一條主線，三個趨勢

李甜

摘要：在對《科學技術研究檔案管理暫行規定》進行修訂的基礎上，2020年10月國家檔案局、科技部發布第15號令，公布《科學技術研究檔案管理規定》，并于2020年11月1日起施行。這次修訂突出“圍繞中心、服務大局”的檔案工作主線，精準把握檔案管理的發展趨向，通過進一步完善科研檔案定義，明確科研檔案管理職責，優化科研檔案管理流程，為加強科研檔案工作、促進科研檔案工作更好地為科技創新服務提供了規范與指引。

關鍵詞：科研檔案 科技政策 制度修訂

Abstract： Based on the revision of the Interim Regulations on The Management of Research Ar？ chives， the State Archives Administration and the Min？ istry of Science and Technology issued Decree No. 15 in October 2020， announcing the Regulations on the Management of Research Archives which will take ef？ fect from 1 November， 2020. This revision highlights the main line of archives work of "centering on the center and serving the overall situation"， accurately grasps the development trend of archives manage？ ment. The revision further clarifies research archives definition， clears scientific research archives manage？ ment responsibility， and optimizes scientific research archivesmanagementprocess，providingbetter norms and guidelines for strengthening research ar？ chives work and promoting archives work provide ser？ vice for scientific and technological innovation.

Keywords： Research archives；Science and tech？ nology policy；Regulations revision

一、引言

科學技術是第一生產力，全球科技變革與產業轉型的新局勢為中國科學技術的發展帶來了重要的戰略機遇期，更嚴峻的挑戰也隨之而來，這迫切需要我國進一步深化科技體制改革，大力提高科技自主創新能力，充分發揮科技創新引領發展的動力。科學技術研究是科技自主創新的重要手段，科學技術研究檔案（以下簡稱“科研檔案”）又是科學技術研究最真實、全面、系統的記錄，加強與完善科研檔案管理與服務水平，提升檔案工作服務科研活動能力，充分發揮科研檔案在科技創新、經濟發展中的重要作用是當前深化科技體制改革，實施創新驅動戰略，推動創新型國家建設的時代背景下檔案管理領域的重要內容。

為加強科研檔案工作，促進檔案工作更好為科技創新服務，2020年10月，國家檔案局、科技部發布第15號令，公布《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《規定》），將于2020年11月1日起施行。《規定》是對1987年國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號，以下簡稱《暫行規定》）進行修訂而成，也是《暫行規定》頒布實施30多年來第一次修訂。《規定》相對于《暫行規定》而言，在章節拆合和條款修訂中表現出更強的科學性和時代適應性，將科研電子檔案管理、科研檔案開放共享等新要素引入科研檔案管理中，更能滿足新形勢下科研檔案管理需求。國家檔案局、科技部的有關負責人指出，《規定》的印發對于加強科研檔案工作，促進我國科技創新工作具有重要的意義：一是有利于提高檔案工作圍繞中心、服務大局的能力；二是有利于加強新形勢下的科研檔案管理工作；三是有利于科研檔案與科學數據的協同管理；四是有利于加強科研誠信體系建設；五是有利于減輕科研人員負擔。而《規定》的有效實施是發揮《規定》價值與意義的基本前提。鑒此，本文將對《規定》主要內容變化、修訂動向進行梳理與解讀，用以為規定的落地推行提供參考。

二、《規定》修訂的主要內容與解讀

《暫行規定》共二十四個條款，全文3100余字，而修訂后的《規定》條款僅增加四條，字數也只增加為近3500字，光從篇幅看，似乎變化不大。但與《暫行規定》相比，《規定》從形式到內容上都發生了巨大變化。首先，形式上，修訂后的《規定》改變了體例結構，用語表述也更規范簡明；其次，內容上，本次修訂變化主要體現在以下七個方面：一是完善了科研檔案的定義；二是進一步明確了科研檔案管理責任；三是豐富了科研文件材料的歸檔內容；四是增加了科研電子檔案的管理要求；五是對跨學科、跨領域、跨機構開展研究的科研項目的檔案管理提出了要求；六是優化了科研檔案驗收制度；七是鼓勵科研檔案信息的共享利用。

（一）結構變化

《暫行規定》采用章條式的體例結構，由總則、分則和附則三個部分構成，共分六個章節，包括：總則、科研文件材料的形成和歸檔、科研檔案的管理和檢查、科研檔案的開發利用、科研檔案人員、附則，合計二十四個條款。新修訂的《規定》的體例則為條例式，不再分章節，總計二十八個條款，按照規定制定的目的、依據、適用范圍、具體規范、執行辦法、獎罰措施、解釋權、施行日期的大致順序先后排列。所以新修訂的《規定》雖然不再分為章條式，但仍然保證了良好的條理性。另外《規定》篇幅規模不大，不分章節也一定程度上提高了《規定》的簡潔性。

（二）用語變化

1.替換時代色彩明顯的表述

《暫行規定》有部分用語帶有明顯的其所處的計劃經濟體制時代特征。例如《暫行規定》第二十三條將適用范圍表述為“有科研項目的全民所有制單位和集體所有制單位”，而《規定》第二條在表述適用范圍時則修訂為“承擔科研項目研究、計劃管理的機關、團體、企業事業單位及其他組織開展科研檔案管理工作適用本規定”，提高了適用范圍的科學合理性，表述也更為符合當前的用語習慣。

2.提高語言表述的專業度

《暫行規定》部分用語存在不夠簡練、口語化的現象。如《暫行規定》第十五條“經過檢查，對科研檔案工作搞得好的單位，要給予表揚或獎勵……超過期限仍未改進的，要采取不準報成果和不發成果獎等強制性措施，促其盡快改進。”再如第十九條“……搞好咨詢服務工作。”大量口語化的表述會降低規定內容的專業性與規范性，新修訂后的《規定》在用語的專業性、書面性、簡明性方面得到了較大提升。

3.內容變化

（1）完善了科研檔案的定義

《暫行規定》將科研檔案定義為“科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料”。《規定》則將科研檔案定義完善為“科研項目（包括科研課題）在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物”。該定義表述細化了科研檔案形成過程中的關鍵節點，增加了科研檔案的實物形態，音頻、視頻載體形態也被納入。完善后的科研檔案定義體現出與時俱進性，科學性進一步提高。

（2）明確了科研檔案管理責任

《暫行規定》里關于各責任主體的權責表述散見于各章，內容分散，不夠明晰。管理學的責任原理要求合理分工、明確責任，否則的話就會出現責任模糊、管理混亂。因而，分工明確、權責界限清楚、內容具體且職責落實到部門和人是實現權責明晰的第一步。修訂后的《規定》按照國家檔案工作統一領導、分級管理的原則，從第八條到第十三條集中對科研檔案管理工作中涉及的各級各類組織與個人分別進行了明確的職責規定。層次清晰、條理分明地對各級檔案主管部門、科技主管部門、科研項目管理單位和科研項目承擔單位、參加單位、科研項目負責人的具體責任詳細說明，并對一些特殊責任事項進行了專門說明，如對財政支持的科研項目檔案工作責任進行了明確，并特別提出了科研項目承擔單位對所承擔科研項目的檔案工作負總責等要求。《規定》的上述修訂是科研檔案管理分級管理、分工負責的一大重要進步，保證了權責界限清楚，并能落實到部門與個人。明晰的科研檔案管理職責規定，有利于提高科研檔案管理的規范性，保證了科研檔案管理的順暢性與執行性，有助于改善我國科研檔案工作職責不明確的現狀。

（3）豐富了科研文件材料的歸檔內容

《暫行規定》與《規定》都按照科研檔案的形成特點與規律，分階段對各個階段科研活動應歸檔的文件材料進行了相應規定與說明。相較于《暫行規定》，修訂后的《規定》在歸檔范圍上更為詳細全面。具體表現為：1）對科研活動階段劃分進行調整，由原有的科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應用階段五個階段合并調整為立項論證階段、研究實施及過程管理階段和結題驗收及績效評價、成果管理階段三個階段，調整后的階段劃分更符合當前科研內容和科研管理程序，更適合現有科研項目特點與科研檔案管理流程。2）增補部分遺漏文件材料，如研究實施及過程管理階段的科學數據與研制的樣機、樣品、標本等實物及其目錄、圖片；立項論證階段的項目指南、立項評審材料等。增補的應歸檔文件材料一方面體現了對實物形態的科研檔案的重視，這與此次《規定》修訂時完善科研檔案定義，將實物形態的原始記錄納入了科研檔案的范疇協調一致；另一方面弱化了對行政性、依據性科研文件材料的強調，加強了對過程性科研文件材料的重視。

（4）新增科研電子文件與電子檔案管理要求

新增科研電子文件與電子檔案相關管理要求，是新修訂的《規定》的重大進步。由于《暫行規定》誕生的時代背景原因，并未涉及電子文件與電子檔案相關規定。新修訂的《規定》根據當前科研檔案管理信息化發展趨勢以及電子文件單套制歸檔要求，新增了電子文件、電子檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、處置等方面的相關要求。這一變化有利于加強與規范科研電子文件、電子檔案的收集管理，促進科研檔案管理的信息化水平的提升，是科研檔案管理跟上數字化轉型大趨勢的重大舉措。

（5）對“三跨”科研項目的檔案管理提出了要求

《規定》要求科研項目牽頭承擔單位對跨單位開展研究的科研項目檔案工作負總責，對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確了檔案歸屬與流向，并按照有關規定進行審查或驗收。《規定》還要求科研項目參加單位在保存本單位承擔任務所形成檔案的同時，應當將副本或復制件或所承擔科研項目檔案目錄送交牽頭承擔單位集中管理。跨學科、跨領域、跨機構開展科研項目會成為科學研究的主流，《規定》的這一內容有利于及時遏制這一領域由于被忽視、權責不清等所形成的管理“真空”帶來的科研檔案管理失范問題。

（6）優化科研檔案驗收制度

《暫行規定》要求，對已完成的科研項目進行鑒定、驗收之前，檔案部門應對準備歸檔的科研文件材料加以審核驗收，《規定》在根據現實科研績效評價方式改革的基礎上，提出科研檔案驗收時可按規定進行審查或驗收。這一變化提高了科研檔案驗收節點的靈活性，減輕了科研活動驗收對檔案驗收的強依附性，有利于科研活動的開展。

（7）鼓勵科研檔案共享利用

《規定》要求“建立健全科研檔案開放利用機制，促進科研檔案信息共享，加強科研檔案資源深度開發”。與《暫行規定》相比，這一規定強化了科研檔案信息的開放共享與利用，是對國家科技政策的促進創新能力的有力回應。同時直接提出科研檔案資源深度開發的要求，對于加強科研檔案資源的科學合理利用起到直接的促進作用。《規定》同時也十分注重科研檔案的保密與安全，第二十二條強調“科研檔案開放利用應當嚴格按照制度執行，符合知識產權保護要求，涉密科研檔案的開發利用應當遵守國家有關保密規定”。《規定》的第六條、第十八條、第二十條也分別提及科研檔案的安全問題。這充分體現了《規定》堅持科研檔案開放共享利用與保密安全相統一，也是科研檔案開放共享利用過程需要堅持的重要原則。

三、《規定》的修訂動向

《規定》的修訂是科研檔案管理領域的重大事件，有利于健全與完善科研檔案管理的規章制度，在其修訂完善的歷程與重要內容變化這一明線背后，暗藏的是新形勢背景下我國科研檔案工作發展的重要趨勢這一暗線。對這一暗線的梳理對于厘清《規定》的修訂邏輯、把握《規定》實施的重點方向都具有重要意義。

（一）突出“圍繞中心、服務大局”的工作主線

科研檔案既是科技活動的產物，又是支撐科學研究和科技創新的產物，同時也是政府制定政策和決策的重要依據。科研檔案工作歷來緊跟黨和國家科技工作的步伐，始終與國家的科技形勢和中心任務密切相關，積極貫徹黨中央、國務院對科技工作和檔案工作的部署。如今，中國社會主義進入新時代，習近平總書記提出“創新是引領發展的第一動力”，中國的科技政策面臨著新時代的要求，提出科技創新“三步走”戰略，到2020年進入創新型國家，到2035年左右進入創新型國家前列，到2050年要成為世界科技強國。這對科研活動的規范化管理與科研檔案資源的開發利用，提出了更高的要求。

《規定》的修訂也已經看到科研檔案工作在國家創新體系建設、創新驅動發展戰略實施中的重要任務與使命，通過對科研檔案管理全流程提出要求，推進科研檔案工作規范化發展，正是承擔任務與使命的現實體現。并且重點突出，將提升科研檔案管理的信息化與數字化水平、科研檔案資源的深度開發、科研檔案資源的共享利用放在突出位置，以優化科研檔案工作服務科學研究、服務科技創新發展大局的能力，提升科研檔案工作服務科研活動的能力，與國家的科技政策、科技體制改革深化發展方向協調一致，充分體現了科研檔案工作將“圍繞中心、服務大局”作為始終不變的工作主線。

（二）精準把握檔案管理發展主要趨向

《規定》的發展變化處于時代發展的浪潮中，有關規定條款的增刪改易緊隨時代發展步伐，精準把握檔案管理發展主要方向，是《規定》修訂變化體現出的另一顯著趨勢。

1.允許單套制電子文件歸檔管理

《規定》第十八條規定，符合條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存，這實質就是允許符合條件的單位實行單套制電子文件歸檔管理。《規定》對此類單位電子文件的形成、收集、管理、接收、利用等各個環節做了詳細的規定與約束，以確保科研電子文件真實、完整、可用、安全。我國在21世紀初陸續出臺了電子文件雙套制管理的規定，但隨著信息化的進展和電子文件管理實踐的推進，雙套制的不適應性越來越多地顯示出來，電子文件管理實行單軌單套管理已是實踐發展一個不容忽視的重要趨勢。2012年，國電聯辦先后在一些項目上開展了全流程電子化管理試點；2015年，上海自貿試驗區開展了電子文件歸檔和電子檔案單套制管理模式探索；2015年，《會計檔案管理辦法》率先從政策上開了電子文件單軌制管理的口子；2016年，修訂發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）取消了雙套制歸檔的要求。盡管單軌單套電子文件歸檔管理仍然處于實踐逐步鋪開、理論研究日益豐富的探索階段，但已是大勢所趨。在此種背景下，《規定》正式允許采用單套制電子文件歸檔管理模式，是其跟隨時代發展步伐，緊抓檔案管理發展趨勢的重要體現。

2.鼓勵開放共享，拓展開發利用深度

科學數據開放共享可追溯到20世紀50年代，近年來人們對其的重視程度日益提高，一方面是因為開放獲取科學數據被認為與所有學科領域的各種數據和所有研究人員相關，另一方面國內外頒布了許多科學數據開放共享政策，啟動了許多科學數據開放共享計劃或項目，同時發表了相關研究成果，科學數據開放共享這一研究熱點也因此成為重要的發展方向。2018年，國務院辦公廳印發了《科學數據管理辦法》，對進一步加強和規范科學數據管理和開放共享提出了總體要求，以更好支撐國家科技創新、經濟社會發展和國家安全。科研檔案是科研活動歷史記錄的重要載體，科學數據是科研檔案的重要組成部分，科學數據的開放共享與科研檔案資源的開放共享密切相關。

《暫行規定》里只提出“各單位要大力開發科研檔案信息資源，面向單位領導、科研人員，面向社會，為經濟建設、科技進步和技術市場服務”，《規定》在修訂時敏銳地捕捉到開放共享這一發展趨向，與時俱進地將其修訂為“各單位應當建立健全科研檔案開放利用機制，促進科研檔案信息共享，加強科研檔案資源深度開發”。這一修訂體現出對科研檔案開放共享的鼓勵，并對科研檔案資源的開發利用深度進行進一步拓展。對科研檔案進行高效管理、開放共享和深度開發利用，是充分實現科研檔案價值，發揮科研檔案推動科技進步重要作用的重要途徑，既符合科學數據管理趨勢，也符合科研檔案管理發展大趨勢。

3.持續優化科研檔案管理流程

《暫行規定》的出臺對規范與優化科研檔案管理流程起到了重要作用，《規定》的修訂進一步體現了對科研檔案管理流程的持續優化。筆者在對《規定》的內容修訂變化進行解讀時，通過梳理可以發現，無論是通過分級明確科研檔案管理責任、重新劃分科研項目階段進而細化科研文件材料歸檔范圍，還是新增電子文件與電子檔案管理要求，允許實行電子文件單套制歸檔管理等，其實質都是結合現有科研活動開展與科研檔案生成利用特點，對科研檔案管理流程從明晰責任、改進工作方式、調整工作節點等角度入手，提高科研檔案管理流程的通暢度、降低科研檔案管理成本。

《規定》雖然對科研檔案管理涉及的全流程都做了全面要求，但《規定》更多的是一種宏觀層面的規范與引導，對微觀層面的具體執行與操作的深入程度則不可避免地略顯不足。可以預見的是，僅憑《規定》的出臺，難以真正地將《規定》內容與精神貫徹到科研活動與科研檔案工作中。應在對《規定》修訂內容變化詳細解讀的基礎上，把握修訂趨勢，通過制定《規則》實施細則、加強《規定》與配套政策制度的宣傳貫徹工作、檔案部門與科研部門協同聯動管理等途徑切實推動《規定》的落地實施，充分發揮《規定》的重要作用，促進我國科研檔案管理工作的發展。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院