機車修理中的外包管控淺談

□ 普愛民

(中車洛陽機車有限公司 采購中心物流二部，湖北 襄陽 441105)

1 外包流程的建立

機車修理過程中的外包流程主要包括：外包項目的產生過程、審批過程、制定外包的技術標準、選擇外包方、簽訂業務外包合同、外包過程管理、入庫驗收、售后、倉儲成本控制等環節。

2 外包各環節的主要風險點及管控措施

2.1 外包項目的產生及審核批準過程

風險主要是：生產單元為降低質量、生產節點風險，從自身角度出發增加外包項目；企業發展在快速增長期，易出現將大量產品進行外包，導致后期在經濟瓶頸期時難以收回；監管、審批制度不規范，未能對業務外包實施方案是否符合成本效益原則進行合理審核以及做出恰當判斷，導致業務外包不經濟。

主要管控措施:①建立和完善機車修理外包管理制度，根據外包業務與機車修理主業的關聯度，以及外部市場成熟度等標準，由技術、生產、質量、財務、人力、裝備等職能部門對外包項目，從人機料法環等環節進行可行性分析，從源頭開始做好外包項目評估，防止外包項目的隨意性；②對于金額較大的外包項目，對實施方案的重要方面進行深入評估及定期復核。聽取專業人員對業務外包的意見，來確定是否外包和完善實施方案，避免將核心業務外包；③建立和完善業務外包的審核批準制度，規定各層級人員應當在授權范圍內進行審批，不得超越權限審批。

2.2 制定外包項目技術標準

主要風險是：造成產品修理范圍擴大，提高了外包成本。如：焊接缸頭本應只做焊修，因檢修范圍不明，使外包方對除焊修部位以外的其它部位進行了加工修理；修理標準不清，造成外包方該換的零件未換，不該換的換了，導致質量風險上升；檢驗標準不明，在產品修理返廠后，因檢測手段不同導致檢驗不合格，給雙方均造成損失，易產生法律糾紛。

主要管控措施：①編制技術協議書，明確修理產品名稱及包含附件的明細，修理技術標準、檢驗標準、修理范圍、及外包方應提供相應的技術資料明細；②技術協議要雙方相互認可，由技術部門負責人與對方技術部門相互簽字并加蓋技術章；③將技術協議歸入雙方簽訂的合同附件，與合同具有等同效力。

2.3 選擇外包方

主要風險是：外包方是否為法人主體，是否具備應有的專業資質，從業人員是否具備應有的專業技術資格，是否有專業的修理及檢驗設備，是否有從事相關項目的經驗，修理及運輸周期是否滿足機車修理生產節點。不可信的外包方易導致企業遭受損失，修理周期無法保證失信于客戶，甚至陷入法律糾紛；存在商業賄賂等舞弊行為，導致相關人員涉案。

主要管控措施：①充分調查候選外包方的合法性，即是否為依法成立、合法經營的專業服務機構或經濟組織，是否具有相應的經營范圍和固定的辦公場所；②調查候選外包方的專業資質、技術實力及其從業人員的職業資格證書和專業技能；③重要產品修理應安排人員到外包方現場進行考察評價；④建立外包方管理制度，加強日常生產周期、質量、重要人員變動、技術變更進行管控，形成外包方長效考核機制，剔除較差的外包方，達到優勝劣敗的目的；⑤建立招標管理制度引入競爭機制，擇優選擇外包方；⑥對長期合作方應在招標業務中優先選擇，激勵合作方與企業長期合作，達到同呼吸共命運。

2.4 簽訂外包合同

在確定外包方后，企業應當及時與選定的外包方簽訂外包合同。約定外包的內容和范圍，運輸費用承擔方式。同時要簽訂安全環保協議、技術協議、質量協議，并在合同中注明作為附件與合同享有同等效力。主要風險是：合同條款未能針對外包范圍做出明確的約定，對外包方的違約責任界定不夠清晰；簽訂的合同單一，未有補充的相關細則性的協議進行支承，易出現糾紛；外包價格不合理，業務外包成本過高導致難以發揮業務外包的優勢，加大了企業的成本。

主要管控措施：①編制完善合同管理制度，嚴格按制度流程進行辦理;②專業人員多層級審核，識別出的重要風險因素，通過合同條款及相應細則協議予以有效規避或降低;③對合同中不能詳細注明的技術標準、質量服務、安全環保等方面，由相應專業部門進行編制協議，作為合同附件進行簽訂，對合同進行補充完善;④對企業內部的人工成本、材料成本、技術能力、設備能力資源等指標進行測算分析，列出內部修理價格進行參考，合理確定外包價格，嚴格控制業務外包成本;⑤建立價格審核體系，完善外包價格管理制度，明確相應報價審批流程。較大金額應由企業在專業人才庫中隨機抽取相應專業人員進行談判，讓修理價格更加趨于合理;⑥合同及相應技術協議雙方要進行充分有效的溝通，做到是雙方意識表達的真實反映。

2.5 組織實施業務外包

指企業按照業務外包管理制度、工作流程和相關要求，對業務外包過程中人流、信息流、物流等方面的資源整合，建立共享的合作機制，為外包過程管理做好準備，確保外包方嚴格履行業務外包合同。主要風險是：組織實施業務外包的工作不充分或未落實到位，使業務外包過程管理失控，導致難以實現業務外包的目標，影響機車修理的生產周期。

主要管控措施：①制定業務外包實施的管控措施，落實外包方是否有工藝作業指導書、關鍵設備的檢測記錄、人員操作管理、生產計劃、關鍵材料進貨、物流運輸等管理機制，確保外包方在履行外包業務合同時有章可循;②做好與外包方的對接工作，協助外包方從安全、技術、質量、生產等方面制定相應規范，使之滿足企業對接需求;③與外包方建立并保持暢通的信息溝通協調機制;④定期將生產、技術、質量發布的相關信息傳遞到外包方對接人員;⑤提前制定物流運輸的規則，對多點轉序外包項目要接合企業生產計劃，明確雙方接發送物流運輸的時間、地點，確保物流有序高效;⑥要求外包方定期將其生產計劃、人員變動、質量問題反饋給發包方。并定期派員到外包方現場進行溝通協作，及時解決、反饋相關信息，做到信息對流。

2.6 在企業內部現場作業的外包

指外包方提供勞務、材料，企業提供現場、設備，由外包方在企業所管轄的生產單元現場進行作業的活動。企業此類外包主要集中在工作環境較差，對身體有危害的作業工序當中。要求企業保障設備、場所的安全可靠，現場作業人員的安全及操作規范達標，確保外包項目達到合同及技術標準。主要風險是：①企業提供的設備、場所存在不安全隱患，易產生人身傷害;②外包方作業人員未經培訓，現場操作不規范，使外包產品不能達到合同要求。同時，易出現安全責任事故;③雙方工作銜接不到位，會造成生產出現延遲，影響周期節點。

主要管控措施：①企業要按安全“五同時”要求，在合同洽談初期，企業編制安全協議與外包方簽認，作為合同附件一并執行;②企業對提供的設備、吊具定期進行維護;③對現場不安全因素，要進行危險源識別，并告知外包方;④外包方現場作業人員要固化，進行更換時通知企業，由企業組織對外包作業人員進行“三級”安全體系培訓。按屬地原則，由所在生產單元每天組織進行班前安全喊話;⑤要求外包方對其作業人員購買工傷保險，并將相應保險隨合同在企業備案。同時，購買相應的勞保防護用品，做好人身個人防護。定期組織作業人員進行體檢;⑥企業對外包方在簽訂技術協議后，要組織對作業人員進行工藝、質量培訓，讓其熟悉外包產品的結構、修理特征、操作規范;⑦企業職能部門加強對外包作業人員的日常巡查，及時反饋問題進行整改，最大限度降低現場作業風險;⑧在實施外包過程中，企業要定期組織對外包方作業人員進行各類培訓，強化安全、工藝、質量意識。

2.7 外包產品在修理完成需要驗收

企業應當組織相關部門或人員對完成的外包產品進行驗收。主要風險是：驗收標準不明確，驗收程序不規范，使得驗收工作流于形式，不能及時發現外包質量低劣等情況，可能導致企業遭受損失。

主要管控措施：①對于工序外包項目，外包方在企業現場作業。驗收工作是由企業內部質控人員進行質量把控，要求企業質控人員在外包工序完成時，對產品按技術質量協議進行檢查，辦理工序轉序合格證;②外包產品在外修理，整件返回交付企業。此類外包驗收：外包方應提供鐵道部門的驗收室開具的驗收合格證，同時提供相應的檢修記錄;③對于首次外包的產品，企業應進行首件鑒定，建立首件鑒定制度;④每年定期對重要件外包方進行走訪，對其現場、人員、設備進行查看，確認外包方一直保持有保障重要件修理的能力;⑤建立質量持續改進制度。對質量問題進行等級管控，不同等級要求外包方按不同的方式加以管控和改進。

2.8 外包產品出入公司的控制

外包產品從生產單元裝車發出到外包方修竣返回期間，對外包產品實物的流向控制工作。主要風險是：外包產品從車間裝車易裝錯裝漏外包產品的種類及數量，影響生產周期；外包產品出入企業控制未形成閉環，易出現外包產品流失,給企業造成經濟損失；外包修理項目在源頭初期配件明細不詳細，易出現將不應外包修理產品外包的問題，增加了修理成本，給企業造成經濟損失；物流運輸風險，造成外包產品的損壞或滅失。

主要管控措施：①機車修理產品應建立分解確檢制度。在開工前下發明確的分解確檢書，明確外包項目的名稱、種類、數量。由分解確檢人員開出外包產品委修單;②生產單元人員與外包業務員執確檢憑證裝車，辦理書面簽字交接;③企業應建立物資出入門管理制度，并建立臺賬。外包產品出門由業務人員辦理相應出門單據，由監察人員確認后發出。返回時，業務人員攜出門單據到監察部門辦理物資回廠核銷。做到物資出入均有監控，物資流向出入對等核銷，從制度上做到防微杜漸;④企業應建立物流管理體系，競爭招標方式確立運輸外包方，通過規范物流運輸達到降低對外包產品的運輸風險;⑤外包方合同談判時，將物流運輸工作由外包方承擔，達到降低企業自身的運輸風險。同時，也要與外包方協作加強溝通，對與長期合作方要求其固化物流公司及發貨人員進行接發貨，達到對外包產品運輸過程的監控，從而減少運輸風險。

3 外包與成本控制

3.1 對于量少、臨時性、修理條件不成熟的部件進行外包，以降低修理投資成本

段方運用機車中存在部分段方加改試用的部件，此類產品未得到廣泛運用。在機車修理中對技術條件簡單且無需投入過多資金的，企業自行修理。但技術條件較高及復雜程度較大的產品，修理企業應當進行外包，以避免技術準備時間長，投入資金量較大，造成投入產出不成正比的情況，對于此類產品通過外包的方式，來達到降低修理成本，滿足客戶交車周期的要求。

3.2 控制修理品周轉量，壓縮庫存，達到降低成本的目的

機車修理中80%的外包產品是由改制企業及本地企業修理，地理位置較近，可以在短時間內完成修理配件的運輸工作。此類企業修理的產品，可以將周轉備品轉由修理方儲備，在其現場存放，通過供貨計劃管控，按需送達來降低成本。

3.3 通過技術改進，對長期外包的部件，轉化為部分工序外包或自修，從而降低成本

如：機車MT-3緩沖器在2013年以前由專業廠家承修。通過技術開發，改為自己組裝，只將落錘試驗工序進行外包，整體成本得到了降低。

3.4 將機車修理中工作環境差，技術含量低，對人身體損害較大的工序進行外包，來降低職業病帶來的成本風險

此類外包是因工序與機車修理鏈貼近較為緊密，作業場地不能轉移到外包方，仍需使用企業現有作業現場及設備的一種勞務外包，易產生職業病等連帶成本風險，通過勞務外包的方式來降低。

3.5 與專業廠家合作開展修理來降低投入成本

如：曲軸激光熔覆焊修，與廠家合作由其投入設備、技術及人員(設備價值200萬元左右，技術屬對方專利)，我方提供現場及能源，讓其成為我方的一個工序。此種方式減少了運輸成本及設備投入，減少了曲軸報廢數量，提高了曲軸修復率及生產進度。

3.6 定期對外包的項目進行審核，對于有能力修理的項目收回，達到降低外包成本的目的

企業應每年對外包中價值量較大的項目重新審定、評估，通過合同到期不再續簽的方式，對有能力修理的項目由外包轉為自修，從而達到降低成本的目的。