多院區(qū)醫(yī)院圖書館管理和服務存在的問題及其對策

多院區(qū)醫(yī)院是指擁有2個或2個以上院區(qū)的醫(yī)院,由20世紀80年代初期衛(wèi)生系統(tǒng)改革產(chǎn)生的醫(yī)療合作體發(fā)展而來[1]。隨著醫(yī)療需求的增大和醫(yī)院整體實力的提升，不少醫(yī)院通過異地新建、原址或附近地塊改擴建、托管兼并、合作辦醫(yī)等方式重組,形成了如今相當數(shù)量和規(guī)模的多院區(qū)醫(yī)院[2]。這些醫(yī)院根據(jù)多院區(qū)組建方式的不同,可分為緊密型、松散型和混合型[3]。其中緊密型擁有同一法人,管理模式一體化；松散型的各院區(qū)擁有相對獨立的法人代表，管理方式呈現(xiàn)復雜化、多元化；混合型則是兩者皆有。一院多區(qū)的模式也讓醫(yī)院圖書館的服務對象、場地、服務模式均發(fā)生了改變。相對于多館制體制較成熟的高校和公共圖書館,多院區(qū)醫(yī)院圖書館的研究起步較晚,還缺乏有效的建設方案，現(xiàn)有的醫(yī)院圖書館管理服務模式已無法滿足多院區(qū)醫(yī)院的發(fā)展需要。本文通過問卷調查的方式，了解和分析目前多院區(qū)醫(yī)院圖書館的管理和服務現(xiàn)狀，旨在找出多院區(qū)醫(yī)院圖書館存在的問題，探索可行性對策，為醫(yī)院管理者決策及制定統(tǒng)籌規(guī)劃提供參考依據(jù)。

1 調研對象和方法

通過電話或網(wǎng)絡咨詢的方式了解國內部分二級以上醫(yī)院的圖書館是否有多院區(qū)(或分院)及其大概情況，再針對性地采用網(wǎng)絡投放、直接發(fā)放和電話采訪等方式對多院區(qū)醫(yī)院圖書館進行問卷調查，并用軟件SPSS 21.0統(tǒng)計分析。調查內容包括醫(yī)院院區(qū)設置、館區(qū)設置、規(guī)章制度、人員管理、經(jīng)費管理、文獻資源管理、讀者服務、對外合作等。

前期初步調研全國12個省、自治區(qū)及直轄市共200家二級以上醫(yī)院，其中多院區(qū)醫(yī)院115家；再從多院區(qū)醫(yī)院中隨機抽取78家醫(yī)院圖書館(江蘇39家，廣東16家、上海9家、河北5家、山西2家，內蒙古、陜西、廣西、河南、四川、云南、浙江各1家)發(fā)放問卷，回收問卷51份，回收率為65.4%。其中有效問卷49份，無效問卷2份，可辨有效率為96.1%。

2 調研結果

本次調研的49份有效問卷中，廣東12份，江蘇22份，上海7份，其他省份8份。

2.1 醫(yī)院概況

在被調查的醫(yī)院中，共有43家三級甲等醫(yī)院、3家三級乙等醫(yī)院、3家二級醫(yī)院。其中有2個院區(qū)的28家，3個及以上院區(qū)的21家，最多的有6個院區(qū)。

2.2 多院區(qū)醫(yī)院圖書館設置情況

問卷調查結果顯示，只有32.7%的醫(yī)院為每個院區(qū)都設立了圖書館，67.3%的醫(yī)院設置的圖書館數(shù)少于院區(qū)數(shù)。有意向為未設立圖書館的院區(qū)設立分館的有17家，占34.7%；沒有意向設立的有32家，占65.3%。

2.3 資料室設置情況

49家多院區(qū)醫(yī)院中有17家醫(yī)院設置了部門資料室(圖書室)，占34.69%。其文獻來源主要是圖書館采購(41.18%)和部門資料室(圖書室)自行采購(41.18%)，還有17.64%的資料室文獻來源是兩者兼有。由于醫(yī)院有些部門特別是臨床專科對本專業(yè)的專科建設非常重視，文獻資源的需求量較大，而圖書館相關館藏無法完全滿足其需要，因此資料室仍然有其存在的必要。

2.4 規(guī)章制度設立情況

在被調查的多院區(qū)醫(yī)院圖書館中，只有11家制定了多院區(qū)管理或合作模式的規(guī)章制度，占22.45%。

2.5 多院區(qū)讀者服務情況

調查結果顯示，文獻借閱和電子閱覽仍是圖書館的基礎服務，超過50%的醫(yī)院圖書館開展了在線咨詢、讀者培訓和定題檢索等專業(yè)服務，大約33%的醫(yī)院圖書館開展了課題查新、論文查收查引查證、專題情報服務、論文查重、文獻翻譯等深層次服務，還有一小部分醫(yī)院圖書館提供空間預約、自媒體創(chuàng)作等延伸服務(表1)。

表1 開設讀者服務項目情況

在被調查的49家醫(yī)院圖書館中，85.72%的圖書館已為其他院區(qū)讀者提供服務；6.12%的圖書館暫時沒有為其他院區(qū)讀者提供服務，但是有意向開展這項服務；30.6%的圖書館配置有物流車，方便院區(qū)間或館際文獻流通。

49家被調查的醫(yī)院中，有33家設置的圖書館數(shù)量少于院區(qū)的數(shù)量，即部分院區(qū)未設立圖書館；未設立圖書館的院區(qū)讀者的文獻獲取情況依次為：去其他實體館(占63.64%)、共享圖書館門戶網(wǎng)站(占57.58%)、其他(如通過賬號密碼登錄數(shù)據(jù)庫、使用手機App等，占33.33%)，校園網(wǎng)(VPN或光纖)(占18.19%)、不清楚(占6.06%)。

2.6 對外合作情況

本次調查的49家醫(yī)院中，32家醫(yī)院圖書館與高校圖書館有合作，占65.31%；6家醫(yī)院圖書館與公共圖書館有合作，占12.24%；20家醫(yī)院圖書館與其他醫(yī)院圖書館有合作，占40.82%。其中，20.4%的醫(yī)院圖書館同時與高校圖書館、其他醫(yī)院圖書館有合作，8.2%的醫(yī)院圖書館與三者均有合作。

2.7 多館制醫(yī)院圖書館管理情況

本次調查中，有21份問卷結果顯示所在醫(yī)院設有2個及以上圖書館。以下重點分析這21份多館制醫(yī)院圖書館的問卷調查結果。

2.7.1 館際隸屬關系情況

21份多館制的問卷結果顯示，52.38%的圖書館采用獨立運營的形式，各館間人員、資產(chǎn)等獨立管理，無隸屬關系；47.62%的圖書館是“總館-分館”的隸屬關系，總館對下屬分館進行一體化管理。

2.7.2 人員管理情況

47.62%的醫(yī)院圖書館人員由總院統(tǒng)一招聘、考核和管理，52.38%的由各院區(qū)自行招聘、考核和管理，其人員管理方式和館際隸屬關系相關。人員專業(yè)設置情況排名依次為圖情類(占76.19%)、管理類(占47.62%)、醫(yī)學類(占38.10%)、計算機類(占33.33%)和其他(占23.81%)。圖書館人員專業(yè)設置的多樣化，一方面因為圖書館專業(yè)發(fā)展的需要，另一方面因為存在醫(yī)院其他部門人員調派的現(xiàn)象。

2.7.3 經(jīng)費管理情況

21家被調查的多館制醫(yī)院圖書館中，有10家是由總館統(tǒng)一劃撥、管理經(jīng)費的，占47.62%；11家是自行管理經(jīng)費的，占52.38%。該結果與醫(yī)院管理模式及館際隸屬關系相關。

2.7.4 館藏資源管理情況

多館制醫(yī)院圖書館的館藏資源管理模式也與館際隸屬關系有關。一體化管理的10家醫(yī)院圖書館采用的是總館統(tǒng)一采購或自行采購、總館統(tǒng)一編目的模式，獨立運營的11家圖書館均自行采購、自行編目。另外，本次調查中有18家醫(yī)院圖書館使用了圖書管理軟件，其中66.67%的管理軟件支持多用戶。

3 多院區(qū)醫(yī)院圖書館存在的問題

3.1 缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的規(guī)章制度

本次調查結果顯示，只有不到25%的醫(yī)院圖書館制定了相應的多館間管理或合作的規(guī)章制度，各醫(yī)院圖書館在人員、經(jīng)費和館藏資源等方面的管理上存在較大差異。目前，醫(yī)院圖書館的相關規(guī)范標準幾乎沒有提及多館制建設，而那些已成熟的制度、標準僅能對醫(yī)院圖書館提供有限的幫助，因此大部分多館制醫(yī)院圖書館缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理指導。

3.2 未能充分整合各分館資源

有些醫(yī)院以兼并、托管形式發(fā)展分院區(qū)，院區(qū)之間的聯(lián)系不緊密，職能機構多有重疊，導致各院區(qū)之間的行政隸屬關系各異。本次調查結果顯示，50%以上的醫(yī)院圖書館以獨立運營的形式存在，由于行政隸屬問題，無法對各院區(qū)圖書館人員、經(jīng)費、館藏資源進行一體化管理，也缺乏與其他各館間的合作；部分雖同屬一家醫(yī)院但獨立運營的醫(yī)院圖書館，由于合并前使用的圖書管理軟件不同、建庫標準不同，信息一體化建設較落后，沒有聯(lián)合目錄，所以館藏建設無法做到統(tǒng)籌規(guī)劃，可能存在分類不集中、布局不合理、重復訂購等問題；還有部分醫(yī)院圖書館之間未能實現(xiàn)電子資源共建共享。

3.3 各院區(qū)讀者服務水平不均衡

本次調查結果顯示，66.7%的醫(yī)院未設立實體圖書館的院區(qū)(或分院)。由于空間距離、物流配置、網(wǎng)絡配置、知識產(chǎn)權的限制，這些未設立實體館的院區(qū)讀者主要通過有限的線上服務獲取文獻，不能與其他有實體館的院區(qū)讀者享受同等服務，尤其是無法直接獲取館藏紙本，需要去其他院區(qū)實體館借還。甚至還有部分醫(yī)院對這些讀者未開通服務渠道。另外，各醫(yī)院圖書館人員業(yè)務水平參差不齊，開展的服務項目層次差異較大，缺少統(tǒng)一的服務標準，造成各院區(qū)服務水平不均衡。

4 對策

4.1 選擇合適的管理模式

由于各方因素的影響，部分由總院擴建產(chǎn)生的新院區(qū)尚能達到一體化的管理，但部分合并或協(xié)辦產(chǎn)生的院區(qū)由于人財物管理方面的復雜性，短時間內很難完全做到一體化管理。因此，多院區(qū)圖書館要按照醫(yī)院的實際情況，因地制宜地選擇合適的管理模式。

4.1.1 “總館-分館”模式

一體化管理的多館制醫(yī)院圖書館可選擇“總館-分館”管理模式，這也是高校圖書館和公共圖書館最常見、最有效的管理模式。筆者根據(jù)醫(yī)院圖書館的實際情況將其再細分為3種模式：一是總館利用現(xiàn)有資源和管理經(jīng)驗，對各分館直接進行集中式管理，分館的人員、經(jīng)費、資產(chǎn)均由總館統(tǒng)一劃撥分配，即“直管式管理”；二是分館提供館舍、人力和資金，總館指導分館進行文獻資源建設和讀者服務，并對分館人員進行統(tǒng)一培訓和考核，人員、經(jīng)費和資產(chǎn)仍歸屬于分館，即“協(xié)管式管理”；三是總館負責制定全院圖書館的發(fā)展目標、計劃等重要決策，各分館再根據(jù)自己的實際情況制定具體的措施，各司其職，總館在分館運營過程中對其進行監(jiān)督檢查，并提出指導意見，即“分級式管理”。各院區(qū)圖書館可根據(jù)自身情況，靈活采用以上管理模式。

4.1.2 “總館-資料室”模式

資料室作為該學科的重要補充，具有專業(yè)性、獨特性和靈活性等優(yōu)點[4]，但也存在條件較差、服務對象有限、讀者服務較單一等問題。因此可由總館適當介入管理，將資料室的文獻資源作為圖書館館藏規(guī)劃的一部分，總館對資料室的文獻采購進行指導或推薦，采購的文獻統(tǒng)一編目錄入。這樣既能及時為該部門提供最新文獻出版信息，又能有效避免重復購買和擴充總館的藏書量。文獻來源可由所在部門獨資或圖書館和部門共同出資以采購新書或增加副本數(shù)，文獻仍存放在資料室可增設其他非該部門的讀者閱讀權限。該部門選擇一人作為圖書館聯(lián)絡員負責管理資料室文獻，由圖書館定期對其培訓。

4.1.3 “總館-虛擬分館”模式

對于沒有設置實體分館的院區(qū)，可先設立網(wǎng)上虛擬分館，總館委派專職人員負責虛擬分館平臺的搭建及維護工作[5]。虛擬分館平臺在總館的門戶網(wǎng)站上設置專屬鏈接，除了共享總館的電子資源和線上服務外，還可根據(jù)院區(qū)專科的設置情況，重點收集和展示該院區(qū)相關學科的發(fā)展現(xiàn)狀和工作重點，為以后發(fā)展實體分館奠定基礎。

4.1.4 “館間合作”模式

短期內無法實現(xiàn)一體化管理的多館制醫(yī)院圖書館可采用“館間合作”的管理模式，統(tǒng)籌規(guī)劃，減少管理不統(tǒng)一的弊端。由各館館長組建醫(yī)院圖書館建設小組，執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)章制度，建立統(tǒng)一的館藏聯(lián)合目錄；通過定期會議討論的方式，統(tǒng)籌制定各館工作計劃和工作重點，優(yōu)化各館功能布局和文獻資源建設，避免重復訂購[6]；制定各院區(qū)讀者權限、異地借閱規(guī)則，最大限度地保證所有院區(qū)的讀者都能享受到各館的服務。

4.2 加強信息一體化建設

多院區(qū)多館制醫(yī)院圖書館要整合各館文獻資源、統(tǒng)一讀者服務標準，需加強各館一體化建設。鑒于多院區(qū)醫(yī)院一體化管理的復雜性，醫(yī)院圖書館可先從信息一體化建設入手，通過信息集成和共享，完成對各館運行情況的一體化管理和干預。如各院區(qū)圖書館統(tǒng)一圖書管理系統(tǒng)，統(tǒng)一編目，合并建庫；使用不同圖書管理系統(tǒng)、自行編目建庫，暫時無法統(tǒng)一的可通過第三方數(shù)據(jù)庫公司完成不同庫的匯總，并建立聯(lián)合目錄；各館統(tǒng)一線上業(yè)務流程，實現(xiàn)各館服務水平均質化，做好館內文獻資源檢索、圖書預約、館際互借、講座培訓等“一站式”線上服務[7]；通過醫(yī)院圖書館門戶網(wǎng)站、微信公眾號等平臺對各館的特色館藏、特色服務進行宣傳，提升讀者對各院區(qū)圖書館的認知度等[2]。

4.3 優(yōu)化調整各館功能定位

調查結果顯示，各圖書館在館舍面積、人員、經(jīng)費、文獻資源建設、開展服務項目等方面均存在差異。如何利用有限的空間、人力、物力和經(jīng)費，最大限度地提高各館的服務水平成為醫(yī)院圖書館需要思考的問題。筆者認為，圖書館領導者首先應明確自己的優(yōu)勢和劣勢，找準自身的定位和工作重點；其次，可根據(jù)各院區(qū)發(fā)展定位、專科建設的側重點以及讀者需求，統(tǒng)籌規(guī)劃各館的發(fā)展方向，在滿足本院區(qū)發(fā)展的前提下，適度調整各館的功能定位，科學管理，通力協(xié)作。

對于一體化管理的各館，可將面積較大的館作為館藏服務的重點場所；高學歷人員集中的館應大力開展查新、編譯等專業(yè)讀者服務；面積較小的館可實行文獻部分虛擬化，將部分紙質館藏轉移到其他分館[6]，重點完善電子資源建設和讀者服務。人員和面積都有限的，可設立自助圖書館，通過門禁刷卡進出，提供24小時文獻自助借還和電子閱覽室服務等。

對于無法進行一體化管理的各館，可通過協(xié)議的方式按照各館館舍條件和業(yè)務水平劃分各自的重點服務類型，強化和重點推介各館的優(yōu)勢和特色服務，向各院區(qū)所有讀者開放。

4.4 建立多館制醫(yī)院圖書館管理制度

目前，公共圖書館對總分館制的建設意見和服務標準已有了明確的法規(guī)指導[8]，高校圖書館規(guī)程也對總分館建設給予了指導意見[9]。鑒于高校圖書館、公共圖書館與醫(yī)院圖書館在資源建設條件、行政管理等方面存在較大差異，其已成熟的制度、標準僅能提供有限的幫助。因此急需建立多館制醫(yī)院圖書館管理制度，明確建設方向，統(tǒng)一管理標準。各館依照管理制度，根據(jù)實際情況制定詳細的管理細則，在管理和服務中協(xié)調一致、有章可循，有助于各館向同一個目標均衡發(fā)展，讓各院區(qū)讀者均能平等地享受到專業(yè)的服務。

4.5 重視各個院區(qū)的讀者需求，完善讀者服務

4.5.1 按需分配館藏資源，做好文獻調撥

為了讓各院區(qū)讀者最大可能地直接獲得所需文獻，減少等待時間，控制時間成本和運輸成本，醫(yī)院圖書館可通過對各院區(qū)讀者需求情況以及院區(qū)專科建設的大數(shù)據(jù)分析，建立館藏分配預測模型，提前預測各類文獻的需求量，及時將文獻按需分配到各院區(qū)圖書館[10]；根據(jù)讀者利用情況，定期進行文獻調撥，建立動態(tài)典藏機制；分析異地還書的情況，異地借閱數(shù)據(jù)對館藏分配方案的修正有很高效的指導作用[11]；配備物流車，及時將預約的文獻資源送至申請館或將異地歸還的圖書送回原館。

4.5.2 為暫未設立圖書館的院區(qū)讀者建立服務渠道

為了保障所有院區(qū)讀者的需求，應該為未設立圖書館的院區(qū)讀者建立完善的服務渠道。如各實體館放寬文獻預約范圍和讀者權限，保障其他分院讀者的入館借閱和上網(wǎng)需求；通過賬號密碼、校園網(wǎng)、VPN等方式接入總館門戶網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫網(wǎng)站，共享電子資源，同等享受總館信息咨詢、文獻遠程傳遞、定題檢索、論文查收查引查證等在線服務；建立流動圖書站和借還服務點，滿足讀者異地借閱需求。

4.6 加強對外合作

4.6.1 與公共圖書館合作

醫(yī)院雖然專業(yè)性很強，但是讀者依然有閱讀本專業(yè)以外的綜合類圖書的意向。受經(jīng)費影響，醫(yī)院圖書館在非醫(yī)學類圖書的投入很少，而公共圖書館又具有完善的開設分館的機制，所以與公共圖書館跨領域合作成為了可能。如天津市圖書館與天津市傳染病醫(yī)院合作在該醫(yī)院開設分館，定期將綜合性圖書投放到分館供讀者借閱，并利用現(xiàn)有資源協(xié)助分館建立醫(yī)院數(shù)字圖書館，取得了很好的效果[12]。因此，與公共圖書館合作開設分館，既能間接擴充圖書館的館藏資源，又能滿足各院區(qū)讀者對文化知識的需求，同時醫(yī)院圖書館也能從合作中獲得多館制管理的經(jīng)驗。

4.6.2 組建區(qū)域性圖書館聯(lián)盟

醫(yī)院各院區(qū)圖書館除了開展院內合作外，還可參與組建區(qū)域圖書館聯(lián)盟，特別是暫時無法達成合作協(xié)議的獨立運營的各館，均可通過這個渠道建立聯(lián)合目錄，實現(xiàn)資源共享，創(chuàng)造合作機會；通過聯(lián)合購買，降低采購成本；館員積極參與聯(lián)盟內提供的培訓或研討會，獲得繼續(xù)教育機會，提升自身水平，及時掌握新知識、新技術，分享和借鑒各館的工作經(jīng)驗。如上海交大醫(yī)學圖書館聯(lián)盟[13]、上海復旦大學醫(yī)學圖書館聯(lián)盟[14]享受各成員館間“一站式服務”的創(chuàng)新模式，較大程度地實現(xiàn)了信息資源共享。

5 結語

多院區(qū)醫(yī)院圖書館應根據(jù)各自實際情況和存在問題，選擇適合自身發(fā)展的管理模式，加強信息一體化建設。在滿足醫(yī)院發(fā)展建設的前提下，優(yōu)化調整各館功能定位，建立多館制醫(yī)院圖書館管理制度，重視各院區(qū)讀者需求，做好文獻調配，建立完善的服務渠道，加強對外合作,為醫(yī)療事業(yè)提供有力的支撐和保障。