淺析大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策

陳福光 徐化振

(山東省微山縣檔案館 山東微山 277600)

1 電子檔案管理的優勢

1.1 安全集中

作為信息、數據的存檔，檔案需要長久地保存，對保存實現具有較高的要求，以往的紙質檔案在存檔過程中會因頻繁的借用而遭到損壞，甚至可能產生丟失。在大數據時代，檔案的電子化能夠變革查閱方式，減少了以往紙質檔案的翻閱次數，從而提高檔案的使用壽命，通過對電子檔案的備份和共享，從而確保檔案的安全，提高檔案的利用效率。與以往傳統的紙質檔案相比，不再需要有形的檔案庫房，存儲介質實現了從紙張向光盤、硬盤的轉變，具有體積小、存儲容量大的趨勢，大大地節省了存儲空間。

1.2 高效節約

依托于數字化的電子檔案，以往傳統的文件信息被轉化為數字信息，節約了存儲成本，減少了存儲空間，更為重要的是實現了一鍵檢索、快速訪問，推動無紙化辦公的同時，也有效地提升了檔案的查閱、提取以及增添效率。以往對檔案的操作，需要在檔案庫中尋找到相應的檔案資料夾，再翻閱查找所需的內容，或者人工手動添加檔案內容，這些操作都需要手動來完成，流程繁瑣且耗時，依托于數字化的檔案管理，能夠將人工檢索轉變為電腦一鍵檢索，檔案查找效率實現了質的飛躍，檔案管理人員只需要根據系統操作提示來進行操作即可尋找到所需的內容，不僅高效且準確，有效地提升了辦公效率、節省了人力、物力資源。

1.3 實時更新

在傳統的紙質檔案管理工作中，信息的收集、整理再到檔案資料的添加入庫，工作量較大，往往需要多人協作共同完成，操作流程節點也相對較多，有時會導致信息過程，或者因溝通銜接不暢導致資料的丟失或存檔位置的錯誤，這些都嚴重影響了檔案材料使用的時效性。大數據時代，檔案的數字化就有效地解決了這個問題，利用系統操作大大地提升了存檔效率，能夠確保信息能夠得到實時更新，確保檔案材料使用的準確性。

1.4 管理規范

依托于數字化的檔案文件管理，將紙質檔案轉化為計算機可讀的文件進行存儲，這一操作就會有效地規避以往紙質檔案可能存在的涂改、替換等行為，能夠有效地規范檔案的管理，保障檔案的真實性和有效性。依托于數字化電子檔案，實現檔案管理的系統化管理，能夠將以往靜態的檔案管理轉化為動態的檔案管理，提升了管理的規范化。

2 大數據時代電子檔案管理現狀

2.1 電子檔案相關法律法規缺失

我國法律的建設當前還滯后于經濟社會發展的步伐，檔案管理工作也是如此。伴隨信息技術的快速發展，我國步入大數據時代，大數據時代下電子檔案興起，但當前有關電子檔案的立法工作還沒有完全開展起來，仍然缺乏一個針對電子檔案管理的有效的法律支持?，F行的《檔案法》其中更多的內容是針對紙質檔案管理的具體政策和要求，對于電子檔案提及甚少，對于電子檔案的法律效力還沒有明確的規定，對于電子檔案存檔的標準、檔案的開放利用工作都沒有明確的規定。而伴隨時代的發展，當前對于檔案開放的需求越來越高，越來越多的工作中涉及到檔案的查閱工作，電子檔案何去何從沒有明確的法律支持。在檔案開放過程中，電子檔案的安全問題成為制約電子檔案管理工作開展的重要問題，信息的開放必然面臨著更多的風險，檔案管理以后也將承擔更多的責任?！袄梦ｋU、保密保險”的思想是當前檔案管理人員普遍存在的思想，在這種思想指導下，各類檔案的開放程度普遍不高，難以滿足社會對檔案開放的需求程度。

2.2 電子檔案對大數據技術的應用不足

大數據時代下，檔案的電子化過程中對大數據技術的應用還不夠充分，嚴重制約了電子檔案智慧化服務。時代發展要求電子檔案發展要依托于科技的驅動，電子檔案需要依托于數據挖掘、軟件分析等手段，來將檔案與社會資源進行深入挖掘和開發，從而更好地幫助時代發展解決相應的問題。新時期，云計算、物聯網、可視化等都相繼出現并取得一定的發展，但就當前電子檔案發展的實際情況來看，電子檔案并未將這些新型技術應用到檔案的管理工作中來，仍然停留在基礎的存檔工作中，用戶所能獲得的信息仍然是檔案的原始信息，電子數據未能實現對信息的深入挖掘和應用，電子檔案提供給用戶的仍然是靜態的枯燥文字。在檔案的咨詢工作中，當前仍然停留在電話、郵件獲取相應的檔案資訊信息階段，智能化的在線答疑等都還未能應用。

2.3 檔案管理人員缺乏相應的信息化素養

以往傳統檔案管理所需的專業技能不多，檔案管理人員的素質有限，這些人員在面臨大數據時代下電子檔案管理工作則凸顯出一定的不足。大數據時代下，人們開始關注于效率，如何從海量的數據中提取有價值、人們所需的數據成為時代的需求。當前檔案從業人員普遍缺乏信息化素養，對于電子檔案的操作還不夠嫻熟，在電子檔案管理工作中也缺乏前瞻性和主動性，缺乏捕捉信息得能力，這些都嚴重制約了電子檔案的發展。

3 大數據時代電子檔案的發展對策

3.1 建立健全電子檔案的法律法規

要積極建立健全電子檔案的法律法規，通過立法規范電子檔案的管理工作，積極推動電子檔案的開放和利用。首先，國家層面應當出臺相應的法律來對電子檔案的法律效力予以承認，推動電子檔案普及，要對檔案館免責條款進行明確，避免因檔案館開放電子檔案所面對的種種責任。面對電子檔案當前存在的一系列問題，需要明確的法律來解決，讓法律成為電子檔案管理工作有效開展的重要指導，也要讓法律成為保護工作人員合理開展檔案開放工作的重要依據，成為正常開展檔案管理工作的保護傘。其次，要依托法律完善電子檔案開放過程中面臨信息安全的解決辦法。盡管電子檔案的安全管理是當前我們面臨的重要難題，但我們需要做的是如何來化解這個風險，而不是成為限制電子檔案開放的一個理由。只有建立健全電子檔案管理的相關法律法規，才能推動電子檔案管理更加規范化、科學化。最后，要完善獎懲追責機制，對于電子檔案管理工作中做出突出貢獻的單位和個人要進行獎勵，對于因不履行職責、不配合電子檔案管理工作的行為進行追責，積極推動電子檔案的開放利用，真正發揮電子檔案的價值。

3.2 以用戶為導向加強電子檔案的開發和利用

新時期對于電子檔案的管理和開發，亟待加強新技術的應用，更好地加強對檔案數據的應用，為用戶提供更有針對性的服務，這也是大數據時代檔案管理工作的重要方向。一方面，要加強電子檔案的數據挖掘和開發，通過對電子檔案數據的挖掘來發現用戶關注的重點和訪問的規律，形成對用戶的分析和預判，從而實現個性化的檔案信息推動，提升個性化服務水平，提升檔案檢索的智能化。另一方面，要建立起交互式電子檔案智能服務，從而更好地解決用戶在實際檔案應用中的問題，依托于“人機對話”、“人人對話”等形式，實現智能服務，從而提升用戶體驗度。以用戶為導向的電子檔案服務工作，要借助于大數據實現電子檔案的智能化應用，提升檔案服務水平。

3.3 打造高素質電子檔案管理隊伍

提高檔案管理人員的現代化、信息化素養，提升檔案管理人員的綜合素質成為大數據時代電子檔案應用的重要需求。要將以往單純的“檔案庫”變成一個“思想庫”和“智慧庫”，加強檔案管理人員操作技能的培訓，將電子檔案的管理者變為智慧信息的提供者。高素質的電子檔案管理隊伍要求檔案人員要具備敏銳的信息意識，要具有現代化電子信息管理的能力，因此要依托于培訓和實踐來不斷提升檔案管理人員的水平。