西安電子科技大學破解數據“手表定理”

文/趙大虎

（作者單位為西安電子科技大學信息化推進辦公室）

大多數高校數據中心的建設都是以提供數據存儲為主，很少有針對數據進行專項治理和開展工作的。

信息技術具有數字化、網絡化、連續化的特點，信息技術的快速發展，對整個社會產生了巨大的影響，讓人們的生活方式、工作方式和學習方式都產生了變化。在教育行業，隨著2012 年教育部發布《教育信息化十年發展規劃（2011-2020 年）》，教育信息化的發展進入快車道，高等學校在網絡基礎設施的建設與完善的硬件基礎上逐步開始探索數字校園的建設。隨著近十年的數字校園建設，各高校都積極利用信息技術來促進學校各個方面的改革與發展。學生管理工作是高校管理工作的重要組成部分，在信息技術促進高校學生管理工作方面，各高校都給出了不同的探索，基本都針對不同的學生管理業務建設了不同的信息化系統，如學工管理系統、就業系統、數字化迎新離校系統、宿舍管理系統、學生資助系統、自助打印系統等。不同系統的建立確實為學生管理帶來了很多變革與發展，提升了學生管理業務的效率，減輕了管理人員的工作負擔，也為學生提供了一定的便利。但是，隨著業務系統的增多，以及新形勢的發展，高校學生管理信息化工作也面臨著諸多新問題。

西安電子科技大學

學生管理信息化存在的問題

建設分散又各自為政

隨著前些年高校數字校園的推進，有關學生管理工作的各項業務都在不同時期建設了不同的信息系統。此類信息系統因為業務不同而展現出不同的作用，按照大的業務分類可以分為學生基礎管理系統、學生就業管理系統、數字化迎新離校系統、宿舍管理系統、學生資助系統、學籍管理系統等。這些系統在建設的時候并不是統一規劃的，而是由各部門各自建設，信息系統所使用的技術手段和運維模式都不一樣，所以造成了高校學生管理業務系統的分散化、孤立化、多類化、重復化的問題。在實際操作中，也存在校內各業務部門因為工作職責的原因產生了信息系統上的各自為政，造成了信息系統的重復建設和分散建設。

偏于管理而弱于服務

各高校起初采用信息技術與學生管理相結合的方式進行建設，一方面減少了管理人員的行政負擔，提升了管理效率，另一方面內外環境的變化促使學生管理向信息化方向的發展。但起初在建設各類信息系統時，由于信息素養沒有及時跟上，所以各信息系統的建設框架仍然是以原有管理框架為主，信息系統只是將線下管理搬到了線上，并沒有注重學生管理工作的流程再造與科學管理。同時，各業務系統在建設之初也是以管理者思維進行建設，并沒有從學生的角度考慮系統的建設，故而系統對外缺少服務的意識，導致學生根據不同的業務需要登陸不同的系統，體驗感非常差。

數據多源與循環壁壘

數據作為一種資產已經成為高校各部門的共識，尤其是涉及各部門的核心數據，更是重中之重。近些年來，國內各高校均不同程度的在推進數據中心的建設，有些高校也取得了不錯的成績。但是，大多數高校數據中心的建設都是以提供數據存儲為主，很少有針對數據進行專項治理和開展工作的。所以各業務系統產生的數據僅僅是局限在物理存儲上，集中在數據中心進行管理。當某一項業務需要某一項數據時，往往會出現數據持有單位不愿意給，有時甚至會出現無數據可用或出現“手表定理”（手表定理是指一個人有一塊表時，可以知道現在是幾點鐘，而當他同時擁有兩塊表時卻無法確定準確時間），進而導致了一些基礎數據被不同業務系統重復采集，且數據在不同的系統中采用不同的數據格式存儲，加重了數據流通的壁壘。

缺乏整體性及思維固化

由于在建設初期就是各自為政的建設做法，所以導致了各信息系統只能實現單一的功能，學生管理工作的整體性產生了割裂。一方面，隨著學生管理工作的發展，對學生進行整體全面的管理分析顯得尤為迫切，業務系統產生的數據應用顯得單一與不科學，缺乏學生整體全面的把握能力；另一方面，學生管理在學生思想動態和心理健康方面采用信息化手段的并不多，高校政工隊伍都盲目迷信多年的經驗主義做法，不愿意甚至抵制采用科學合理的信息系統建模來開展學生思想動態和心理健康工作。

新形勢下學生管理信息化工作

西安電子科技大學學生一站式大廳

經過近十幾年的基礎網絡建設，各高校在網絡基礎設施方面均已穩定，高校信息化進入更深層次的發展，西安電子科技大學校長楊宗凱曾經指出，信息化的關鍵在于“化”，“化”的內涵，是重組、再造和改革。當前國內高校數字校園建設已初具規模，各業務系統也已成熟，但各業務系統單一獨立，還處于數據集成、系統集成階段。下一步將整合數據，深度利用發掘數據的價值，達到高校信息化的融合發展。在這一背景下，如何發掘信息技術在學生管理中的價值，使其更加深入地服務于學生的管理工作成為不得不思考的命題。新形勢下學生管理信息化工作應從以下幾方面進行改進。

節點固定、流程統一

傳統的學生管理基于某一項具體業務成立某一類型的科室，專項負責此項工作，在后續建設信息系統時也采用了相同的思維定式，導致了業務的不連續性。比如，學生申請學校助學金，分別經歷申請-審核-發放等環節，在具體操作中，三個環節割裂且不統一，降低工作效率，浪費資源。可利用信息技術，將原有過程和原有系統進行重組再造，使每個環節均可獨立，每一項業務均可碎片化處理，但在業務流程上用數據傳輸進行統一，以達到整個流程的閉環。在每一個節點上對應一個負責的工作人員，在線進行處理，處理結束后系統即可將處理結果傳遞給下一個節點工作人員，從而到達整個流程的結束。

業務分類、集中服務

上文所描述的是針對某一項業務進行的思考，當擁有多個業務時，節點就成指數增長，相應的就需要更多的工作人員，很明顯工作人員是有限的，但是節點增長卻是不斷增加的，有限的工作人員只能切換不同的業務進入不同的節點依據權限去處理不同的環節，這必然造成工作的混亂及效率的降低。所以根據節點的相似度及業務的分類，將不同業務中相似性質的節點統一由一個工作人員負責處理。在具體操作中，利用信息技術個性化設置工作臺，當工作人員一鍵進入自己的工作臺后，統一集中對因業務產生的工作進行處理。

雙向互動、柔性管理

具體業務在辦理過程中，會有多種角色產生，如作為業務辦理方的學生，作為業務驅動方的不同工作人員。在現有信息系統下，業務辦理方的學生其實是被動的一方，在進行完業務申請之后，沒有辦法知道自己業務的辦理進展及具體情況，甚至都無法知道自己業務辦理的結果，整個過程缺乏透明度，缺乏監管與反饋機制。通過信息技術實時顯示業務辦理進度，并通過辦理平臺可與辦理節點的工作人員進行溝通互動，在每個節點上透明顯示辦理人員信息及聯系方式，同時業務辦理者可對節點工作人員進行反饋評價，促進業務的透明公開。

數據驅動、精準服務

在業務辦理中產生大量數據后，如何利用這些數據，發掘這些數據的價值，對學生管理工作至關重要。一方面，采用公共數據庫和中間庫統一實現業務數據的共享、交換和同步。在大數據時代，數據的唯一性、實時性和準確性是最基本的，在此基礎上，采用大數據分析技術建立針對各種業務場景下的分析算法模型，多角度深入發掘數據中隱藏的信息，進而服務于學生管理的某一項業務。另一方面，從海量數據中進行關聯分析，可以整體把握學生的各個方面，進行預警，服務于整個學生管理工作。

西安電子科技大學實踐

西安電子科技大學近些年在信息化、國際化、法制化、職業化的發展理念下，以信息化促進高校發展的現代化。尤其是在學生管理信息化方面，積累探索了信息化背景下的新模式、新路徑、新做法。

數據采集與治理

大學以培養人才為最終目的，管理育人是人才培養的重要方面，在學生管理與服務中，數據的作用不言而喻。針對學生管理與服務的數據環節分為數據采集、數據治理、數據應用三個環節。數據采集是基礎，數據治理是基本。傳統的學生管理信息系統數據來源單一、數據之間無共享且重復性采集，數據質量不高。西安電子科技大學從2012 年開始，建立全校統一的數據中心，各業務部門產生的業務數據和系統數據均統一匯集在學校數據中心，由學校數據中心統一集中存儲管理。同時，在全校印發數據管理辦法，從數據采集、數據治理、數字責任、數據管理等方面，詳細規定了數據的各個環節。針對學生管理數據，采取“一數一源”的數據基準原則，對數據字段進行分類與責任劃分，且采用“誰采集誰負責”的管理方式，每個字段的數據采集單位對數據的準確性和唯一性負責，其他單位如有需要此字段的數據，可進行申請，由數據持有單位和數據管理單位審批通過后進行數據交換，保證了數據的精準性，解決了數據混亂的問題，為數據的應用與服務奠定了堅實的基礎。

數據應用與服務

在數據采集和良好數據質量的基礎上，發掘數據的最大價值從而實現學生的科學管理成為大勢所趨。學生數據可以分為基礎數據、學業數據、管理數據三大類，通過基礎數據可以實現學生的日常管理，如學籍管理、基本信息管理、班級管理、社團管理等；通過學業數據可以實現學生的成績管理、成績分析、獎學金申請、評獎評優、教學質量評估等；通過管理數據可以實現學生的迎新離校、就業服務、黨建思政、獎懲資助、考勤查詢、空間預約等。西安電子科技大學在全量采集數據的基礎上，實現了從學生入校到學生離校的全過程管理與服務，實現了從學生學業學習、生活服務、綜合能力、創新培育、校園安全、思想政治等多方面應用與服務，實現了學生一天24 小時的信息化立體式環抱體驗及服務。在各種應用與服務之間，數據是互聯互通的，且在服務端是無感知的。在給學生提供服務的同時，學生主動產生的過程數據和采集系統感知采集的數據一起為學生管理工作人員提供了學生管理的數據基礎，在此基礎上，學生管理工作人員可以掌握學生的基本動態，從而實現對學生全方位的了解，進而為學生的成才之路提供更好的環境與服務。

流程再造和一網通辦

“讓數據跑路”確實給學生管理工作帶來了質的變化，服務的便捷性和多樣性得到了提升，但便捷性的產生就對交互的及時性提出了更高的要求，多樣性的復雜也對服務的統一性提出了挑戰。西安電子科技大學針對學生管理不同渠道、不同類型的業務，試行了統一門戶、統一界面、流程再造的方法，學生或者管理人員使用統一身份認證賬號登錄界面，只需要一次登錄便可辦理或者受理多項業務。對不同的業務進行了全面梳理，去除不合理的環節，以最小要求重塑學生業務辦理流程。隨著移動互聯網的發展，無論是學生自身還是學生管理人員都對隨時隨地辦公具有迫切的需求，在移動端，學校設置了學生一站式大廳，針對學生設置不同的業務模塊，學生可掌上辦理與自身息息相關的業務。同時，學校也在探索一網通辦，在網上一站式辦事大廳的基礎上，已初步開發完成一網通辦系統，打通了部門間業務、流程、表單等事項，實現了一網受理、協同服務、一次辦成。學生在辦業務的同時，可在自己的業務流程中看到各個環節的辦理工作人員，可與其進行電話溝通或者線上聊天溝通，業務需求方與業務供應方擁有了實時的互動，保證了交互的及時性。同時，學生也可在自己的業務辦理中實時看到自己業務辦理進度條，充分了解自身業務辦理的進度和情況。

自主服務和精準管理

在每項業務流程的每個節點上，根據節點工作的性質，將每項業務流程中相同性質的節點由一個業務科室或者一個工作人員負責。在學生界面，學生面對的是以不同流程所展示出的不同業務模塊，學生管理人員展現的是以相同節點所展現出的工作臺。這樣，無論是對于學生還是工作人員，都匹配了自身的角色。同時，在辦理業務和受理業務時，均可登錄自身界面選擇不同的模塊，實現自主服務、自主定制、自主管理。在大數據及人工智能技術不斷發展的環境下，通過業務系統產生的過程數據及其他渠道搜集的學生基礎數據，可對學生進行不同角度的大數據分析，如在獎助補償工作中，通過分析學生一卡通日常在食堂的消費數據，結合學生基礎數據及其他可采集數據，科學建立模型，用大數據分析技術找出實實在在的貧困生，再結合輔導員一線的具體了解與核對，達到貧困資助工作的精準管理。大數據技術的發展正在不斷改變學生管理的生態，西安電子科技大學正在通過大數據分析探索學生管理的各個維度，力圖利用新技術實現學生管理工作的再次提升。

隨著信息技術的不斷發展和學校師生信息素養的快速提升，信息技術與學生管理工作的深度融合已勢不可擋，抓住技術發展的紅利，使其促進學生管理工作的全面改變，是教育信息化的重要創新，進而支撐引領實現教育現代化。