水利工程檔案的分類及編寫

應越紅

（河南省前坪水庫建設管理局）

1 水利工程分類的必要性

1.1 水利工程檔案分類的目的

水利工程檔案分類是水利工程檔案分類目錄編制的前提，是水利工程檔案管理現代化的基礎，是水利工程檔案的統計和利用的保障，也是竣工驗收和爭先創優的必要條件。

1.2 水利工程分類的必要性

1.2.1 進行分類管理是其本身的客觀要求

水利工程項目建設周期長，涉及專業多，在建設過程中產生檔案的數量、種類及內容也很復雜，只有在科學分類的基礎上，才能在扎實做好水利工程檔案的歸檔、統計和利用等工作。

1.2.2 科學分類是水利工程檔案科學管理的基礎

完整、準確、系統的檔案是水利工程建設過程中的鑒定、項目完工后驗收的重要依據。以上工作程序中需要的檔案，通常是經過分類整理的檔案。

1.2.3 檔案管理信息化要求對檔案必須分類整理

目前運用電腦管理軟件管理水利工程檔案已是常態，加上水利工程建設和管理步入信息化時代，水利工程檔案需要依照相關標準要求，在分類整理的基礎上，利用信息化手段進行高效整理。

2 水利工程檔案分類的原則

2.1 適用性原則

適用性是指在水利工程檔案科學分類，要對不同建設內容的水利工程要具有整體適用效果。比如:在水利工程建設項目規模大、工程項目數量多、結構復雜、工期也較長，就可按單項工程設置二級類目；在其三級類目原則上按工程項目合同來設置，若再詳細可按工程子項目或單位工程設置四級類目。對規模一般、工程項目數量不多且建設項目檔案性質不復雜的，按工程項目來設置二級類目，一般情況下可不再設置三級類目。

2.2 同一性原則

同一性原則指在劃分同類目時要使用同一個分類標準。比如：水利工程建設項目檔案的分類有多種，但在同一級分類中，只能從建筑物對象分、按工程性質分和按工程建設階段等分類標準中，選擇其中一個。

2.3 排他性原則

排他性原則是指設置類目要遵循以下規則：其一分類要有層次。同一層次的類目只能用一種標準，一般來說，上位目錄包含下位類目，同一層次的類目之間相互排斥；其二上位類目延伸形成下位類目。

2.4 相對穩定原則

穩定性原要求水利工程檔案分類的類目設置既要滿足現實需要，又要滿足未來需求。但是，水利工程項目建設是一個變化過程，在其過程中所形成的檔案種類、內容、數量也在變化，因此，類目的穩定性只是相對意義上的。

3 水利工程檔案分類的常用方法

3.1 工程分類法

工程分類法通常如下：按工程的性質或地域到工程項目，工程項目到專業或階段或來源，來源指參建單位、合同等。

3.2 課題分類法

課題分類法是指科研課題到階段，以各個獨立的科研課題為主，分階段劃分水利工程科研檔案的類別。

3.3 型號分類法

以產品的型號或設備的型號劃分檔案的類別：類型到產品型號，產品型號到結構或時間。

3.4 專業分類法

專業分類法通常如下劃分：專業—地域—時間（水文、水保、水資源、規劃設計），專業—課題（水工、泥沙、工程力學、水保、防汛搶險高新技術、灌溉、水資源），專業—工程項目。

3.5 地域分類法

根據地域特征劃分科技檔案類別。

3.6 時間分類法

以時間為序進行分類，適用于水文、水資源、水保觀測；工程運行維護形成檔案。

水利工程檔案類型多，分類方法也多，對其進行分類時，要考慮到專業、性質、階段、地域、時間等，采用幾種分類法相結合的分類方法，從而編制出最適合的分類方案。

4 水利工程檔案分類方案的編寫

分類方案包含了全部庫藏的內容，體現了水利工程項目建設的全部過程，是一個完整體系，因此，在水利工程建設中，應當把編寫檔案分類方案作為一項基礎工作，加以重視。

4.1 分類方案的編寫要求

4.1.1 嚴整性

嚴整性就是要求水利工程實體檔案的類目體系中，橫向同類列的類目之間應該平行并列，縱向上下位關系為包含外延，類目體系形成嚴整的等級系統。

4.1.2 包容性

包容性就是強調分類方案的指導作用。水利工程檔案分類必須具有足夠的容量，同時還應具有可擴充性，隨時接收和擴充部門的檔案。

4.1.3 穩定性

保證檔案分類的相對穩定性，首先要全面細致的進行調查研究，使分類方案編寫得科學合理；其次要從長遠的角度出發，對檔案的形成發展趨勢形成科學預測，保證檔案管理秩序的相對穩定。

4.2 水利工程檔案分類方案的結構

通常情況下，一個完整的分類方案由說明、類目表和類號三個部分構成。

4.2.1 說明

說明位于分類方案前面，是對類目及其運用方法的介紹，對檔案人員如何使用分類方案進行指導。其內容一般包括：編寫依據的原則以及適用范圍、分類標準和類目排列依據、分類號的含義；類目表的編寫過程以及在使用過程中可能遇到的問題等。

4.2.2 類目表

類目表是分類方案中的主要部分，分為橫向類目和縱向類目，直觀體現了類別內容的概況。具體指的是每個大類分為幾個屬類，每個屬類分幾個小類，以此類推，即為類目。

4.2.3 類號

類號即類目標識符號，在分類表中，每一個類目都配有一個類號，類號代表類目同時，又是反映類目排列的順序依據。類號形式通常有單純號碼制和混合號碼制兩種，類號一般由漢語拼音和數字組成。

4.3 分類方案的編寫程序

4.3.1 調查分析

調查分析是分類方案編寫的前提。編寫一個完善的水利工程檔案分類方案，首先要掌握分類原則及有關理論和技術，研究和把握分類對象以及同類有關的其他問題。對在建的水利工程建設項目來說，通過調查分析熟悉掌握其建設規模、建設管理模式、工程招投標和項目劃分等情況。

4.3.2 創建類目體系

通常有設置一級類目，形成體系、類目排序、確定類號、編制文件或圖表、撰寫編寫說明。類目體系確定后，用固定的代字或代號，并加以文字或圖表，盡可能將類目體系呈現清楚。

總的來說，編寫水利工程檔案分類方案，不僅要了解和掌握水利工程檔案的特點，而且要根據分類原則，對不同類別檔案分別確定分類標準和分類方法，科學設置類目體系，編制出清晰全面、使用方便的分類方案。

5 編寫水利工程檔案分類方案的步驟

5.1 分類方案編寫的準備工作

分類方案的編寫需要從以下幾個方面做好準備：首先要掌握水利工程檔案分類方案的編寫原則；其次要充分了解水利工程建設項目規模大小、工程項目數量多少、結構復雜程度、工期長短等情況；再次詳細了解水利工程建設項目的招投標和項目劃分情況，以及各參建單位在實際工作中檔案形成過程和基本內容；最后由建管單位組織召集檔案工作相關人員座談，客觀全面了解水利工程檔案工作的過程及要求。

5.2 確定水利工程檔案的類目

從大類到屬類，再到小類，以此類推，直到充分體現水利工程檔案形成為止，確定案卷歸入的類目，決定其在檔案柜排架位置。

5.3 確定案卷的類號（檔號）

有了分類號還要編制案卷排架號、分類號和排架號共同組成檔案檔號，也就是案卷在檔案室的序列位置。

5.4 征求意見和提交領導批準

初步形成的水利工程檔案分類方案和大綱，首先，廣泛征求各參建單位的意見；其次，需要征詢水利工程檔案業務行政管理部門和今后檔案利用者的意見；最后，有條件的可以召開專家咨詢會，根據專家意見進行修改完善，最后提交有關領導審核批準方可實行。

6 結語

在檔案分類實際工作中，形成了許多具有水利工程檔案特點的分類方法及理論，檔案工作也要與時俱進，要熟悉掌握國家檔案局頒布的最新的規范和要求，只有掌握了最新的知識，才能把水利工程檔案工作做好。水利工程檔案分類方案的編寫要圍繞“變革與轉型、創新與發展”這個主題開展工作，從而編制能為水利工程檔案高效管理奠定基礎，又能為檔案便捷利用提供幫助的分類方案。