地市級煙草商業企業財務無紙化報銷情況調研分析

衛薇

[摘 要]財務報銷是企業管理中的關鍵“節點”，傳統的報銷模式是各部門、各單位經辦人員拿著紙質的報銷單據一一找領導簽字，流轉時間長，信息不能實時跟蹤，地市級煙草商業企業財務無紙化報銷系統2019年11月上線后，實施“紙質+電子”雙軌制財務報銷和審批模式，電子審閱和紙質稽核分工明確、移動化審批便捷高效、審批高度集成和電子化，極大提升了報銷工作效率，開啟了財務管理的新征程。

[關鍵詞]地市級煙草商業企業;無紙化報銷;財務;調研

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.31.129

1 財務管理模式改變的必然性

1.1 國內形勢發展變化的新要求

隨著經濟全球化的推進，越來越多的企業集團實施了全球化擴張戰略，企業的財務管理模式也發生了變化，財務共享服務模式正逐步取代傳統的分散式財務管理模式。分散式財務管理模式不僅使得財務管理效率低下，而且使成本大幅增加，制約了企業集團發展戰略的實施，財務共享服務模式是一種全新的管理模式，其實質是在信息技術的支持下，為企業提供低成本、高效率、標準化、流程化的財務管理模式。

1.2 行業高質量成長的重要抓手

隨著煙草行業高質量成長持續推進，行業更加偏重對業務績效的考量，對利稅實現、成本控制、資產保值增值等財務相關指標的考核，財務工作需要更加深度融合業務經營，釋放管理紅利，挖掘發展潛力，為公司經營目標提供精準預測和有效管控，實現經濟運行的提質增效。

1.3 提升規范水平的重要舉措

財務規范是企業規范的一道重要關口，責任重大，財務工作作為反映監督企業經濟行為的一項管理活動，企業對財務監督的要求越來越嚴格，越來越細致，財務部門要完善長效監管機制，增強內生動力，由粗放經營向集約經營轉變，需要在制度建設、流程優化、標準化管理上下工夫，在增強財務人員的責任意識、效率意識和創新活力上做文章，實現財務隊伍的轉型。

2 無紙化報銷系統運行基本情況

無紙化報銷系統上線已經運行數月，以某地市級單位為例，截至2月29日，全市共完成資金審批業務3082筆，支付總金額11.39億元，其中2019年12月份，一個月完成資金審批業務1370筆，占四個月總支付筆數的44%。

圖1 審批單據分月統計

從這段時間運行情況看，無紙化報銷系統相對以往報銷模式主要體現出以下五個特點。

2.1 流程實現電子化

紙質單據實現電子化，在原報銷系統的基礎上，增加影像傳輸功能模塊，所有紙質附件通過掃描上傳系統，報銷單及附件實現由紙質向電子的轉化。審批流程實現電子化，重塑資金監管系統，搭建電子審批通道，將報銷和審批系統數據對接，審核人不接觸紙質報銷單據及附件，通過影像調閱、電子審核的方式開展報銷審批。

2.2 審核流程前置化

以往模式下，報銷單據由縣局財務委派自行審核后即可支付，但是縣局財務委派審核標準、力度均存在差異，市局財務科月末進行的匯總集中審核相對滯后。無紙化報銷的介入變市局財務科的事后審核為事中審核，所有單據未審批通過不得支付，特別是對重大事項、超標報銷行為加強了控制，現行審核模式可以及時發現問題，規避錯誤，對報銷實現實時監控。

2.3 監督主體多元化

對于各序列的報銷單據，賦予對應的業務主管部門審核職權，變財務部門“單一”審核為“財務+歸口”部門的多元審核，填補了財務部門和業務部門對接方面的真空，避免了財務不懂業務、業務不懂財務的無效審核的產生。同時出臺了《財務報銷審批管理辦法》，將定額歸口管理部門審批嵌入報銷審批流程，將定額預算與財務報銷有機結合，充分發揮了歸口管理部門的監督管理作用。

2.4 資金預算可控化

電子審批上線后，實行資金統籌支付，取消原直屬縣級單位銀行賬戶支付的模式，轉為統一由市局賬戶支付，一方面可以集中向省公司申請資金，將賬戶的日均余額控制在較低的范圍內;另一方面可以確保資金安全，提升日常費用支出報銷的效率，避免了因縣局上劃資金導致的現金預算不準確問題。

2.5 報銷流程簡便化

電子附件使人工跑腿變成網絡跑腿。對財務人員來說，新系統的上線讓基層單位財務委派往返機關報銷、簽批的工作量大大減少，避免了時間浪費。對報銷人來說，相對以前各部門和領導辦公室等著簽字的情況，現在只要將流程提交，在電腦終端關注流程動態，節約了大量的人力物力。對于審批人來說，審批地點不再局限于辦公室，移動終端讓隨時隨地審批成為現實。

3 當前系統運行存在的突出問題

3.1 附件標準參差不齊

實務中，雖然制定了電子附件上傳標準，但是發現各縣局上傳的電子附件標準還是不能完全統一。表現為：部分報銷單據要件不齊，不能提供審批所需要的信息支撐，如資產維修只上傳發票，未上傳維修審批單;部分報銷單附件“能掃盡掃”，帶來了不必要的工作量，也給審核提供了過剩信息。經調查，雖然制定了附件上傳標準，但未對附件上傳進行強制性規定，導致電子附件上傳的差異化。

2019年11月至2020年2月，共有198筆報銷單據審核不通過，其中101筆是因為上傳附件存在問題導致未能通過審核，占總數的51%。存在附件問題的單據中上傳附件格式不正確占42%，上傳附件不完整占32%，上傳附件內容不規范占26%。

圖2 報銷單據審核不通過原因分析

3.2 審批環節時間較長

實行電子化審批后，減少了基層到機關部門跑動的現場審批時間，但是審批時間并沒有因此降低，對比無紙化報銷上限前后數據發現，平均電子審批時間2.1天/人，而報銷環節平均需要經過4.2位審批人審批，這意味著一筆單據審批完成需要8.8天的時間，審批時間呈現增多趨勢，審批效率不降反升。在向多名報銷經辦人及縣局財務委派了解情況后，發現其中癥結還是歸結為審批人的審批意識不強、審批提醒功能效果不到位兩個主要原因，相對紙質現場審批這種被動式審批，電子審批由于給予審批人較大的自由選擇空間以及信息傳遞的不對稱阻滯了電子審批的效率。

3.3 系統功能未充分發揮

無紙化報銷系統是一個具有豐富功能的系統，但是初步運行狀態下，有很多模塊未能發揮其應有作用。如報銷與預算對接方面，由于報銷人對報銷環節的把握不準，導致報銷口徑與預算口經不能匹配，造成無紙化報銷系統預算執行情況監測功能無法發揮作用。又如移動公司已經在實操中使用的發票查驗功能在當前系統中還未開通而導致風險的提升。再如將定額歸口部門審批嵌入報銷審批流程，但歸口部門對定額標準體系控制的意識還不到位。總而言之，無紙化報銷的功能強大，但是如何運用到實踐之中還需要進一步探索。

3.4 電子審批出現“燈下黑”

無紙化報銷對直接支付類報銷進行了硬性規定，未審批的報銷不得支付，但是對非支付類事項或者三方協議支付事項缺乏要求，導致歸還借款時，尤其是專賣外出辦案人員在報銷時沒有通過領導審批，還有稅務系統直接支付的稅款、社保款項等都沒有通過領導審批，出現直接跳過資金審批的真空環節，造成了財務監管漏洞。

4 下一步解決對策

4.1 統一標準，全面規范

在前期對各類報銷事項梳理的基礎上，結合行業兄弟單位做法，征詢兩級財務管理人員意見，根據實際情況對電子附件標準進行再次歸納匯總，分門別類確定電子上傳要件，制定附件標準格式。通過系統服務商將電子附件標準納入報銷系統，讓報銷人提前了解報銷所需附件，不合標準的報銷流程讓系統自動退回。財務部門針對流程審批過程中出現的問題會進行通報，倒逼附件統一規范，使得全市的業務可比和一致。

4.2 優化流程，縮短審批

一是從審批人的角度出發，加強宣貫，讓審批人了解審批職責，養成及時審批的習慣;二是從系統的角度出發，完善審批提醒機制，轉變資金監管單一的提醒模式，將提醒與辦公常用的協同辦公等系統對接，讓審批人實時了解審批動態;三是設置強制提醒模式，對未及時審批或超過平均審批實踐的事項通過短信、微信、QQ平臺進行再次提醒，督促審批工作。

4.3 預算控制，加強監管

一是限制無報銷單制單權限，如對非銀行存款增加憑證不得制單，避免無報銷流程事項，保證每一筆單據都有審批、有控制;二是加強功能使用，督促各報銷執行人及財務委派，按預算口徑錄入流程，實現預算和報銷的無縫對接;三是聯系供應商開發新功能，提升報銷事項的科學性和關聯性，實現數據化電子化管理，提升財務管理的針對性和財務監管水平。

5 電子審批模式的改變對未來財務工作的影響

5.1 加強與營銷、物流、專賣等主要部門協作

監測經濟運行動態、實時掌握市場狀態變化，積極發揮經濟運行協調機制，為業務部門出謀劃策，發揮財務保障功能。

5.2 積極探索與黨建工作的融合

增強財務人員的服務意識，以黨建工作為引領，提出工作標準，提升工作質量，逐步改變財務人員的工作面貌，強化責任意識，成為有擔當的預算員、審核員和監督員。

5.3 與信息部門積極溝通

開展專業調研，積極換位思考，探索事前電子審批業務的研發，優化業務流程，適應業務發展的步伐，順應業務發展的需求，增強與基層一線的縱向聯系，努力為基層提供更加優質的服務，持續提升服務水平，幫助促進業務規范的發展。

5.4 積極探索建立預算反饋體系

梳理預算指標、會計科目與報銷事項的對應關系，通過映射對應，實現預算指標、事項的自動匹配，提升預算執行的準確性，為管理決策、量化管理、完善基層財務考核評價體系提供依據，并在此基礎上達到規范流程、提升流程效率、降低運營成本的目的。

5.5 建立實時的數據分析體系

為基層報銷考核和管理提供數據分析和支持。通過信息化技術手段實現環節監督，保障報銷流程通暢流轉，實現報銷處理過程追蹤，實現對報銷事項、人員及單據的跟蹤回溯，解決報銷環節信息分散難題，將財務規章制度落在實處。

參考文獻：

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