高校人事檔案信息化建設(shè)的問題及措施

于令言

（山東財(cái)經(jīng)大學(xué)燕山學(xué)院 山東·濟(jì)南 250000）

在當(dāng)今社會中，隨著信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，各項(xiàng)工作的信息化水平都得到了提升。由于人事檔案信息化建設(shè)工作具有一定的系統(tǒng)性，所以要積極應(yīng)用新技術(shù)，且長期堅(jiān)持，理念應(yīng)該與時俱進(jìn)，使該項(xiàng)工作做出相應(yīng)的創(chuàng)新，全面落實(shí)信息化建設(shè)工作，提升檔案資源的利用率。

1 高校人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.1 滿足人事工作要求

如今，在高校人事檔案管理中需要進(jìn)一步提升信息化水平，這就使得該項(xiàng)工作遇到了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的工作方式下主要以手工操作為主，人事檔案管理方法也比較單一，無法滿足信息化發(fā)展需求。通過信息化建設(shè)，有效改善了該項(xiàng)工作的管理質(zhì)量，也為高校人事檔案管理工作的信息化發(fā)展奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的預(yù)期目標(biāo)。不僅如此，該項(xiàng)工作也能夠?yàn)樯鐣畔⒒ㄔO(shè)提供必要條件，營造良好的氛圍，對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及生產(chǎn)技術(shù)水平提升也具有重要意義。

1.2 該項(xiàng)工作是提升人事檔案管理工作的關(guān)鍵途徑

在高校各項(xiàng)資源建設(shè)中，如果能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足。紙質(zhì)檔案容易被損壞，一些具有重要價值的資料一旦被破壞很難修復(fù)，并且，在資料查找方面的效率也比較低，很難滿足新時代的發(fā)展需要，也無法為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。經(jīng)過信息化建設(shè)會應(yīng)用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等等，對人力資源管理工作提供重要的幫助，不管是學(xué)歷、學(xué)位信息，又或者是職工基本信息都能夠得到全面管理，也提升了人事檔案管理質(zhì)量，所以，高校應(yīng)該合理應(yīng)用信息技術(shù)，使得人事檔案得到進(jìn)一步發(fā)展。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)存在的不足

2.1 技術(shù)限制

在高校人事檔案管理工作中，信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要的任務(wù)，不過，對該項(xiàng)工作進(jìn)行實(shí)際建設(shè)時往往會受到技術(shù)的約束，這樣就會影響該項(xiàng)工作的信息化建設(shè)水平，首先，為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)需要借助于信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等等，一些紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行掃描，然后將其上傳到相應(yīng)的管理平臺中，這就需要對相關(guān)技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備具有較高的要求，即使在完成掃描之后進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，對檔案進(jìn)行數(shù)字化儲存，這樣也需要用較先進(jìn)的技術(shù)。不僅如此，該項(xiàng)工作需要對檔案的目錄進(jìn)行信息化建設(shè)，對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深層次的加工和挖掘，這些工作都需要以網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)為基礎(chǔ)。其次，在這項(xiàng)工作中，人事檔案資源需要以電子形式進(jìn)行保存，不過，在信息化管理過程中，對信息技術(shù)有著很高的要求，尤其在加工統(tǒng)計(jì)、處理、載體轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份以及鑒定等環(huán)節(jié)都會應(yīng)用到信息技術(shù)。第三，提升人事檔案的服務(wù)水平也需要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，為師生提供相應(yīng)的資源，一般需要采用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的方式才能夠充分實(shí)現(xiàn)檔案價值，這就是使得在提供服務(wù)的過程中有著較高的要求。但是，根據(jù)現(xiàn)階段實(shí)際現(xiàn)狀來看，該項(xiàng)工作在信息技術(shù)應(yīng)用方面還需要進(jìn)一步深化。

2.2 人才限制

對高校人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，除了要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備等，也需要具有充足的人才，對相關(guān)工作人員的信息化素質(zhì)有著較高要求。對信息系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建時，需要具有完善的硬件及軟件，專業(yè)人才對該項(xiàng)工作的影響很大。現(xiàn)階段，根據(jù)高校人事檔案實(shí)際建設(shè)情況來看，專業(yè)性人才比較缺失，在實(shí)際建設(shè)過程中很難滿足信息化建設(shè)需求。不僅如此，有些學(xué)校對該項(xiàng)工作的重視度不足，沒能對檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行提升，尤其在信息化能力方面的培養(yǎng)力度需要進(jìn)一步加大。隨著新時代的到來，該項(xiàng)工作的從業(yè)人才除了要具有較強(qiáng)的實(shí)踐能力、管理能力，還需要具有科研能力，在實(shí)際工作中要靈活應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，進(jìn)一步提升該項(xiàng)工作的信息化水平，對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次加工，保證檔案資源的完整性，從而實(shí)現(xiàn)答案的應(yīng)用價值。然而，由于人才因素的影響，使得該項(xiàng)工作的信息化水平需要進(jìn)一步提升。

2.3 政策限制

要想實(shí)現(xiàn)相關(guān)事業(yè)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展離不開政策以及相關(guān)機(jī)制，在高校檔案建設(shè)中，人事檔案占據(jù)著重要的地位，也是重要的建設(shè)內(nèi)容，直接關(guān)系著高校管理工作的順利開展。根據(jù)現(xiàn)階段實(shí)際情況來看，信息化改革不斷深入，但是相關(guān)的政策還不夠完善，對人事檔案信息建設(shè)還不能夠充分發(fā)揮指引作用，這樣就會使得該項(xiàng)工作的實(shí)效性不高。在多數(shù)高校中，對人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時，信息化體制還不夠完善，相關(guān)的責(zé)任機(jī)制也需要進(jìn)一步健全，由于受到了政策及機(jī)制的約束很容易影響信息化建設(shè)進(jìn)程。除此之外，在該項(xiàng)工作中也會用到全新的技術(shù)，在自動化、電子化以及網(wǎng)絡(luò)化方面也會涉及較多的義務(wù)問題，由于相關(guān)機(jī)制及政策不夠完善就會使得該項(xiàng)工作無法合理分配，從而影響了信息化建設(shè)水平。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)的有效途徑

3.1 建設(shè)人事檔案信息資源體系

在人事檔案信息化建設(shè)時，需要對檔案的信息資源體系進(jìn)行健全，主要從以下幾點(diǎn)著手：第一，全面調(diào)查檔案的來源，分析檔案的類型，在此基礎(chǔ)上做好分類保存工作，合理利用信息技術(shù)進(jìn)行完善。在檔案儲方面可以使用掃描技術(shù)，將其上傳到云平臺中，使得人事檔案信息管理系統(tǒng)得到完善；第二，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)檔案信息進(jìn)行有效審核，讓所有的學(xué)生和教師都能夠快速瀏覽、檢索、處理相關(guān)信息；第三，在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面加大力度，圍繞檔案管理為中心，建設(shè)安全系統(tǒng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案資源能夠得到自動化處理，也讓檔案資源能夠得到有效鑒定，從而使得檔案資源得到進(jìn)一步開發(fā)和利用，為廣大師生提供高質(zhì)量服務(wù)。

3.2 構(gòu)建人事檔案信息化管理體系

在高校人事檔案信息化建設(shè)方面，建立完善的檔案信息管理體系十分必要，在實(shí)際建設(shè)時可以從以下幾點(diǎn)著手：第一，構(gòu)建統(tǒng)一地管理平臺，明確建設(shè)目標(biāo)，針對檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備加大投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，對硬件設(shè)備進(jìn)行完善，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并且還需要合理應(yīng)用先進(jìn)的檔案信息化管理軟件，使得紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案實(shí)現(xiàn)同步化管理；第二，針對該項(xiàng)工作需要構(gòu)建檔社會化服務(wù)體系，提升資源利用率，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享；第三，構(gòu)建信息化共享系統(tǒng)，將該項(xiàng)工作與社會信息系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，使得高校檔案管理水平能夠得到進(jìn)一步提升，并且擴(kuò)大服務(wù)范圍，合理利用信息技術(shù)彌補(bǔ)該項(xiàng)工作的不足，使得檔案資源能夠得到有效整合和共享，也為檔案資源的豐富及系統(tǒng)建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.3 構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍

在人事檔案進(jìn)行建設(shè)時，為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，需要建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。作為檔案管理人員需要在實(shí)際工作中明確信息化建設(shè)目標(biāo)，不斷提升自身的管理理念，打破傳統(tǒng)思維的約束，積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)及設(shè)備等進(jìn)行檔案管理，并且，還需要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息共享環(huán)境，使得人事檔案資源朝著信息化方向發(fā)展。不僅如此，高校也需要定期開展專題講座、學(xué)術(shù)討論會議，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠及時掌握信息交流、傳播、鑒定、評估以及提煉等技能，使他們綜合能力得到提升。除此之外，人事檔案管理人員也應(yīng)該積極參與到信息化建設(shè)工作中，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，為該項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而推動信息化建設(shè)進(jìn)程。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案信息化建設(shè)直接影響著高校的發(fā)展，檔案管理人員要充分認(rèn)識該項(xiàng)工作的重要性，不斷提升自身的綜合能力以及素質(zhì)，在檔案管理方面中，要提升信息化水平，積極挖掘資源，完善信息資源。學(xué)校也要對相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加大投入力度，促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。