高校聲像檔案數字化建設的問題與思考

龍芊良

摘要：互聯網科技的高速發展促使全國檔案事業做出適應性調整。檔案數字化建設作為聯結傳統檔案實體與現代信息技術的第一步，逐漸成為各層級檔案部門的工作重點。本文通過對北京大學檔案館聲像檔案數字化的初步探索，分析高校聲像檔案數字化建設中可能出現的問題，并深入思考相應的改進方法。

關鍵詞：聲像檔案 數字化建設 數據安全 檔案利用

在信息化建設不斷深入發展的今天，國家檔案事業面臨著技術革新對傳統工作模式的沖擊。在此背景下，高校檔案館作為其中的重要組成部分，也亟須抓住這一時代契機來轉變傳統的手工實體檔案管理模式。作為聯結傳統檔案資源與現代科技力量的一座橋梁，以老照片、錄音帶和錄像帶等載體為基礎的聲像檔案數字化建設不僅有利于減輕自然或人為損害聲像載體的嚴重程度，更對高校檔案館創建聲像檔案資源智能化管理平臺、促進聲像檔案信息開發與資源共享有著重要的意義。

一、高校聲像檔案管理現狀與數字化建設

作為高校檔案館藏資源的重要組成，聲像檔案真實地記錄了高校的發展變遷歷史，生動地展現了建校以來的校園文化底蘊。目前，大部分高校檔案館都存有一定數量的聲像檔案實體，但對這些檔案的重視程度還不夠。以北京大學為例，因條件有限，對聲像檔案并未設置獨立保管庫房。隨著保存時間越來越久遠，聲像檔案出現了檔案本體脆化、局部破損的嚴重問題，不僅老照片存在褪色、折損和污濁情況，很多磁帶、錄像帶的保存狀況也不容樂觀。保存時間、溫濕度和庫房環境等自然因素影響著聲像載體的存續狀態，調閱、復制和掃描等行為也加劇了聲像檔案本體的受損程度。特別是近年來隨著新媒體和數字影像技術的不斷發展，越來越多的音視頻制作需要以聲像檔案為素材，使得這類檔案的利用率大幅提升，檔案實體的損壞風險也極大提高。

為解決聲像檔案的保管問題，更加便捷地利用檔案資源，部分高校檔案館在21世紀初開始對館藏聲像檔案展開數字化建設。以北京大學檔案館為例，其聲像檔案數字化建設大體分為三個階段：一是以檔案信息管理系統應用為基礎的前期準備階段，依托于新型軟硬件設備，構建館藏聲像檔案目錄數據庫；二是以分類聲像檔案數字化為重點的中期建設階段，借助計算機、掃描儀等外部專業數字采集工具，對聲像載體內的存儲信息進行數字轉化；三是以系統更新、數據應用為主的后期完善階段，開發聲像檔案專業編研和利用模塊，解決系統承載力不足、數據應用不充分等問題。高校聲像檔案數字化是檔案專業化管理的基礎，也是檔案智能化利用的前提，但值得注意的是，在具體實踐中仍有部分問題需要反思。

二、高校聲像檔案數字化的問題反思

筆者考察高校檔案館聲像檔案數字化過程發現，在制度、管理、技術和業務層面上仍存在著一些問題，直接影響著數字成果的轉化和聲像檔案的利用。

（一）檔案管理制度不健全，數字化標準不統一

科學的檔案管理制度是信息時代檔案事業規范有序發展的重要保證。現代科技與傳統檔案事業不斷加深融合的現實狀況，要求國家和各地方檔案部門及時制定符合時代發展需要、推動檔案數字化建設進程的新制度規范。但是，除2017年國家檔案局曾出臺《錄音錄像檔案數字化技術規范》，對聲像檔案數字化程式中的軟硬件設備配置提出技術要求外，各級檔案管理部門并未制定權威、詳細、具有實操經驗的檔案數字化建設指導規范，這就造成了高校檔案館在聲像檔案數字化建設過程中缺少制度約束和規范指導，也未能在實踐中建立起一套適用館情實況、統一標準的數字化管理流程體系。很多高校檔案館在聲像數字化建設過程中沒有制定統一的標準體系和詳細的操作流程，也未對工作中涉及的軟硬件設備配置、數字技術參數、存儲格式、備份介質等做出明文規定，這直接導致了聲像檔案數字轉化率較低、成果質量較差，也給后續的聲像檔案數字化在線管理和智能化安全利用埋下了隱患。

（二）管理人才培養不到位，聲像檔案人才隊伍不健全

管理人才培養不到位是當前高校檔案館聲像檔案數字化建設中存在的重要問題之一。在前期數字化階段，很多檔案館沒有建立起獨立的聲像檔案管理員體系，既缺少精通計算機技術、圖像修補、音視頻編輯能力的專業技術應用型人才，又缺乏一線聲像檔案攝影、采集、整理人員。在高校檔案館人力不足的情況下，復合型管理人才的培養顯得極為重要，然而受科室業務和職能劃分局限，大部分館員都只具備單一業務技能，難以對聲像檔案數字化工作提供更廣泛的幫助。此外，高校兼職檔案員忙于各類日常工作，往往缺少收集聲像檔案的積極性和主動性，加之對聲像數據歸檔程序不清楚，因而聲像檔案的收集數量和質量都較其他類檔案有較大差距。

（三）數據安全難保障，軟硬設備不匹配

聲像檔案數字化建設離不開互聯網大環境和計算機新技術，也必然伴隨著各種現代網絡安全問題的出現。對已完成聲像數字轉化工作的高校檔案館而言，數據備份不及時、信息安全保障不到位等問題仍亟待解決。如數據備份以后臺服務器為主，缺少多層或異地備份考慮；數據量持續增長造成管理系統負擔過重，缺少計算機風險防范意識等。轉錄技術不成熟和設備不匹配也嚴重影響了聲像檔案數字化的實際質量。由于播放設備年久老化、轉錄技術銜接不到位，一些帶體在轉錄時出現了多次斷裂的狀況；因計算機軟硬件設備配置和聲像載體質量不同，轉錄后的聲像數據質量不一。此外，高校檔案館還面臨著因程序更新換代導致已轉錄數據資源無法運行的問題，由于數據文件存儲格式的兼容性有限，一旦檔案管理系統或軟件程序發生大幅變動，就有可能出現在線電子文件無法閱覽的情況，進而影響聲像檔案數據資源利用的有效性和存儲的穩定性。

（四）編研利用未啟動，檔案業務待拓展

作為廣泛宣傳聲像檔案資源的方式之一，編研利用也是高校檔案館聲像檔案數字化建設的重要內容，對推動聲像檔案數據庫建設、提高聲像檔案文化價值有著重要的意義。然而，受部分現實條件和檔案館機構設置影響，目前大部分高校檔案館并未啟動聲像檔案編研這一業務項目，仍然以檔案本體長期保存為主要工作目標，以聲像檔案的實體管理和數字轉錄為建設要點，僅對部分用于學校大型慶典活動、展覽宣傳的聲像資源進行開放，在編研推廣方面，工作力度不夠。

三、高校聲像檔案數字化建設的改進方法

聲像檔案數字化建設是新時代數字校園建設的組成部分，是傳統聲像檔案與現代智能科技相融合的重要環節。針對高校聲像檔案數字化程式中的問題，筆者提出以下改進方法。

（一）完善聲像檔案數字化管理制度與標準

聲像檔案數字化有關管理制度、業務標準和工作流程的制定與完善，是解決當前高校檔案館聲像檔案數字化建設中遇到的各種問題的根本途徑。只有不斷優化檔案管理制度，規范工作流程，才能確保聲像檔案數字化以統一的標準展開。在遵循國家、地方各級檔案部門法律法規的基礎上，高校檔案館應當根據聲像檔案實體保存情況制定“重點突出、分批選擇”的數字化原則，建立適用于本校各類聲像檔案數字化程式的管理制度，設定嚴格、合理的照片、音視頻數字化流程規范，并在實踐中不斷完善每條規章。同時，高校檔案館還應在聲像檔案數字化趨勢引導下，全方位建立健全聲像檔案數字管理制度，貫穿聲像檔案從收集、整理、保管到利用、編研的全過程，對新技術形勢下的檔案流水業務提供更加優化和便捷的操作流程標準，并監督指導各院系更好地執行聲像檔案數字管理的各類規章。

（二）加強聲像檔案多元業務人才梯隊建設

專業管理人才隊伍的培養與建設是維持高校檔案館聲像檔案工作長久發展的重要條件。當前，高校檔案館技術人才相對稀缺，大多數檔案員都熟悉檔案收集、保管利用等基本業務，但對聲像檔案數字轉化、后臺存儲、在線編輯、開發利用等新業務不甚了解，因此提升高校檔案員的技術應用能力并增強其學習意識十分重要。利用聲像檔案數字化建設契機，高校檔案館應在工作實踐中幫助檔案員及時了解聲像數字資源的轉化流程、技術要求和利用范疇等新內容，不斷培養檔案員的檔案業務技術能力，逐漸形成從專業館員到業務檔案員的多元人才梯隊。同時，為更好地普及聲像數字技術，高校檔案館還應不斷創新技能培訓方法，在校內組織召開培訓會議或主題講座，鼓勵館員外出學習、異地交流，并采用競爭學習、優劣獎懲的方式進一步推動檔案員的技能培訓。

（三）拓展聲像檔案數據存儲與安全備份渠道

隨著聲像檔案數字化進程的不斷推進，檔案虛擬數據存量也在不斷增加，這就要求高校檔案館不僅要改善聲像檔案實體的存儲環境和設備條件，更要不斷提高保護聲像檔案數據信息安全的意識。針對檔案管理系統易受不明攻擊或網絡漏洞影響這一現實問題，高校檔案館在強化檔案管理系統防火墻的同時，還要采用服務器存儲和異地備份的雙重保護渠道，對已完成數字化的聲像檔案數據進行安全存儲，時刻關注后臺服務器的安全狀態，并及時選擇符合保存條件的異地進行二次備份，以防止檔案數據丟失或損毀等小概率事件的發生。此外，高校檔案館專職館員和兼職檔案員應不斷提升安全防范意識，及時制止有損毀檔案資源嫌疑的任何行為，積極宣傳檔案數據安全的重要性。

（四）加快推進聲像檔案編研與共享利用

高校聲像檔案數字化建設的根本意義不僅在于保護檔案數據信息資源的完整性，更重要的是如何利用現代科技手段挖掘和推廣聲像檔案資源背后的文化價值。在當前新形勢下，高校檔案館要改變“管重于用”的傳統思想，將聲像檔案編研利用提升到檔案業務的重要位置。所謂“聲像檔案數字資源編研與利用”主要是指檔案館對數字化后的聲像檔案信息以某一主題為類進行重新整理、加工和組合的過程。利用依托于計算機技術和互聯網平臺的檔案管理信息系統，高校檔案館可以對文字、圖片、音視頻等多種檔案類型進行數字化加工處理和在線編輯校對，最終形成館藏聲像檔案數字資源的跨載體應用。加快開展聲像檔案資源編研與利用業務，一方面可以充分利用聲像檔案的數字化成果，展示高校多年的歷史文化風貌；另一方面又可以充分挖掘檔案信息價值，實現聲像數據的資源共享和廣泛利用。

總之，信息時代高校聲像檔案數字化建設是大勢所趨。作為創新檔案管理方式的重要工程，聲像檔案數字化建設不僅對傳統聲像檔案的長久保存意義重大，還極大地推動了檔案數字平臺的應用與新型檔案管理系統的開發，為數字化檔案管理和智能化服務利用創造了良好條件。高校檔案館只有做好實體檔案數字化建設、檔案數據庫更新和檔案數字平臺搭建等基礎性工作，將靜態存儲的檔案實體轉化為動態利用的檔案數據，才能在真正意義上實現檔案與科技的融合，不斷推動高校檔案事業向前邁進。

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作者單位：1.北京大學歷史學系2.北京大學檔案館