淺談大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理信息化

余渝

重慶市巴南區(qū)保障性住房管理中心 重慶 400055

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案工作不再是事業(yè)單位各項工作的終點，而是與辦公自動化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專業(yè)型、智慧型工作。檔案工作的管理范圍、管理對象、管理層次都發(fā)生了從傳統(tǒng)到信息化的跨越式轉(zhuǎn)變。跟隨大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢，采用信息化手段開展檔案管理工作，是新形勢下事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的必然方向和目標。作為檔案管理人員，必須不斷探索改進檔案管理工作的方式方法，學習并融合新技術(shù)新科技，促進大數(shù)據(jù)與事業(yè)單位檔案管理工作的融合發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理信息化建設(shè)問題

1.1 檔案的安全性不足

在如今的大數(shù)據(jù)時代，信息資源非常豐富，而且信息傳播速度也非常快，對各行業(yè)的管理工作帶來了契機，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案是珍貴的記錄載體，包含著豐富多樣的內(nèi)容，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)將紙質(zhì)版檔案制作成電子版檔案之后，還需要采取一定措施以保障檔案的安全性，但是一些單位在管理檔案時，忽視了管理檔案的載體建設(shè)。例如，在數(shù)據(jù)平臺上沒有通過安全軟件有效監(jiān)控電子檔案的應用情況，極易引起網(wǎng)絡病毒對檔案內(nèi)容造成侵蝕的情況，甚至丟失部分重要的檔案內(nèi)容，造成非常大的損失。基于此，安全性依然是檔案管理部門應該關(guān)注的重點[1]。

1.2 數(shù)字檔案處理任務繁重

在事業(yè)單位中，干部人事檔案、文書檔案、業(yè)務檔案、合同檔案、房屋檔案、信訪檔案、工程檔案等種類繁多，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷廣泛應用，產(chǎn)生了大量的數(shù)字檔案，傳統(tǒng)管理方法在處理數(shù)據(jù)量龐大的數(shù)字檔案方面，面臨著嚴峻的考驗。目前，大多數(shù)事業(yè)單位尚無獨立的檔案管理部門，繁重的檔案工作在無專人專管的情況下，大多外包到獨立的檔案企業(yè)進行打包處理，一方面，加重了檔案管理的成本；另一方面，也存在外包服務中潛在的泄密風險等問題。其次，外包公司同時會承接不同的檔案管理業(yè)務，各企業(yè)、單位的檔案歸檔整理時間大多會集中在年底和年初兩個時間段，這會加大外包服務公司對檔案數(shù)字化處理的壓力，對于一些小型檔案企業(yè)，勢必會影響檔案數(shù)字化處理的效率與質(zhì)量。

1.3 管理人員綜合素質(zhì)有待提升

傳統(tǒng)模式中，檔案管理人員了解檔案管理基本概念，熟悉相關(guān)工作流程即可上手檔案管理工作，然而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理模式進入數(shù)據(jù)化處理時代，對檔案管理及管理人員提出了新的更高要求。一方面，檔案數(shù)據(jù)化處理要求檔案工作人員不僅僅局限于最基本的檔案管理業(yè)務素質(zhì)，更需要具備計算機處理、數(shù)據(jù)處理、軟件應用等多元化技能。另一方面，檔案數(shù)據(jù)化不僅僅是以往傳統(tǒng)模式的將檔案完整保存、妥善保管單一的工作，演變?yōu)檫\用數(shù)字化處理，快速有效地對檔案信息進行保管、調(diào)閱和查找、利用等工作。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理信息化的具體策略

2.1 建立健全檔案管理的各項制度

事業(yè)單位在新形勢下的大數(shù)據(jù)檔案管理，需要將工作中各項制度進行完善。首先，要認真研究大數(shù)據(jù)在檔案管理中的具體應用和使用標準，從細處著手，將工作細化為不同類別的制度，而且要實現(xiàn)工作制度和大數(shù)據(jù)技術(shù)相融合，例如建立管理檔案的手機“APP”平臺工作制度等。其次，要研究制定能夠有效落實大數(shù)據(jù)檔案管理的各項制度，并嚴格貫徹落實與執(zhí)行。同時，要建立健全督查機制，全面檢查工作制度的落實情況，特別是要認真總結(jié)并發(fā)現(xiàn)落實制度時存在的突出問題，及時加以整改。

2.2 打造一支高素質(zhì)、復合型人才隊伍

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員需要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過渡到信息化技術(shù)管理檔案，這要求管理人員要盡快提升業(yè)務能力和使用信息化技術(shù)的水平，這是現(xiàn)代化手段管理檔案的基本要求，也是檔案管理改革創(chuàng)新的重要內(nèi)容。現(xiàn)代化的檔案管理要求人員向懂專業(yè)、會技術(shù)、能操作、熟利用的多能化方向發(fā)展，能夠把信息化技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、情報學和檔案管理結(jié)合。這對檔案管理人員提出了非常高的要求，比如，文件的掃描登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是基于信息技術(shù)而實現(xiàn)的，均要求檔案管理人員必須具備較強的信息技術(shù)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。為此，打造一支高素質(zhì)、復合型人才隊伍迫在眉睫。對于在職檔案管理人員，一是要培養(yǎng)其對于電子檔案的規(guī)范化管理能力，提升其計算機操作與網(wǎng)絡安全防護技能，加強專業(yè)化的信息技術(shù)培訓，提升其適應大數(shù)據(jù)時代檔案工作的能力。二是要加強培訓和考核，對于考核不合格的檔案管理人員，進行反復的培訓和提升。對于新入職的人員，要提高準入門檻，招聘專業(yè)化的管理人才。通過多方努力，切實打造一支高素質(zhì)、復合型人才隊伍[2]。

2.3 制定完善的安全防護制度

大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位在檔案管理和利用中獲得了檔案信息化建設(shè)帶來的許多便利，然而也會存在一些安全隱患。因此，事業(yè)單位在規(guī)范檔案數(shù)據(jù)化的工作中，建立健全完善的安全防護制度和技術(shù)、資金及管理方面的保障制度意義重大。一是在檔案管理信息化建設(shè)過程中會利用到大量機械設(shè)備與人力資源，對此就必須加強對于安全風險的管控，加強檔案的保密工作。比如在局域網(wǎng)的條件下運用各種信息數(shù)字化的機械設(shè)備，嚴格監(jiān)督與管理人力資源，將機械設(shè)備對應的責任人進行明確。在運用檔案數(shù)字管理系統(tǒng)以前，采取科學有效的方法對應用范圍進行嚴格管理，其中包括管理者和查閱者的權(quán)限控制及信息庫的云備份，利用入侵檢測與數(shù)據(jù)加密等諸多方法，加強對內(nèi)部網(wǎng)絡問題的妥善處理，在此基礎(chǔ)上才可以有效防范黑客的攻擊，提升檔案的安全性。

2.4 做好檔案管理保密工作

在檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用有效促進了檔案管理工作的開展與提升，給檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)的有效應用能夠促進檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，有效提高檔案管理工作的效率，還能夠在一定程度上節(jié)約人力資源成本。同時，大數(shù)據(jù)在實際應用過程中也存在著一定的問題，對檔案管理保密工作提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)時代，信息化不僅讓檔案信息與數(shù)據(jù)可以跨越時間、地域、介質(zhì)交流，同時也使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此必須要提高檔案信息保存的安全意識，在工作中不斷規(guī)范行為操作和程序，從而保證檔案信息的安全性與保密性。除此之外，事業(yè)單位還應該加強管理軟件與硬件的建設(shè)，為了能夠使檔案信息化管理工作適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展與實際需求，需要向相關(guān)部門申請專項工作經(jīng)費加強相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，對陳舊的設(shè)施進行更換升級，保證檔案信息平臺的建設(shè)，滿足檔案搜索引擎的服務需求[3]。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作平臺逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化記錄，同時檔案信息管理的各項機制也正在向信息化方向逐步轉(zhuǎn)變，為進一步提升事業(yè)單位檔案管理的轉(zhuǎn)型效率，必須充分依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)本身的優(yōu)勢，肩負起數(shù)據(jù)治理的職責，建構(gòu)多方位的管控機制，為檔案信息的防護與利用提供基礎(chǔ)保障，使得事業(yè)單位的檔案管理工作與社會整體發(fā)展相匹配，不斷提升檔案管理工作效率，創(chuàng)新工作手段，有效利用資源，實現(xiàn)檔案管理工作在數(shù)據(jù)時代發(fā)出自己的聲音。