流程中每一個步驟要點的科學把控是促使公司投標成功的關鍵。

在客戶指定運輸路線和運輸方式的前提下，上港物流國際貨運分公司基于客戶物流運輸方案的投標過程由獲取招標文件、組建投標團隊、拆標解標、選擇分包商、投標、中標與訂立合同、執行項目與履行合同共7個步驟組成。在這個標準化流程所包含的7個步驟中，多市場渠道地取得更多有價值的招標文件和參與更多有價值的招標項目是公司業務發展的前提，組建并科學有效地運作專業化的投標團隊是投標項目成功的基礎，“拆標解標”即對招標文件的分析與研究是一個需要綜合地運用物流運輸、項目管理、市場營銷、競爭戰略和法律法規等方面專業理論知識和實踐經驗的突出環節同時也是影響項目投標成功與否的最為關鍵的一環。在整個投標過程中，公司清晰的組織目標、專業化且高素質的項目團隊、對自身核心競爭力和業務定位的清晰認知與把握、對市場狀況及競爭對手的充分了解、公司內部各部門間的團結協作、強烈的“以客戶為中心”的服務理念、擁有一支穩定高效且已建立起伙伴關系的供應商即分包商隊伍及基于項目管理而進行的與客戶及供應商的有效溝通與協調，所有這些都是公司投標業務項目取得成功不可缺少的因素。